La gestione dei contatti consente una collaborazione efficiente tra i team per gestire lead e clienti. Trovare l’app giusta per la gestione dei contatti può essere una sfida, soprattutto perché ce ne sono decine disponibili sul mercato.
CRM o non CRM?
La gestione dei contatti può essere semplice come un foglio di calcolo o complessa come un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Poi ci sono le applicazioni autonome per la gestione dei contatti.
I fogli di calcolo possono essere stati utili. Anche in questo caso, la scoperta delle app di gestione dei contatti è più utile. Le app per la gestione dei contatti rendono l’accesso ai contatti più agevole rispetto all’elenco del foglio di calcolo. Inoltre, elimina il noioso compito di copiare/incollare ogni voce dall’elenco dei contatti all’e-mail o all’app di messaggistica.
Tuttavia, come già detto, la scelta del CRM giusto può essere complicata. Offre un’ampia gamma di servizi oltre alla gestione dei contatti. Purtroppo, questa potrebbe non essere la scelta migliore per le piccole imprese e le start-up. Se avete in mente un sistema di gestione dei contatti, è meglio che vi procuriate un software stand-alone.
Anche il processo di onboarding di un CRM ha un costo significativo. Inoltre, l’adozione del sistema richiede tempi e costi di formazione. Questo si aggiunge al pagamento mensile individuale di ogni posto CRM.
Per saperne di più: Come risparmiare sul CRM
La lista di controllo delle app per la gestione dei contatti
Sul mercato sono disponibili molte applicazioni per la gestione dei contatti. Di seguito sono elencate alcune indicazioni che vi aiuteranno a decidere quale sia l’app di gestione dei contatti più adatta a voi.
1. Condividere i contatti come si condividono i documenti di Google
La possibilità di condividere gli elenchi di contatti deve essere la caratteristica prioritaria delle app di gestione dei contatti. Una collaborazione senza complicazioni è la chiave della produttività.
Ad esempio, il team di marketing ha generato un elenco di contatti per i lead. Di solito, gli elenchi di contatti sono scritti in un documento o foglio di Google. Invece, il team di marketing può creare direttamente le voci nei Contatti Google. Quindi, possono condividere il gruppo di contatti con il team di vendita. A sua volta, il team di vendita non ha più bisogno di inserire nuovamente le informazioni di contatto. Grazie all’app, è subito disponibile tra i loro contatti.
Di conseguenza, proprio come in Google Docs, anche le autorizzazioni devono essere assegnate correttamente. L’impostazione delle giuste autorizzazioni garantisce che solo i membri autorizzati del team possano modificare, eliminare o condividere nuovamente l’elenco dei contatti.
2. Si integra con centinaia di applicazioni
Scegliete l’app di gestione dei contatti che fa apparire i contatti condivisi nel campo di riempimento automatico del destinatario con il maggior numero possibile di piattaforme di messaggistica. In questo modo non è più necessario passare da un’applicazione all’altra per copiare/incollare le informazioni di contatto.
Ad esempio, di solito comunicate con la vostra cliente, Lisa, tramite e-mail. Poi ha chiesto di continuare la conversazione tramite Whatsapp. Aggiornate le informazioni di contatto di Lisa direttamente nella vostra casella di posta. Quando aprite il vostro Whatsapp sul telefono, dovete solo digitare la prima o le prime due lettere del suo nome. Il completamento automatico del nome del destinatario di Whatsapp inserirà il suo numero.
3. Organizza i contatti
Per impostazione predefinita, i contatti sono disposti in ordine alfabetico. Un gestore di contatti consente di creare cartelle da etichettare secondo le proprie preferenze.
In questo modo è possibile separare i contatti personali da quelli di lavoro. Inoltre, è possibile suddividere ulteriormente i contatti commerciali in fornitori, colleghi d’ufficio, clienti, ecc.
Supponiamo che stiate sfogliando i vostri contatti per ricordare il nome del vostro nuovo contatto. Non è più necessario scansionare l’intero database dei contatti quando li si è etichettati correttamente. Basta aprire la cartella delle etichette specifiche dove si pensa di averle messe. Sarà più facile trovarlo tra decine e centinaia di contatti.
Per saperne di più: Consigli su come organizzare i contatti
4. Memorizza più di informazioni di contatto
A volte non bastano le informazioni di contatto. Brevi note di promemoria come “non chiamare il martedì” o “chiedi del suo gatto” possono essere molto importanti per sviluppare il rapporto tra voi e il vostro cliente.
Esistono applicazioni che consentono di inserire più di numeri di telefono, indirizzi e-mail e compleanni. La possibilità di attribuire brevi descrizioni e dettagli rilevanti offre una migliore visione del contatto. Questo può tradursi in un buon affare.
Per saperne di più: Note di Google Contacts vs Contatti condivisi per i commenti di Gmail
5. Caratteristica unica
Ogni app di gestione dei contatti ha un proprio fattore esclusivo. Quando si crea una tabella per le diverse app, è possibile confrontare i prezzi e le caratteristiche fianco a fianco. Poi, ci saranno uno o due dettagli che un’app ha e altre no.
Questo può essere il punto di rottura. Se tutte le app hanno lo stesso prezzo e si pensa che tutte le interfacce utente siano in qualche modo simili, allora la caratteristica unica può essere il fattore decisivo.
Una delle caratteristiche uniche di Shared Contacts for Gmail© è la possibilità di menzionare i propri colleghi direttamente sotto la voce del contatto. Potete ricordare al vostro collega che avete aggiornato le informazioni di contatto direttamente da questa applicazione. Non è necessario lasciare l’app per comunicare le modifiche al collega.
6. Rispetto delle norme sulla privacy
La protezione dei dati è un aspetto cruciale dell’attività. I contatti fanno parte delle attività non tangibili dell’azienda. Di conseguenza, deve essere trattato con la massima sicurezza.
Assicuratevi che l’app scelta sia conforme alle normative sulla privacy come il GDPR e il CCPA. Qualsiasi azienda che voglia lavorare in modo efficace e sicuro deve proteggere i propri dati da attività fraudolente. È necessario prevenire l’hacking, il phishing e persino il furto di identità. Pertanto, i parametri di sicurezza stabiliti dalle suddette organizzazioni sono rilevanti ovunque. Dovrebbe essere apprezzato non solo in Europa o in California.
7. Controllare i piani di backup dei dati
Non si sa mai quando un disastro colpisce. La cancellazione dei contatti, sia essa accidentale o intenzionale, può causare danni all’azienda. I sistemi di gestione dei contatti di solito offrono il backup dei dati come una delle loro caratteristiche. Il punto critico è la durata dei backup e la facilità con cui si può dire loro di eliminarli completamente.
Tenete presente che il tempo illimitato per il recupero dei dati è importante. Sapere che potete recuperare i vostri dati indipendentemente da ciò che accade vi dà tranquillità su almeno un aspetto della vostra attività.
8. A misura di budget
Infine, ma non per questo meno importante, scegliete un’app che sia economica ma che soddisfi le vostre esigenze. La fascia di prezzo delle app per la gestione dei contatti può essere simile tra loro, quindi è necessario considerare le indicazioni fornite sopra.
Questo è anche il motivo principale per cui i CRM potrebbero non essere la soluzione migliore se si ha bisogno di gestire i contatti senza reportistica e analisi dei dati. Le applicazioni per la gestione dei contatti sono di solito circa il 10% di un CRM, ma questo non significa che il loro valore sia così ridotto.
Seguendo questa guida su come utilizzare il vostro spazio di lavoro di Google come CRM, potreste non avere più bisogno di un CRM. Non dovete preoccuparvi dei costi nascosti del CRM.
In conclusione, per scegliere l’app di gestione dei contatti giusta bisogna considerare l’usabilità, la compatibilità, le funzioni organizzative, la sicurezza dei dati e il feedback degli utenti. È importante scegliere un’applicazione che risponda alle vostre esigenze e preferenze specifiche, sia che stiate gestendo contatti personali, relazioni professionali o entrambi. Prendersi il tempo necessario per ricercare e testare diverse opzioni vi aiuterà a trovare l’applicazione di gestione dei contatti migliore per la vostra situazione.
