A gestão de contactos permite uma colaboração eficiente entre as equipas para lidar com as indicações e os clientes. Encontrar a aplicação de gestão de contactos certa pode ser um desafio, especialmente porque há dezenas disponíveis no mercado.
Ao CRM ou Não ao CRM?
A gestão de contactos pode ser tão simples como uma folha de cálculo ou tão complexa como um software de gestão de relações com o cliente (CRM). Depois, há aplicações autónomas de gestão de contactos no meio.
As folhas de cálculo podem ter-lhe servido bem. Mais uma vez, a descoberta de aplicações de gestão de contactos serve-o melhor. As aplicações de gestão de contactos tornam o acesso aos seus contactos mais suave em comparação com ter uma lista a partir da folha de cálculo. Também elimina a tediosa tarefa de copiar/colar cada entrada da lista de contactos para o seu e-mail ou aplicação de mensagens.
No entanto, como já foi referido, a escolha dos CRM correctos pode ser complicada. Oferece uma vasta gama de serviços para além da gestão de contactos. Infelizmente, esta pode não ser a melhor escolha para pequenas empresas e empresas em fase de arranque. Se tiver em mente um sistema de gestão de contactos, é melhor obter apenas um software autónomo para ele.
O processo de integração de um CRM tem também uma despesa significativa. Além disso, a adopção do sistema requer tempo de formação e custos. Isto é em adição ao pagamento mensal individual de cada assento CRM.
Leia mais: Como poupar dinheiro em CRM
A lista de verificação da aplicação de gestão de contactos
Há muitas aplicações de gestão de contactos disponíveis no mercado. Abaixo estão listadas várias indicações que o ajudarão a decidir qual a melhor aplicação de gestão de contactos para si.
1. Partilhar Contactos Como Você Partilha Google Docs
A capacidade de partilhar listas de contactos deve ser a característica prioritária para as aplicações de gestão de contactos. A colaboração descomplicada é a chave para a produtividade.
Por exemplo, a equipa de marketing gerou uma lista de contactos para os contactos. Normalmente, as listas de contacto são escritas num Google Doc ou numa Folha. Em vez disso, a equipa de marketing pode apenas criar directamente as entradas nos seus Contactos Google. Depois, podem partilhar esse grupo de contacto com a equipa de vendas. Por sua vez, a equipa de vendas já não precisa de introduzir novamente as informações de contacto. Graças à aplicação, ela está prontamente disponível nos seus contactos.
Consequentemente, tal como no Google Docs, também as permissões devem ser devidamente atribuídas. A definição das permissões correctas garante que apenas os membros autorizados da equipa podem editar, eliminar ou mesmo voltar a partilhar a lista de contactos.
2. Integra-se com centenas de aplicações
Escolher a aplicação de gestão de contactos que faz com que os contactos partilhados apareçam no campo de preenchimento automático no campo receptor com o maior número de plataformas de mensagens possível. Isto dá-lhe a conveniência de já não precisar de alternar entre aplicações para copiar/colar as informações de contacto.
Por exemplo, normalmente comunica com o seu cliente, Lisa, através de correio electrónico. Depois pediu para continuar a conversa através do Whatsapp. Actualiza as informações de contacto da Lisa directamente na sua caixa de entrada. Quando abre o seu Whatsapp no seu telefone, basta escrever a primeira letra ou duas do seu nome. O autocompletar no nome do destinatário do Whatsapp irá colocar lá o seu número.
3. Organiza os seus contactos
Os contactos são dispostos por defeito por ordem alfabética. Ter um gestor de contactos permite-lhe criar pastas que pode rotular de acordo com as suas preferências.
Isto permite-lhe separar os contactos pessoais dos contactos comerciais. Também lhe dá a opção de compartimentar ainda mais os contactos comerciais com fornecedores, colegas de escritório, clientes, etc.
Digamos que estava a folhear os seus contactos para se lembrar do nome do seu novo contacto. Já não precisa de digitalizar toda a sua base de dados de contactos quando os tiver devidamente etiquetado. Basta abrir a pasta específica do rótulo onde pensa colocá-los. Será mais fácil encontrá-lo entre apenas dezenas, em vez de centenas de contactos.
Leia mais: Dicas sobre como organizar os seus contactos
4. Lojas Mais do que Informação de Contacto
Por vezes, é preciso mais do que apenas as informações de contacto. Pequenas notas para se lembrar como “não ligar às terças-feiras” ou “perguntar pelo seu gato” podem significar muito no desenvolvimento de uma relação entre si e o seu cliente.
Há aplicações que lhe dão espaço para introduzir mais do que números de telefone, endereços de e-mail e aniversários. A capacidade de atribuir breves descrições e detalhes relevantes dá-lhe uma melhor percepção desse contacto. Isto pode traduzir-se num bom negócio.
Leia mais: Notas dos contactos do Google vs Contactos partilhados para comentários do Gmail
5. Característica única
Cada aplicação de gestão de contactos tem o seu próprio factor exclusivo. Quando se faz uma tabela para as diferentes aplicações, é possível comparar os preços e as características lado a lado. Depois, haverá um ou dois detalhes que uma aplicação tem e outras não.
Este pode ser o quebrador de acordos. Se todas as aplicações tiverem o mesmo preço e pensar que todas as interfaces de utilizador são de alguma forma semelhantes, então a característica única pode ser o factor decisivo.
Para Contactos Partilhados para Gmail©, uma das características únicas é que lhe permite mencionar os seus colegas logo abaixo da entrada de contacto. Pode recordar ao seu colega de trabalho que actualizou uma informação de contacto directamente a partir desta aplicação. Não há necessidade de deixar a aplicação ao seu colega sobre as alterações.
6. Cumpre o Regulamento de Privacidade
A protecção de dados é um aspecto crucial do negócio. Os contactos fazem parte dos activos não tangíveis da empresa. Consequentemente, também deve ser tratado com a máxima segurança.
Certifique-se de que o aplicativo que escolhe está em conformidade com os regulamentos de privacidade, tais como GDPR e CCPA. Qualquer empresa que queira trabalhar de forma eficaz e segura precisa de proteger os seus dados de actividades fraudulentas. O hacking, phishing, e mesmo o roubo de identidade devem ser evitados. Por conseguinte, os parâmetros de segurança estabelecidos pelas organizações acima mencionadas são relevantes em todo o lado. Não deve ser apreciado apenas na Europa ou na Califórnia.
7. Verificar Planos de Backup de Dados
Nunca se sabe quando ocorre a catástrofe. A eliminação de contactos, seja acidental ou deliberada, pode causar danos à empresa. Os sistemas de gestão de contactos geralmente oferecem backup de dados como uma das suas características. O quebra-galho aqui é o tempo que mantêm os backups e a facilidade de lhes dizer para os apagar completamente.
Não se esqueça de que o tempo ilimitado para a recuperação de dados é importante. Saber que pode recuperar os seus dados independentemente do que acontece dá-lhe paz de espírito em pelo menos um aspecto do seu negócio.
8. Amigo do orçamento
Por último, mas não menos importante, obtenha a aplicação que é económica mas que satisfaz as suas necessidades. A gama de preços das aplicações de gestão de contactos pode ser semelhante umas às outras, pelo que deve considerar as indicações dadas acima.
Esta é também a principal razão pela qual os CRM podem não ser a melhor solução se precisar de gestão de contactos sem relatórios e análise de dados. As aplicações de gestão de contactos são normalmente cerca de 10% de um assento CRM, mas isso não significa que o seu valor seja também tão pequeno.
Quando seguir este guia accionável sobre como utilizar o seu Espaço de Trabalho Google como CRM, poderá não precisar de um CRM em breve. Não tem de se preocupar com os custos ocultos do CRM.
Em conclusão, a escolha da aplicação de gestão de contactos adequada implica ter em conta a usabilidade, a compatibilidade, as funcionalidades de organização, a segurança dos dados e o feedback dos utilizadores. É importante selecionar uma aplicação que corresponda às suas necessidades e preferências específicas, quer esteja a gerir contactos pessoais, relações profissionais ou ambos. Dedicar algum tempo a pesquisar e testar diferentes opções ajudá-lo-á a encontrar a melhor aplicação de gestão de contactos para a sua situação.
