La gestion des contacts permet une collaboration efficace entre les équipes pour traiter les pistes et les clients. Trouver la bonne application de gestion des contacts peut s’avérer difficile, d’autant plus qu’il en existe des dizaines sur le marché.
CRM ou pas CRM ?
La gestion des contacts peut être aussi simple qu’une feuille de calcul ou aussi complexe qu’un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Entre les deux, il existe des applications autonomes de gestion des contacts.
Les feuilles de calcul vous ont peut-être bien servi. Mais la découverte d’applications de gestion des contacts vous sera plus utile. Les applications de gestion des contacts facilitent l’accès à vos contacts par rapport à une liste issue d’une feuille de calcul. Il élimine également la tâche fastidieuse consistant à copier/coller chaque entrée de la liste de contacts vers votre messagerie électronique ou votre application de messagerie.
Toutefois, comme nous l’avons déjà mentionné, il peut être difficile de choisir les bons systèmes de gestion de la relation client. Il offre un large éventail de services autres que la gestion des contacts. Malheureusement, ce n’est peut-être pas le meilleur choix pour les petites entreprises et les jeunes pousses. Si vous avez à l’esprit un système de gestion des contacts, il est préférable d’acquérir un logiciel autonome pour celui-ci.
Le processus d’intégration d’un CRM entraîne également des dépenses importantes. En outre, l’adoption du système nécessite un temps et un coût de formation. Cette somme s’ajoute au paiement mensuel individuel de chaque siège CRM.
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La liste de contrôle des applications de gestion des contacts
Il existe de nombreuses applications de gestion des contacts sur le marché. Vous trouverez ci-dessous plusieurs conseils qui vous aideront à choisir l’application de gestion des contacts qui vous convient le mieux.
1. Partagez vos contacts comme vous partagez des documents Google
La possibilité de partager des listes de contacts doit être la fonctionnalité prioritaire des applications de gestion des contacts. La collaboration simplifiée est une clé de la productivité.
Par exemple, l’équipe marketing a généré une liste de contacts pour les prospects. Habituellement, les listes de contacts sont rédigées dans un document ou une feuille Google. Au lieu de cela, l’équipe marketing peut simplement créer directement les entrées dans ses contacts Google. Ils peuvent ensuite partager ce groupe de contacts avec l’équipe de vente. À son tour, l’équipe de vente n’a plus besoin de saisir à nouveau les informations de contact. Grâce à l’application, il est facilement disponible dans leurs contacts.
Par conséquent, tout comme dans Google Docs, les autorisations doivent également être correctement attribuées. En définissant les bonnes autorisations, vous vous assurez que seuls les membres autorisés de l’équipe peuvent modifier, supprimer ou même partager à nouveau la liste de contacts.
2. S’intègre à des centaines d’applications
Choisissez l’application de gestion des contacts qui fait apparaître les contacts partagés dans le remplissage automatique du champ du destinataire avec autant de plateformes de messagerie que possible. Cela vous permet de ne plus avoir à passer d’une application à l’autre pour copier/coller les informations de contact.
Par exemple, vous communiquez habituellement avec votre cliente, Lisa, par courrier électronique. Elle a ensuite demandé à poursuivre la conversation par Whatsapp. Vous mettez à jour les coordonnées de Lisa directement dans votre boîte de réception. Lorsque vous ouvrez votre Whatsapp sur votre téléphone, il vous suffit de taper la première ou les deux premières lettres de son nom. L’autocomplétion sur le nom du destinataire Whatsapp y placera son numéro.
3. Organise vos contacts
Par défaut, les contacts sont classés par ordre alphabétique. Le fait de disposer d’un gestionnaire de contacts vous permet de créer des dossiers que vous pouvez étiqueter en fonction de vos préférences.
Cela vous permet de séparer les contacts personnels des contacts professionnels. Il vous offre également la possibilité de compartimenter davantage les contacts professionnels en fournisseurs, collègues de bureau, clients, etc.
Imaginons que vous parcouriez vos contacts pour vous souvenir du nom de votre nouveau contact. Vous n’avez plus besoin de scanner toute votre base de données de contacts lorsque vous les avez correctement étiquetés. Il suffit d’ouvrir le dossier de l’étiquette spécifique où vous pensez les avoir mises. Il sera plus facile de le trouver parmi des dizaines, plutôt que des centaines de contacts.
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4. Stockez plus que des informations de contact
Parfois, vous avez besoin de plus que de simples informations de contact. De courtes notes comme “N’appelez pas le mardi” ou “Demandez des nouvelles de son chat” peuvent être très utiles pour établir une relation entre vous et votre client.
Il existe des applications qui vous permettent de saisir plus que des numéros de téléphone, des adresses électroniques et des anniversaires. La possibilité d’attribuer de brèves descriptions et des détails pertinents vous donne un meilleur aperçu de ce contact. Cela peut se traduire par une bonne affaire.
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5. Caractéristique unique
Chaque application de gestion des contacts possède son propre facteur d’exclusivité. Lorsque vous établissez un tableau pour les différentes applications, vous pouvez comparer les prix et les fonctionnalités côte à côte. Ensuite, il y aura un ou deux détails qu’une application possède et que les autres n’ont pas.
Cela peut être un facteur de rupture. Si toutes les applications sont vendues au même prix et que vous pensez que toutes les interfaces utilisateur sont quelque peu similaires, la caractéristique unique peut être le facteur décisif.
L’une des caractéristiques uniques de Contacts partagés pour Gmail© est qu’il vous permet de mentionner vos collègues directement sous l’entrée du contact. Vous pouvez rappeler à votre collègue de travail que vous avez mis à jour ses coordonnées directement à partir de cette application. Il n’est pas nécessaire de quitter l’application pour informer votre collègue des changements.
6. Conforme à la réglementation sur la protection de la vie privée
La protection des données est un aspect crucial de l’activité. Les contacts font partie des actifs non tangibles de l’entreprise. Par conséquent, il doit également être traité avec la plus grande sécurité.
Assurez-vous que l’appli que vous choisissez est conforme aux réglementations en matière de protection de la vie privée, telles que le GDPR et le CCPA. Toute entreprise qui veut travailler efficacement et en toute sécurité doit protéger ses données contre les activités frauduleuses. Il faut prévenir le piratage, le hameçonnage et même l’usurpation d’identité. Par conséquent, les paramètres de sécurité définis par les organisations susmentionnées sont pertinents partout. On ne devrait pas seulement l’apprécier en Europe ou en Californie.
7. Vérifiez les plans de sauvegarde des données
On ne sait jamais quand le désastre frappe. La suppression de contacts, qu’elle soit accidentelle ou délibérée, peut causer des dommages à l’entreprise. Les systèmes de gestion des contacts offrent généralement la sauvegarde des données comme l’une de leurs fonctions. Le problème est la durée de conservation des sauvegardes et la facilité avec laquelle on peut leur demander de les supprimer complètement.
Gardez à l’esprit qu’il est important de disposer d’un temps illimité pour la récupération des données. Le fait de savoir que vous pouvez récupérer vos données quoi qu’il arrive vous permet d’avoir l’esprit tranquille sur au moins un aspect de votre activité.
8. Un budget raisonnable
Enfin et surtout, choisissez une application économique qui réponde à vos besoins. La gamme de prix des applications de gestion des contacts peut être similaire à celle des autres applications. Vous devez donc tenir compte des indications données ci-dessus.
C’est aussi la principale raison pour laquelle les CRM ne sont pas forcément la meilleure solution si vous avez besoin d’une gestion des contacts sans rapports ni analyses de données. Les applications de gestion des contacts représentent généralement environ 10 % d’un siège de CRM, mais cela ne signifie pas que leur valeur soit aussi faible.
Si vous suivez ce guide pratique sur la façon d’utiliser votre espace de travail Google comme votre CRM, vous n’aurez peut-être bientôt plus besoin d’un CRM. Vous n’avez pas à vous soucier des coûts cachés de la CRM.
En conclusion, pour choisir la bonne application de gestion des contacts, il faut tenir compte de la convivialité, de la compatibilité, des fonctions d’organisation, de la sécurité des données et des commentaires des utilisateurs. Il est important de choisir une application qui corresponde à vos besoins et préférences spécifiques, que vous gériez des contacts personnels, des relations professionnelles ou les deux. En prenant le temps de rechercher et de tester différentes options, vous trouverez l’application de gestion des contacts la mieux adaptée à votre situation.
