Vous vous demandez si Google Workspace (anciennement connu sous le nom de GSuite ou Google Apps) est le meilleur choix possible pour votre entreprise ?
Avec autant d’alternatives disponibles sur le marché, prendre la bonne décision peut être un véritable défi. Les choses se compliquent encore lorsque votre entreprise est déjà habituée à une autre solution telle qu’Office365. Dans ce cas, vous pouvez vous demander si le passage aux outils Google en vaut vraiment la peine.
Dans cet article de blog, nous allons parler de certains des avantages les plus uniques des outils professionnels de Google. Nous pourrions même aller jusqu’à dire que Google Workspace est le nouveau noir. Ou du moins, le nouveau Prince (ou Kanye West pour les lecteurs millénaires) qui ne cesse de changer de nom. Tout d’abord, qu’est-ce que Google Workspace ?
Google Workspace est la solution de Google créée spécifiquement à des fins professionnelles. Il existe quatre grandes options de tarification :
- Démarreur d’entreprise
- Business Standard
- Business Plus
- Entreprise
Le cas d’utilisation le plus courant de Google Workspace consiste à configurer une adresse électronique personnalisée, à partager des calendriers pour planifier des réunions via Google Hangouts, à stocker des fichiers dans le nuage et à collaborer en temps réel sur des documents Docs, Sheets et autres.
Le plan de démarrage d’entreprise permet déjà de :
- Créer un domaine de messagerie professionnelle personnalisé
- Faciliter les réunions vidéo avec un maximum de 100 participants.
- Disposer de 30 Go de stockage en nuage par utilisateur
- Fournir des outils de sécurité
C’est une bonne idée, mais qu’est-ce que cela apporte à votre entreprise ? Voici les 6 principales raisons pour lesquelles les outils de google figurent parmi les meilleures solutions disponibles sur le marché :
Google Workspace vous fait paraître plus professionnel et plus fiable
Réfléchissez-y : êtes-vous plus susceptible de faire confiance à quelqu’un qui vous envoie un courriel provenant d’une adresse comme celle-ci ?
name.surname@gmail.com
ou comme ça :
name.surname@companyname.com ?
La réponse est probablement évidente dans ce cas. Lorsque vous recevez un courriel provenant d’une adresse d’entreprise personnalisée, vous êtes beaucoup plus susceptible de faire confiance à l’expéditeur. L’entreprise semble plus fiable et plus sérieuse. Si quelqu’un vous envoie un message à partir d’une messagerie privée, vous pouvez soupçonner qu’il fait partie d’une jeune entreprise non organisée – ou, dans le pire des cas, qu’il s’agit d’un escroc.
Avec Google Workspace, vous pouvez configurer une adresse électronique d’entreprise pour seulement 6 dollars par utilisateur et par mois. L’option Google Workspace for Business coûte 12 dollars par mois et est assortie d’une grande capacité de stockage en nuage : 1 To si l’entreprise compte moins de 5 employés, illimitée si elle est plus grande.
Google Workspace convient à toutes les entreprises, grandes ou petites.
Que votre organisation compte 5 ou 5 000 personnes, Google Workspace for Business répondra certainement à vos besoins.
Pour les petites et moyennes entreprises, Google Workspace est un formidable levier de productivité. Préparez-vous à une surprise si vous n’avez jamais utilisé la suite d’applications professionnelles auparavant. Les choses peuvent évoluer lorsque vous commencez à travailler avec une bonne solution basée sur le cloud. Le lecteur partagé, les fonctions de partage de fichiers et la compatibilité avec les formats de fichiers courants (notamment .docx et .xls) font de Google Workspace le facilitateur de travail idéal pour les entreprises de toutes tailles.
Mais qu’en est-il des grandes entreprises ? Google Workspace for Business Solutions fonctionne à merveille, mais si vous avez besoin de contrôles de sécurité étendus et d’un suivi de l’activité, Google Workspace Enterprise est exactement ce qu’il vous faut. Il s’agit de la suite d’applications la plus complète de Google, créée spécialement pour les grandes entreprises. Si vous souhaitez en savoir plus sur son fonctionnement, vous pouvez lire le rapport Forrester Google Workspace. Vous découvrirez comment Google Workspace peut vous aider à gagner 21 jours par utilisateur et par an (ce qui, dans de nombreux cas, équivaut aux congés annuels) et à réduire le risque de violation des données de plus de 95 %. Les chiffres parlent d’eux-mêmes !
L’espace de travail Google est parfait pour le travail en déplacement
Cette situation vous est peut-être familière : après avoir quitté le bureau, vous recevez un courriel. La tâche est presque terminée, il ne vous reste plus qu’à effectuer une toute petite modification dans le document. Un tout petit, juste deux clics, et c’est fait.
Cela signifie-t-il qu’il faut attendre que vous rentriez chez vous ? Ou jusqu’à demain matin ?
Ce n’est pas le cas si vous utilisez Google Workspace – il est parfaitement adapté au travail en déplacement !
Outre Gmail et Google Agenda, vous pouvez également utiliser Google Docs, Sheets, Slides et d’autres applications Google Workspace sur vos appareils mobiles. Par exemple, Google Keep vous permet d’écrire des notes pendant que vous êtes sur votre trajet. Vous pourrez retrouver ces idées plus tard, lorsque vous serez sur votre lieu de travail.
Google Workspace étant une solution basée sur le cloud, toutes vos données resteront parfaitement synchronisées entre les appareils. Pour couronner le tout, Google Workspace est disponible pour la grande majorité des systèmes d’exploitation, notamment iOS, Android, Blackberry et Windows Phone.
Google Workspace a été conçu pour la collaboration
Ce point est particulièrement important pour ceux qui apprécient le travail à distance. Si vous souhaitez travailler ensemble sur un document, vous n’avez pas besoin de vous asseoir l’un à côté de l’autre. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder au même fichier et en même temps, ajouter des commentaires, des suggestions et effectuer des modifications immédiatement.
Ça sonne bien mais un peu générique ? Un bon exemple est la collaboration entre un rédacteur et un éditeur. Le rédacteur partage un fichier Google Docs et l’éditeur peut soit modifier le texte, soit ajouter des commentaires et des suggestions que le rédacteur pourra accepter ou refuser ultérieurement. Voici à quoi cela ressemble en action :
De plus, vous pouvez également accéder à l’ensemble de l’historique des révisions. Revenir à la version précédente ou voir les changements ne sera pas un problème. En résumé, Google Workspace vous donne le contrôle de vos fichiers et facilite grandement le travail en commun ! Une solution gagnant-gagnant, n’est-ce pas ?
Google Workspace fonctionne bien pour les campagnes de courrier électronique sortant
Il s’agit d’une petite fonctionnalité, mais elle peut être très importante pour certains utilisateurs.
Si vous êtes un adepte du marketing par courriel, Google Workspace for Business présente un autre avantage majeur qui peut changer la donne pour vous. Il vous permet d’authentifier le courrier sortant grâce aux enregistrements DKIM et SPF. Cela a un impact positif sur votre classement dans les spams, ce qui est crucial pour obtenir de bons taux de délivrabilité et des campagnes de marketing sortant réussies.
Enfin, Google Workspace peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
L’un des meilleurs atouts de Google Workspace est sa communauté de passionnés. Vous pouvez toujours rechercher une solution sur la place de marché Google Workspace pour trouver une solution à un problème particulier. Il existe des milliers de modules complémentaires disponibles pour toutes sortes de domaines, de l’administration et de la comptabilité aux ventes et au marketing.
Besoin d’un exemple ? Contacts partagés pour Gmail® est une extension populaire de Google Workspace permettant de partager des listes de contacts au sein d’une organisation. Il est particulièrement utile pour les grandes entreprises qui travaillent avec de nombreux clients. Vous pouvez également consulter notre article de blog sur les meilleurs modules complémentaires de Google Workspace.
Principaux points à retenir pour votre entreprise
Comme vous pouvez le constater, Google Workspace a un large éventail d’applications dans les entreprises. Il peut contribuer à améliorer la productivité de votre équipe et les processus de collaboration de nombreuses manières différentes. Pas étonnant qu’elle ait une part de marché de plus de 55% dans le monde!
Si vous n’utilisez pas encore d’applications basées sur le cloud dans votre entreprise, nous vous recommandons vivement de commencer votre parcours à partir de Google Workspace. D’autre part, vous pouvez toujours essayer de l’utiliser même si vous êtes déjà habitué à un autre système. Google propose un guide technique sur la transition vers Google Workspace afin de rendre ce processus aussi simple que possible.
