Tener toda la información de su equipo fácilmente accesible es clave para un sistema de comunicación saludable en el lugar de trabajo. Tener su información de contacto en el directorio LDAP permite a las personas encontrarse rápidamente y evitar retrasos en las tareas. Es decir, los compañeros pueden colaborar en proyectos, contactar con personas de otros departamentos e incluso remitir a sus compañeros de equipo para resolver problemas.
Dicho esto, tener esto organizado puede ser una tarea difícil para los administradores de TI. A medida que la empresa crece, el trabajo de mantener actualizados y seguros los datos de cada empleado puede ser un engorro. Especialmente con empresas internacionales que operan en distintos husos horarios y países
Y con diferentes dispositivos y software conectados al flujo de trabajo, este proceso puede resultar aún más difícil. Por ejemplo, si estás trabajando en un pago y necesitas reenviar la factura al equipo de Contabilidad, ¿cómo puedes hacerlo directamente desde el software bancario si no conoces la dirección de correo electrónico de la persona? O si trabajas desde tu dispositivo móvil: ¿cómo puedes localizar a tus compañeros si no tienes sus números de teléfono guardados en tu contrato? Esta es la idea en la que se basa un directorio LDAP.
Y para que eso funcione, este directorio LDAP debe estar actualizado y disponible en todo momento.
¿Qué es un directorio LDAP?
Un directorio LDAP para contactos de empresa es una base de datos. Almacena información sobre empleados, contratistas, clientes, proveedores y otras partes relevantes de una empresa.
Los directorios LDAP se utilizan habitualmente para gestionar información de contacto. Puede encontrar a sus colegas por su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo, ubicación, departamento y otros detalles que los identifican a ellos y a sus actividades.
Este sistema crea un lugar centralizado para almacenar y gestionar esta información. A continuación, los usuarios autorizados de toda la empresa pueden acceder a ella.
Las limitaciones actuales de los directorios
El uso de directorios de datos de contacto en toda la empresa es una gran ventaja. Pero también puede conllevar algunas limitaciones. Ya sea por las tareas operativas, la gestión de equipos o incluso la falta de datos relevantes, es difícil mantener toda la información de contacto correcta y veraz para toda una empresa.
Tamaño de la empresa
A medida que una empresa crece, también lo hace la necesidad de mantener a todo el mundo fácilmente accesible. Hay directivos que trabajan con equipos remotos en todo el mundo. Hay contratistas externos. Es casi imposible que los miembros de un equipo tengan todos los datos de contacto guardados en sus dispositivos y cuentas.
Con ello, el directorio LDAP es aún más esencial. Pero cuanto mayor sea el equipo, más información habrá que guardar. Esto plantea un reto en la gestión del tiempo y la delegación de hacer un seguimiento de cualquier cambio.
Sobrecarga informática
Un subproducto del tamaño del equipo es la cantidad de trabajo que se vincula a los equipos informáticos. En la mayoría de los casos, el departamento informático se encarga de actualizar todos los datos. Esto ocurre porque son los administradores del sistema y tienen permiso para añadir y cambiar cualquier usuario.
Normalmente, estos equipos también son responsables de gran parte del mantenimiento de los sistemas y servidores de la organización. Es decir, ya tienen muchas cosas entre manos.
Por lo tanto, la tarea de mantener los perfiles de los empleados se suma a este gran volumen de trabajo y requiere tiempo y dedicación.
Falta de mecanismo de búsqueda
Otra capa que puede complicar el uso de su directorio de información de contacto es que no tenga suficiente información sobre cada persona. Cuando guardes los números o las direcciones de correo electrónico de tus compañeros de equipo en tu cuenta, no tendrás suficiente información para clasificarlos.
Lo ideal es que un buen directorio LDAP incluya muchos datos de contacto que puedan personalizarse según las necesidades de cada empresa, como el cargo, la ubicación, el departamento, el proyecto en el que participan, etc.
A partir de ahí, si necesitas ponerte en contacto con alguien pero no lo conoces -por ejemplo, un director de una sucursal concreta, una persona de un contratista externo, alguien que esté a cargo de un proyecto al que contribuyes-, no tendrás que buscar su nombre, sino su función.
Difícil de compartir
Es importante tener en cuenta que la información de contacto puede compartirse para que el flujo de trabajo sea más eficiente. Por ejemplo, un departamento de TI se enfrenta a problemas de atención al cliente en una empresa de desarrollo de software. Saber compartir los datos de contacto del experto con el cliente agiliza la tarea.
Otro problema de compartir información de contacto fuera del directorio de la empresa es que puede dar lugar a problemas de confidencialidad. Por ejemplo, una empresa financiera puede tratar con varios contratistas que necesitan tener acceso a los empleados para realizar sus tareas. Sin embargo, en realidad no son empleados. Por lo tanto, no es aconsejable añadirlos al espacio de trabajo del departamento, debido al delicado intercambio de archivos.
Pero no es eficaz pedirles una dirección cada vez que necesitan ponerse en contacto con una persona diferente. Esto supone un reto dentro de los directorios LDAP tradicionales: no hay forma de compartir información relevante, pero limitada, con grupos o personas específicas fuera de él.
¿Cómo mejorar la información de contacto de los directorios?
Con las principales preocupaciones en torno a las limitaciones de un sistema habitual de información de contactos, los empleados necesitan una solución mejor que haga que su sistema de comunicación sea más rápido, eficaz y compartible. Entra en Contactos compartidos para Gmail®.
Esta herramienta permite a los usuarios crear y actualizar contactos en libretas de direcciones compartidas, accesibles desde cualquier lugar. Las organizaciones pueden clasificar sus contactos por ubicación, cargo, nivel, departamento y mucho más.
Datos de contacto editables
Y una de las características clave es que los administradores pueden autorizar a los usuarios a editar sus propios perfiles LDAP y que también pueden ser visibles fuera de su dominio de Google si así lo desean. Esto conlleva múltiples ventajas, como:
Actualizaciones en tiempo real
En lugar de esperar a que un administrador de TI añada un nuevo número de teléfono, cargo o dirección de correo electrónico, los usuarios autorizados pueden hacerlo por su cuenta. Cuando actualizas un contacto, se sincroniza con el Directorio de Google (LDAP). También se sincroniza con todos los dispositivos de sus compañeros. Así, independientemente del lugar desde el que trabaje, podrá encontrar la información de contacto que necesita.
Carga de trabajo informática
Los equipos informáticos suelen ser multitarea. Si les ahorras tener que actualizar la información de cada usuario, reduces el tiempo que dedican a asegurarse de que todo es correcto.
Capacidad de compartir
Contactos compartidos para Gmail® permite a los administradores de Google Workspace compartir todo el directorio con usuarios externos. Es útil para terceros, como proveedores u otras sucursales.
Por lo tanto, cuando un usuario actualiza su información de contacto del directorio LDAP, los usuarios autorizados pueden ver estos detalles al instante. Esta es una característica importante que permite a las personas dar más transparencia sobre sus funciones en la organización.
Facilidad de búsqueda
La principal ventaja de la información de contacto editable es que las personas pueden alimentarla en función de muchos aspectos de sus funciones en la empresa. Si alguien trabaja en una organización global, por ejemplo, puede añadir zonas horarias. Esto permite saber cuándo hay que ponerse en contacto con ellos. Si una persona está en más de un proyecto, puede añadir ambos a su perfil. Los gestores pueden tener una designación específica para ser más fáciles de encontrar.
Con ello, también es mucho más fácil buscar a quien necesites, lo que agiliza y mejora el sistema de comunicación.