Google workspace, o Gsuite e Google apps come è noto in precedenza, è una potente e popolare raccolta di software, ricca di strumenti per il business, l’istruzione, la collaborazione e la produttività che rendono milioni di persone più efficienti nella produzione.
L’uso del singolo spazio di lavoro è gratuito e le aziende pagano per ottenere funzionalità aggiuntive come, almeno di tanto in tanto, domini personalizzati, archiviazione cloud illimitata, assistenza clienti e altri servizi aggiuntivi.
Allo stesso tempo, si può affermare che la maggior parte degli utenti si accontenta delle funzioni più diffuse e non è pienamente consapevole di come sfruttare tutto ciò che Google Workspace offre. Possono utilizzare solo le impostazioni predefinite e le funzioni di base di Gmail, Google Docs e Spreadsheets, programmare le loro frenetiche giornate su Google Calendar e forse utilizzare Google Slides e Forms di tanto in tanto.
Tuttavia, le possibilità di Google Workspace sono molto più ampie e noi vogliamo aiutarvi a sfruttare appieno il potenziale del software che utilizzate ogni giorno. Ecco perché abbiamo raccolto sette consigli per utilizzare Google Workspace come un professionista.
1. Sfruttare al meglio Gmail
Iniziamo con Gmail, poiché in media i professionisti passano ⅓ del loro tempo lavorativo a controllare e rispondere alle e-mail. Raramente si fa tutto d’un fiato, ma si viene costantemente interrotti dalle notifiche delle e-mail, il che è piuttosto dannoso per la nostra produttività.
Fortunatamente, Gmail ha guadagnato popolarità grazie alla sua interfaccia intuitiva e facile da usare, ma ha alcuni limiti e c’è sempre spazio per i miglioramenti.
Alcuni suggerimenti possono aiutarvi a liberare la vostra casella di posta elettronica e a rendere il lavoro più efficiente senza dover essere un superutente di Google Mail.
Per saperne di più: Creare, aggiornare e condividere i contatti direttamente da Gmail
Spostare le e-mail prioritarie in cima alla lista
Per impostazione predefinita, le e-mail in Gmail sono visualizzate in ordine cronologico. È un approccio intuitivo, ma si può anche decidere di mostrare prima i messaggi più critici.
È possibile contrassegnare i messaggi come necessari manualmente, utilizzando le stelle, ma Gmail ci aiuta anche con la sua casella di posta prioritaria. Per attivarla, andate nelle impostazioni e scegliete “Importante prima” invece di “Predefinito”: vedrete prima le e-mail importanti e non lette, con le stelle, e poi tutto il resto.
Gestire con attenzione i filtri
I filtri sono un’altra utile funzione che mira a migliorare la produttività delle e-mail su Gmail.
Anche se consigliamo di andare oltre i filtri predefiniti di Google, è importante sottolineare che l’aggiunta di troppi filtri tende a rallentare Gmail. Invece, almeno dal punto di vista della produttività, è consigliabile scegliere i filtri e mantenerne il minor numero possibile.
Scegliete la giusta densità di visualizzazione
La scelta della densità di visualizzazione sembra una funzione secondaria, ma può migliorare significativamente la ricerca delle e-mail. Recentemente, Gmail ha iniziato a mostrare gli allegati direttamente nella casella di posta principale per impostazione predefinita, e potrebbe essere utile se si ricevono molte e-mail con allegati di valore.
D’altra parte, se la distrazione è eccessiva, è possibile scegliere l’opzione “confortevole” nelle impostazioni e ottenere una casella di posta elettronica più chiara.
Unire gli account Google e non Google
Anche se Gmail è la vostra casella di posta preferita, potreste comunque utilizzare altri provider di posta elettronica, ad esempio al lavoro.
Inoltre, potreste utilizzare alcuni account di Google Workspace e trovare improduttivo passare da uno all’altro. Fortunatamente, è possibile unirli in uno solo e rispondere a un’e-mail da qualsiasi indirizzo si desideri: basta sceglierlo dall’elenco a discesa prima di inviare il messaggio.
2. Ottimizzare Google Docs
Google docs, sheets e slides sono tra le applicazioni più utilizzate dell’ecosistema Google. Sono il luogo in cui è possibile creare e collaborare nel cloud di Google.
Questo è ciò che li rende una parte popolare delle diverse applicazioni di google workspace. Numerosi professionisti in tutto il mondo utilizzano Google Docs. Questo semplice ma potente editor di testo è uno strumento essenziale per scrittori, content manager, copy editor e tutti coloro che lavorano con il testo.
Inoltre, è ampiamente utilizzato per prendere appunti, verbali di riunioni, elenchi di cose da fare, per collaborare a documenti e per molte altre attività. La maggior parte delle persone utilizza le impostazioni predefinite, ma chi non usa Google Docs come un professionista?
Effettuare la ricerca in Google Docs
La scrittura tende a richiedere almeno un po’ di ricerca online e la maggior parte degli utenti di Google Docs apre una nuova scheda e cerca su Google tutto ciò che ha bisogno di sapere o controllare. Sembra semplice, ma ogni scheda è piena di potenziali distrattori.
Non tutti sanno che esiste una funzione intelligente chiamata Esplora, in cui si apre una piccola scheda a lato del documento e si possono cercare, leggere e citare le fonti. Niente più distrazioni online durante la ricerca!
Modificare le immagini con Google Docs
Un’altra funzione che aiuta a rimanere all’interno del documento durante l’intero processo di creazione dei contenuti è la modifica delle immagini senza lasciare Google Docs. Questa comoda funzione non è così nota come meriterebbe.
Il funzionamento è semplice. Dopo aver importato un’immagine, è possibile fare clic su di essa per attivare un menu aggiuntivo. Naturalmente, non si tratta di un software di editing di immagini avanzato, ma può essere sufficiente per alcune applicazioni di base.
3. Fate in modo che i fogli di calcolo facciano la magia
I fogli di calcolo di Google non sono destinati solo ai professionisti che lavorano con dati e numeri. Possono anche aiutare a svolgere molti compiti, sia al lavoro che a casa. Sebbene i fogli di calcolo abbiano la fama di essere strumenti complessi e professionali, è abbastanza facile impararne le basi: ci sono consigli e trucchi per sfruttarli al meglio.
Non abbiate paura delle macro
Le macro sono state introdotte per semplificare la vita dell’utente automatizzando le attività ripetitive. Invece di eseguire più volte alcuni passaggi, è meglio registrare una macro che li ripeta per voi. Grazie a ciò, avrete molto più tempo per fare ciò che vi piace o che vi riesce meglio.
4. Scoprire gli add-on utili
Sebbene Google Spreadsheets sia uno strumento completo, può diventare ancora più potente grazie a numerosi componenti aggiuntivi facili da installare.
È possibile farlo direttamente dallo strumento: aprire un file, fare clic su Componenti aggiuntivi dal menu superiore e quindi su “Ottieni componenti aggiuntivi”.
Oppure si può scegliere tra la vasta libreria di componenti aggiuntivi di terze parti che si integrano bene con Google Spreadsheets. Uno dei componenti aggiuntivi più popolari e preziosi è “Strumenti di potenza”: installatelo per dividere il testo, confrontare i dati, eliminare gli spazi inutili, abbinare e unire i dati e altro ancora. Gli strumenti di potenza sono utili se avete bisogno di Google Spreadsheets per lavorare sul testo almeno quanto sui numeri.
Se siete più appassionati di matematica e scienza, vi piacerà il componente aggiuntivo WolframAlpha: questo strumento vi aiuterà a trovare calcoli matematici, fatti scientifici e storici e altro ancora.
Per saperne di più: Creare, aggiornare e condividere i contatti direttamente da Google Workspace™.
5. Lasciate che Google Calendar sia il vostro assistente
Il Calendario di Gmail è un ottimo strumento che aiuta a pianificare le giornate. Avete difficoltà a tenere sotto controllo tutti i vostri compiti e le vostre riunioni, almeno di tanto in tanto, e forse pensate di dover assumere un’assistente?
Forse dovreste proprio farlo, ma se vi serve solo qualcuno che vi ricordi gli impegni quotidiani e la lista delle cose da fare, non avete bisogno di un assistente e nemmeno di un’app per la produttività. Google Calendar può fare tutto questo per voi. Pensiamo che più persone dovrebbero essere a conoscenza di questa comoda funzione!
Trasformate Google Calendar in uno strumento di produttività
Google ha introdotto un nuovo pratico strumento che migliora la produttività quotidiana: Tasks. Consente di creare semplici elenchi di cose da fare, comprese le sottoattività e le attività ricorrenti. Una volta salvata l’attività e collegata al calendario (dal menu a sinistra), il calendario diventa anche un semplice (ma efficiente) strumento di produttività.
Per saperne di più: Accesso ai contatti condivisi da Google Calendar
6. Sfruttare le potenzialità delle integrazioni
Abbiamo già menzionato i componenti aggiuntivi di Google Spreadsheets, ma sono solo l’inizio di come diverse integrazioni di terze parti possono migliorare la Google Suite. Shared Contacts for Gmail è un ottimo esempio di integrazione con Gmail che consente agli utenti di aggiungere e aggiornare i contatti condivisi e rende il tempo dedicato alla posta elettronica molto più produttivo.
Per saperne di più: Integrazione Zapier – Contatti condivisi per Gmail
7. Condividere i contatti di Google
Purtroppo, Gmail non consente agli utenti di condividere i contatti tra loro. Si tratta di un collo di bottiglia significativo per molti team che si affidano a Gmail per inviare e-mail a potenziali clienti o utenti e che non possono utilizzare un database di contatti Gmail sincronizzato.
Shared Contacts for Gmail risolve questo problema rendendo possibile la condivisione e l’aggiornamento dei contatti con i membri del team e la gestione delle autorizzazioni. L’applicazione può essere facilmente scaricata dal Marketplace ufficiale di Google Workspace e si integra perfettamente con Gmail.
Una nuova rubrica condivisa viene visualizzata su Google Contacts ed è pronta per essere utilizzata. Se siete utenti di Google Workspace, saprete sicuramente che si tratta di una soluzione completa che consente di gestire varie caselle di posta elettronica, creare e condividere diversi tipi di file, lavorare con testo, numeri e contenuti visivi. Inoltre, consente di tenere aggiornato il calendario e molto altro ancora.
Tuttavia, i progettisti e gli ingegneri di Google non possono rispondere alle esigenze di tutti, ed è per questo che permettono a strumenti di terze parti di colmare le lacune e migliorare la collezione. Noi di Shared Contacts for Gmail abbiamo notato che l’impossibilità di condividere i contatti con i colleghi diminuisce la produttività del team e abbiamo creato uno strumento che consente di utilizzare Gmail come un professionista.