Ter todas as informações da sua equipa facilmente acessíveis é fundamental para um sistema de comunicação saudável no local de trabalho. Ter as suas informações de contacto no directório LDAP permite que as pessoas se encontrem rapidamente e evitem atrasar as tarefas. Ou seja, os colegas podem colaborar em projectos, contactar pessoas de outros departamentos e até encaminhar os seus colegas de equipa para a resolução de problemas.
Dito isto, ter tudo isto organizado pode ser uma tarefa difícil para os administradores de TI. À medida que a empresa cresce, o trabalho de manter os dados de todos os funcionários actualizados e seguros pode ser um incómodo. Especialmente com empresas globais que atravessam fusos horários e países
E com diferentes dispositivos e software ligados ao fluxo de trabalho, este processo pode tornar-se ainda mais difícil. Por exemplo, se estiver a trabalhar num pagamento e precisar de reencaminhar a factura para a equipa de Contabilidade, como pode fazê-lo directamente a partir do software bancário se não souber o endereço electrónico da pessoa? Ou se estiver a trabalhar no seu dispositivo móvel: como pode contactar os seus colegas se não tiver os seus números de telefone guardados no seu contrato? Esta é a ideia subjacente a um directório LDAP.
E para que isso funcione, este directório LDAP tem de estar sempre actualizado e disponível.
O que é um directório LDAP?
Um directório LDAP para contactos de empresas é uma base de dados. Armazena informações sobre empregados, contratantes, clientes, fornecedores e outras partes relevantes de uma empresa.
Os directórios LDAP são normalmente utilizados para gerir informações de contacto. Pode encontrar colegas pelos seus nomes, endereços electrónicos, números de telefone, cargos, localização, departamento e outros detalhes que os identifiquem e às suas actividades.
Este sistema cria um local centralizado para armazenar e gerir esta informação. Em seguida, pode ser acedido por utilizadores autorizados em toda a empresa.
As limitações actuais dos directórios
A utilização de directórios de contactos em toda a empresa é uma grande vantagem. Mas também pode ter algumas limitações. Quer se trate de tarefas operacionais, de gestão de equipas ou mesmo da falta de dados relevantes, é difícil manter todas as informações de contacto correctas e verdadeiras para toda uma empresa.
Dimensão da empresa
À medida que uma empresa cresce, também cresce a necessidade de manter toda a gente facilmente acessível. Há gestores que trabalham com equipas remotas em todo o mundo. Existem contratantes externos. É quase impossível que os membros da equipa tenham todos os detalhes de contacto guardados nos seus dispositivos e contas.
Com isso, o directório LDAP é ainda mais essencial. Mas quanto maior for a equipa, mais informação terá de ser guardada. Este facto coloca um desafio em termos de gestão do tempo e de delegação do controlo das alterações.
Sobrecarga informática
Um subproduto da dimensão da equipa é a quantidade de trabalho que está associada às equipas de TI. Na maior parte das vezes, o departamento de TI é responsável pela actualização de todos os dados. Isto acontece porque eles são os administradores do sistema e têm permissão para adicionar e alterar quaisquer utilizadores.
Normalmente, estas equipas são também responsáveis por uma grande parte da manutenção dos sistemas e servidores da organização. Ou seja, já têm muitas coisas para fazer.
Por isso, a tarefa de manter os perfis dos empregados soma-se a este elevado volume de trabalho e exige tempo e dedicação.
Falta de mecanismo de pesquisa
Outro aspecto que pode complicar a utilização da sua lista de contactos é o facto de não conter informações suficientes sobre cada pessoa. Quando guarda os números dos seus colegas de equipa ou endereços de e-mail na sua conta, não terá informações suficientes para os categorizar.
Idealmente, um bom directório LDAP inclui muitos detalhes de contacto que podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa, tais como o cargo, a localização, o departamento, o projecto em que estão envolvidos, etc.
A partir daí, se precisar de contactar alguém que não conhece – por exemplo, um gestor de uma sucursal específica, uma pessoa de um contratante terceiro, alguém responsável por um projecto para o qual contribui – não precisará de procurar pelo nome, mas pela função.
Difícil de partilhar
É importante notar que as informações de contacto podem ser partilhadas para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente. Por exemplo, um departamento de TI está a enfrentar problemas de serviço ao cliente numa empresa de desenvolvimento de software. Saber como partilhar os dados de contacto do especialista com o cliente acelera a tarefa.
Outra preocupação com a partilha de informações de contacto fora do directório da empresa é que pode levar a problemas de confidencialidade. Por exemplo, uma empresa financeira pode lidar com vários contratantes que precisam de ter acesso aos empregados para desempenharem as suas funções. No entanto, não são efectivamente trabalhadores por conta de outrem. Por isso, não é aconselhável adicioná-los ao espaço de trabalho do departamento, devido à partilha de ficheiros sensíveis.
Mas não é eficiente pedir-lhes um endereço de cada vez que precisam de contactar uma pessoa diferente. Este é um desafio nos directórios LDAP tradicionais – não há forma de partilhar informações relevantes, mas limitadas, com grupos ou pessoas específicas fora do mesmo.
Como melhorar as informações de contacto dos directórios?
Com as principais preocupações em torno das limitações de um sistema regular de informações de contacto, os funcionários precisam de uma solução melhor que torne o seu sistema de comunicação mais rápido, mais eficiente e partilhável. Introduzir Contactos partilhados para o Gmail®.
Esta ferramenta permite aos utilizadores criar e actualizar contactos em livros de endereços partilhados, acessíveis a partir de qualquer lugar. As organizações podem categorizar os seus contactos por localização, cargo, nível, departamento e muito mais.
Dados de contacto editáveis
Uma das principais funcionalidades é que os administradores podem autorizar os utilizadores a editar os seus próprios perfis LDAP, que também podem ser visíveis fora do seu domínio Google, se assim o desejarem. Isto tem várias vantagens, tais como:
Actualizações em tempo real
Em vez de esperar que um administrador de TI adicione um novo número de telefone, cargo ou endereço de correio electrónico, os utilizadores autorizados podem fazê-lo por si próprios. Quando actualiza um contacto, este é sincronizado com o Directório Google (LDAP). Também sincroniza com todos os dispositivos dos seus colegas. Assim, independentemente do local de trabalho, pode encontrar as informações de contacto de que necessita.
Carga de tarefas informáticas
As equipas de TI são frequentemente multitarefas. Se os dispensar de ter de actualizar as informações de cada utilizador, reduz o tempo gasto a certificar-se de que tudo está correcto.
Capacidade de partilhar
Os contactos partilhados para o Gmail® permitem aos administradores do Google Workspace partilhar todo o seu directório com utilizadores externos. É útil para terceiros, como fornecedores ou outras sucursais.
Assim, quando um utilizador actualiza as suas informações de contacto do directório LDAP, os utilizadores autorizados podem ver estes detalhes instantaneamente. Esta é uma característica importante que permite às pessoas darem mais transparência sobre as suas funções na organização.
Capacidade de pesquisa
A principal vantagem das informações de contacto editáveis é que as pessoas podem alimentá-las de acordo com muitos aspectos das suas funções na empresa. Se alguém trabalhar numa organização global, por exemplo, pode adicionar fusos horários. Isto permite que as pessoas saibam quando devem contactá-las. Se uma pessoa estiver envolvida em mais do que um projecto, pode adicionar ambos ao seu perfil. Os gestores podem ter uma designação específica para serem mais fáceis de encontrar.
Com isso, também é muito mais fácil procurar quem quer que seja, tornando o sistema de comunicação mais rápido e melhor.
