La facilité d’accès à toutes les informations de votre équipe est la clé d’un système de communication sain sur le lieu de travail. Le fait d’avoir leurs coordonnées dans l’annuaire LDAP permet aux personnes de se retrouver rapidement et d’éviter de retarder les tâches. En d’autres termes, les collègues peuvent collaborer à des projets, contacter des personnes d’autres services et même aiguiller leurs coéquipiers pour résoudre des problèmes.
Cela dit, l’organisation de ces éléments peut être une tâche difficile pour les administrateurs informatiques. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, la mise à jour et la sécurisation des données de chaque employé peut s’avérer fastidieuse. En particulier avec les entreprises internationales, par-delà les fuseaux horaires et les pays
Et avec les différents appareils et logiciels connectés au flux de travail, ce processus peut s’avérer encore plus difficile. Par exemple, si vous travaillez sur un paiement et que vous devez transmettre la facture à l’équipe comptable, comment pouvez-vous le faire directement à partir du logiciel bancaire si vous ne connaissez pas l’adresse électronique de la personne ? Ou si vous travaillez sur votre appareil mobile : comment joindre vos collègues si vous n’avez pas leur numéro de téléphone enregistré dans votre contrat ? C’est l’idée qui sous-tend un annuaire LDAP.
Et pour que cela fonctionne, ce répertoire LDAP doit être à jour et disponible à tout moment.
Qu’est-ce qu’un annuaire LDAP ?
Un annuaire LDAP pour les contacts d’une entreprise est une base de données. Il stocke des informations sur les employés, les contractants, les clients, les fournisseurs et d’autres parties concernées au sein d’une entreprise.
Les annuaires LDAP sont couramment utilisés pour gérer les informations de contact. Vous pouvez trouver vos collègues par leur nom, leur adresse électronique, leur numéro de téléphone, leur fonction, leur lieu de travail, leur service et d’autres détails qui les identifient et qui décrivent leurs activités.
Ce système crée un lieu centralisé pour le stockage et la gestion de ces informations. Les utilisateurs autorisés de l’ensemble de l’entreprise peuvent alors y accéder.
Les limites actuelles des annuaires
L’utilisation de répertoires de coordonnées à l’échelle de l’entreprise est un avantage considérable. Mais elle peut aussi s’accompagner de certaines limitations. Qu’il s’agisse de tâches opérationnelles, de gestion d’équipe ou même du manque de données pertinentes, il est difficile de conserver toutes les informations de contact correctes et véridiques pour l’ensemble d’une entreprise.
Taille de l’entreprise
Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, il devient de plus en plus nécessaire de permettre à chacun d’accéder facilement à l’information. Il y a des managers qui travaillent avec des équipes à distance dans le monde entier. Il existe des contractants externes. Il est pratiquement impossible pour les membres de l’équipe d’avoir toutes les coordonnées enregistrées sur leurs appareils et leurs comptes.
Dans ce contexte, le répertoire LDAP est encore plus essentiel. Mais plus l’équipe est grande, plus il faut sauvegarder d’informations. Cela pose un problème de gestion du temps et de délégation pour suivre les changements.
Surcharge informatique
La taille de l’équipe a pour corollaire la quantité de travail liée aux équipes informatiques. Le plus souvent, le service informatique est responsable de la mise à jour de toutes les données. Cela se produit parce qu’ils sont les administrateurs du système et qu’ils ont le droit d’ajouter et de modifier des utilisateurs.
En général, ces équipes sont également responsables d’une grande partie de la maintenance des systèmes et des serveurs de l’organisation. C’est-à-dire qu’ils ont déjà beaucoup de choses à faire.
La mise à jour des profils des employés vient donc s’ajouter à ce volume de travail important et demande du temps et de l’engagement.
Absence de mécanisme de recherche
Un autre élément qui peut compliquer l’utilisation de votre répertoire de coordonnées est qu’il ne contient pas suffisamment d’informations sur chaque personne. Lorsque vous enregistrez vos numéros d’équipiers ou vos adresses électroniques sur votre compte, vous ne disposez pas de suffisamment d’informations pour les classer.
Idéalement, un bon annuaire LDAP comprend de nombreuses informations de contact qui peuvent être adaptées aux besoins de chaque entreprise, telles que l’intitulé du poste, la localisation, le département, le projet auquel ils participent, etc.
À partir de là, si vous avez besoin de contacter quelqu’un mais que vous ne le connaissez pas – par exemple un responsable d’une branche spécifique, une personne d’un contractant tiers, une personne responsable d’un projet auquel vous contribuez – vous n’aurez pas besoin de rechercher son nom, mais son rôle.
Difficile à partager
Il est important de noter que les informations de contact peuvent être partagées afin de rendre le flux de travail plus efficace. Par exemple, un service informatique est confronté à des problèmes de service à la clientèle dans une entreprise de développement de logiciels. Savoir comment partager les coordonnées de l’expert avec le client permet d’accélérer la tâche.
Le partage d’informations de contact en dehors du répertoire de l’entreprise peut également poser des problèmes de confidentialité. Par exemple, une société financière peut avoir affaire à de multiples sous-traitants qui doivent avoir accès aux employés pour accomplir leurs tâches. Cependant, ils ne sont pas des employés à proprement parler. Il n’est donc pas conseillé de les ajouter à l’espace de travail du service, en raison du caractère sensible du partage des fichiers.
Mais il n’est pas efficace de leur demander une adresse chaque fois qu’ils ont besoin de contacter une personne différente. C’est un défi pour les annuaires LDAP traditionnels : il n’y a aucun moyen de partager des informations pertinentes, mais limitées, avec des groupes ou des personnes spécifiques en dehors de l’annuaire.
Comment améliorer les informations de contact des annuaires ?
Les employés ont besoin d’une meilleure solution qui rende leur système de communication plus rapide, plus efficace et plus facile à partager, car les principales préoccupations concernent les limites d’un système d’information sur les contacts habituel. Entrez dans Contacts partagés pour Gmail®.
Cet outil permet aux utilisateurs de créer et de mettre à jour des contacts dans des carnets d’adresses partagés, accessibles de partout. Les organisations peuvent classer leurs contacts par lieu, par titre de poste, par niveau, par département et bien plus encore.
Coordonnées modifiables
L’une des principales caractéristiques est que les administrateurs peuvent autoriser les utilisateurs à modifier leurs propres profils LDAP, qui peuvent également être visibles en dehors de leur domaine Google s’ils le souhaitent. Les avantages sont multiples :
Mises à jour en temps réel
Au lieu d’attendre qu’un administrateur informatique ajoute un nouveau numéro de téléphone, un nouveau titre de poste ou une nouvelle adresse électronique, les utilisateurs autorisés peuvent le faire eux-mêmes. Lorsque vous mettez à jour un contact, celui-ci est synchronisé avec l’annuaire Google (LDAP). Il est également synchronisé avec tous les appareils de leurs collègues. Ainsi, quel que soit l’endroit d’où vous travaillez, vous pouvez trouver les informations de contact dont vous avez besoin.
Charge de travail informatique
Les équipes informatiques sont souvent multitâches. En leur évitant de devoir mettre à jour les informations relatives à chaque utilisateur, vous réduisez le temps passé à vérifier que tout est correct.
Capacité de partage
Contacts partagés pour Gmail® permet aux administrateurs de l’espace de travail Google de partager l’ensemble de votre répertoire avec des utilisateurs externes. Il est utile pour les tiers tels que les vendeurs ou les autres branches.
Par conséquent, lorsqu’un utilisateur met à jour ses coordonnées dans l’annuaire LDAP, les utilisateurs autorisés peuvent voir ces détails instantanément. Il s’agit d’une fonctionnalité importante qui permet aux personnes de donner plus de transparence sur leurs rôles dans l’organisation.
Possibilité de recherche
Le principal avantage des informations de contact modifiables est que les personnes peuvent les alimenter en fonction de nombreux aspects de leur rôle au sein de l’entreprise. Si une personne travaille dans une organisation internationale, par exemple, elle peut ajouter des fuseaux horaires. Cela permet aux gens de savoir quand les contacter. Si une personne participe à plusieurs projets, elle peut ajouter les deux à son profil. Les gestionnaires peuvent avoir une désignation spécifique afin d’être plus facilement repérables.
De plus, il est beaucoup plus facile de rechercher la personne dont on a besoin, ce qui rend le système de communication plus rapide et plus efficace.
