Il principale contributo delle soluzioni Google Workspace per le aziende di tutto il mondo è la quantità di efficienza che creano.
Riuscite a immaginare 30 anni fa di lavorare in tempo reale con un collega dall’altro capo del mondo? Le persone usano macchine da scrivere con carta carbone e inviano documenti per posta. Ci vorranno settimane, se non un mese, per avere una risposta.
Oggi la produttività, lo sviluppo tecnico e le possibilità sono aumentate enormemente e Google è uno degli strumenti principali.
E questo senza considerare la pandemia globale che ha portato gli strumenti di collaborazione remota da “cool to have” a business-critical. Dove saremmo oggi senza Zoom, Slack e Google (e sì, probabilmente anche Office365)?
Inutile dire che questi sviluppi sono facilitati dai servizi SaaS e dall’inafferrabile “cloud”.
Invece di avere informazioni in silos, su carta e penna o nella testa delle persone, i dati si stanno spostando nel cloud, accessibili e condivisi da tutti all’interno dell’organizzazione. Accessibile e condiviso, però?
Non così in fretta. Se questo è il paradigma generale degli strumenti di Google, una cosa è piuttosto difficile da condividere: I contatti di Google. È curioso che Google Contatti non includa la condivisione dei contatti nella sua funzione di condivisione delle informazioni.
Ad esempio, Google Drive consente a chiunque di condividere istantaneamente intere cartelle con chi vuole e di definire le modalità di accesso ai documenti.
Google Contacts non offre la stessa flessibilità. Tuttavia, esiste una funzione di delega dei contatti in Google che rende possibile la condivisione dei contatti.
In questo post del blog, daremo un’occhiata più da vicino a come si presenta in pratica questa funzione di delega, a che tipo di limitazioni ci sono per la delega dei contatti e alla differenza principale tra questa funzione di delega dei contatti e Contatti condivisi per Gmail®.
Che cos’è la condivisione dei contatti e perché è importante?
Passaggio da Office365 a Google Workspace
Molte aziende stanno effettuando il passaggio strategico dagli strumenti di Microsoft a quelli di Google. Non c’è bisogno di andare troppo sul personale, ma la collaborazione in tempo reale è ancora una grande differenza tra i due ecosistemi. È visibile quale dei due è dotato di funzionalità di condivisione native.
Detto questo, però, gli strumenti di Office esistono da tempo e conoscono i casi d’uso delle aziende per quanto riguarda i loro strumenti. In Office 365 è possibile creare semplicemente delle liste di distribuzione.
In questo modo è possibile inviare facilmente un’e-mail a un sottoinsieme specifico di persone all’interno di un’organizzazione. Ad esempio, state organizzando una festa di Natale in ufficio (pre-corona o, come dire, post-COVID).
In Office 365, è possibile selezionare facilmente la lista di distribuzione per un ufficio specifico. Ora, anche Google ha dei gruppi, ma la loro gestione è piuttosto diversa.
Limitazioni di Google Groups
Google Groups offre molte comodità – non c’è dubbio – ma è piuttosto avanzato e complicato da gestire. Inoltre, differisce in modo significativo dall’interfaccia standard di Gmail e imparare a usarla può richiedere molto tempo.
Si tratta di una sfida particolare se non si è l’amministratore del proprio spazio di lavoro Google o se si utilizza Gmail. D’altra parte, anche se siete un amministratore, il fatto che vi occupiate di IT non significa che dobbiate accontentarvi di esperienze utente al di sotto degli standard.
Google stessa non rivela gli indirizzi o le identità dei membri che inviano un’e-mail o condividono un documento con il gruppo. Può essere scomodo se non si sa chi fa parte del proprio gruppo e può accedere alla stessa cartella.
Significa che potete dimenticarvi di usare Google Groups? Non proprio! Queste limitazioni non si applicano a Contatti condivisi per Gmail®, che consente di sfruttare al meglio Google Groups.
Soluzioni alle limitazioni
Con Shared Contacts for Gmail®, si ottiene una visibilità completa dei membri dei gruppi Google, semplificandone la gestione.
La funzione di delega dei contatti di Google consente di selezionare chi può accedere ai contatti. Chi ha accesso può vedere, aggiungere o rimuovere i contatti dalla rubrica. Ciò significa che state dando accesso alla vostra rubrica a qualcun altro, il che crea una serie di problemi legati alla privacy e al GDPR.
I dirigenti utilizzano questa funzione soprattutto per delegare i loro contatti all’assistente amministrativo. A sua volta, l’assistente amministrativo avrà accesso a tutti i contatti. Tuttavia, gli assistenti amministrativi non potranno “usare” i contatti con il proprio account. Ad esempio, non possono utilizzare i contatti delegati per inviare loro e-mail utilizzando il completamento automatico di Gmail, trovarli sul cellulare o anche trovarli attraverso i Contatti Google o la ricerca di Gmail) per se stessi.
Inoltre, non è possibile controllare il tipo di diritti di accesso condivisi e non si sa mai cosa succede quando qualcuno accede a un contatto Google delegato. Lo cambieranno, lo cancelleranno o lo lasceranno?
Come condividere i contatti con Contatti condivisi per Gmail®: Come iniziare
In che modo i Contatti condivisi per Gmail sono diversi dalla funzione di delega dei contatti?
Shared Contacts for Gmail®offre ai propri utenti una vera e propria esperienza di condivisione dei contatti. È possibile creare un’etichetta denominata “Venditori” o “Ufficio di New York” e condividerla con diversi utenti o persino con un gruppo Google contenente utenti.
Inoltre, possono definire le autorizzazioni di accesso dei colleghi (sola lettura, modifica, condivisione). È lo stesso modo in cui sono abituato a condividere i diritti di accesso in altre applicazioni di Google.
Se condividete i vostri contatti Google tramite Contatti condivisi per Gmail®, la persona con cui li avete condivisi sarà in grado di trovare questi contatti negli elenchi di contatti o nei gruppi e di inviare e-mail tramite il completamento automatico.
Ma non si ferma qui. Shared Contacts for Gmail® permette di ricercare i contatti da tutte le applicazioni di Google. Copre i telefoni cellulari e persino Microsoft Outlook, se la persona con cui avete condiviso i contatti utilizza gli strumenti di Office.
Confronto tra la funzione di delega dei contatti di Google e i contatti condivisi di Gmail
| Delegazione dei contatti di Google | Contatti condivisi per Gmail | |
|---|---|---|
| Cosa si può condividere | Consente di condividere solo i contatti del gruppo “I miei contatti”. | – “I miei contatti” (etichetta principale) – Ogni etichetta di contatto – Elenco dei domini di Google |
| Dove può essere sincronizzato | Non si sincronizza con telefoni e Outlook. | I contatti condivisi possono essere sincronizzati con cellulari/tablet e Outlook. |
| Con chi può essere condiviso con | Con Google Delegation è possibile concedere l’accesso solo agli utenti del proprio dominio. | Con Shared Contacts for Gmail è possibile condividere i contatti con gli utenti del proprio dominio, sottodomini, domini esterni e utenti di gmail.com. |
| Integrazione con app di terze parti | I contatti delegati non possono essere trovati nelle app di terze parti | I contatti condivisi possono essere sincronizzati con applicazioni come Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM e oltre 3000 applicazioni. |
| Permessi | Non è possibile impostare alcuna restrizione. Consente solo la “Modalità di modifica” per tutti. Nessuna granularità delle autorizzazioni. | I proprietari possono scegliere tra le seguenti autorizzazioni quando condividono un’etichetta di contatto. – Solo vista – Redazione – Può cancellare – Può condividere – Trasferimento di proprietà |
| Ricerca di contatti | I contatti delegati sono accessibili solo nell’interfaccia di Google Contacts e non attraverso la ricerca (il delegato deve scorrere verso il basso fino a trovare i contatti delegati). | I Contatti condivisi possono essere visti da altri collaboratori in Google Contacts attraverso l’elenco e funzione di ricerca. |
| Completamento automatico in Gmail, Drive, Calendar e altri dispositivi | I contatti delegati non appaiono nella modalità di completamento automatico di Gmail o Google Drive. | I contatti condivisi appaiono in – Campo del destinatario di Gmail – Barra laterale di Gmail – Completamento automatico dell’unità – Barra laterale dell’unità – Completamento automatico del calendario – Barra laterale del calendario – dispositivi mobili – applicazioni di terze parti come Whatsapp, Slack, Zoom, ecc. |
| Contatto Backup | Se un delegato elimina un contatto, è possibile ripristinarlo nel periodo di tolleranza di 30 giorni di Google Contatti. | È possibile ripristinare i contatti condivisi eliminati senza limiti di tempo. |
È possibile utilizzare Shared Contacts for Gmail come un mini-CRM che non ha il prezzo di un CRM. Chiaramente, non è possibile utilizzare la funzione di delega per questo aspetto. Per saperne di più, leggete il nostro blog: Alternative al CRM per aumentare la produttività del team di vendita .
La funzione di delega di Google è utile se volete che qualcuno gestisca e modifichi i vostri contatti. Se volete davvero condividere contatti specifici e volete controllare chi ha accesso a questi contatti, provate Contatti condivisi per Gmail®.
