¿Te estás preguntando si Google Workspace (antes conocido como GSuite o Google Apps) es la mejor opción posible para tu empresa?
Con tantas alternativas disponibles en el mercado, tomar la decisión correcta puede ser un verdadero reto. Las cosas se complican aún más cuando tu empresa ya está acostumbrada a otra solución como Office365. En ese caso, puede preguntarse si el cambio a las herramientas de Google merece realmente la pena.
En esta entrada del blog, vamos a hablar de algunas de las ventajas más exclusivas de las herramientas para empresas de Google. Incluso podríamos decir que Google Workspace es el nuevo negro. O al menos el nuevo Prince (o Kanye West para los lectores millennials) con el continuo cambio de nombre. En primer lugar, ¿qué es exactamente Google Workspace?
Google Workspace es la solución de Google creada específicamente para las empresas. Hay cuatro opciones principales de precios disponibles:
- Inicio de la actividad empresarial
- Estándar de Negocios
- Negocios Plus
- Empresa
El caso de uso más común de Google Workspace es configurar una dirección de correo electrónico personalizada, compartir calendarios para programar reuniones a través de Google Hangouts, almacenar archivos en la nube y colaborar en tiempo real en Docs, Sheets y otros documentos.
Ya el plan de inicio del negocio hace posible:
- Crear un dominio de correo electrónico empresarial personalizado
- Facilitar reuniones por vídeo con hasta 100 participantes
- Disponer de 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario
- Proporcionar herramientas de seguridad
Suena bien, pero ¿qué gana su empresa? Estas son las 6 razones principales por las que las herramientas de Google están entre las mejores soluciones disponibles en el mercado:
Google Workspace te hace parecer más profesional y fiable
Piénsalo: ¿es más probable que confíes en alguien que te envía un correo electrónico desde una dirección como ésta?
name.surname@gmail.com
o así:
¿name.surname@companyname.com?
La respuesta es probablemente obvia en este caso. Cuando recibe un correo electrónico de una dirección de empresa personalizada, es mucho más probable que confíe en el remitente. El negocio parece más fiable y serio. Si alguien le envía un mensaje desde un correo electrónico privado, puede sospechar que forma parte de una empresa joven y desorganizada o, en el peor de los casos, que es un estafador.
Con Google Workspace, puedes configurar una dirección de correo electrónico de la empresa por tan solo 6 dólares por usuario al mes. La opción Google Workspace para empresas cuesta 12 dólares al mes y también incluye un montón de almacenamiento en la nube: 1TB si la empresa tiene menos de 5 empleados, ilimitado si es mayor.
Google Workspace es adecuado para todas las empresas, grandes y pequeñas
No importa si tu organización está formada por 5 o 5.000 personas, Google Workspace para empresas seguro que satisface tus necesidades.
Cuando se trata de pequeñas y medianas empresas, Google Workspace es un gran impulso a la productividad. Prepárate para una sorpresa si no has utilizado antes el conjunto de aplicaciones para empresas. Las cosas se pueden poner en marcha cuando se empieza a trabajar con una buena solución basada en la nube. La unidad compartida de Google Workspace, las funciones para compartir archivos y la compatibilidad con los formatos de archivo más comunes (incluidos .docx y .xls) lo convierten en el facilitador de trabajo perfecto para empresas de todas las formas y tamaños.
¿Pero qué pasa con las empresas especialmente grandes? Google Workspace for Business Solutions funciona a las mil maravillas, pero si necesitas amplios controles de seguridad y supervisión de la actividad, Google Workspace Enterprise es exactamente lo que estás buscando. Esta es la suite de aplicaciones más amplia de Google, creada específicamente para grandes empresas. Si quieres saber más sobre su funcionamiento, puedes leer el informe de Forrester Google Workspace. Descubrirá cómo Google Workspace puede ayudarle a ahorrar 21 días por usuario al año (lo que en muchos casos equivale a las vacaciones anuales) y a disminuir el riesgo de violación de datos en más de un 95%. Las cifras hablan por sí solas.
Google Workspace es perfecto para trabajar sobre la marcha
Puede que esta situación le resulte familiar: después de salir de la oficina, recibe un correo electrónico. La tarea está casi terminada, todo lo que necesita es hacer un pequeño cambio en el documento. Una muy pequeña, sólo dos clics, y ya está.
¿Significa esto que tiene que esperar hasta que llegue a casa? ¿O hasta mañana por la mañana?
No lo hace si utilizas Google Workspace: es perfectamente adecuado para trabajar sobre la marcha.
Además de Gmail y Google Calendar, también puedes utilizar Google Docs, Sheets, Slides y otras aplicaciones de Google Workspace en tus dispositivos móviles. Por ejemplo, Google Keep te permite escribir notas mientras vas al trabajo. Puedes recuperar esas ideas más tarde, cuando llegues a tu lugar de trabajo.
Como Google Workspace es una solución basada en la nube, todos tus datos permanecerán perfectamente sincronizados entre dispositivos. Por si fuera poco, Google Workspace está disponible para la gran mayoría de los sistemas operativos, incluidos iOS, Android, Blackberry y Windows Phone.
Google Workspace está hecho para la colaboración
Esto es especialmente importante para los que valoran el trabajo a distancia. Si quieren trabajar juntos en un documento, no es necesario que se sienten uno al lado del otro. Muchos usuarios pueden acceder al mismo archivo y, al mismo tiempo, añadir comentarios, sugerencias y realizar ediciones de inmediato.
¿Suena bien pero un poco genérico? Un buen ejemplo es la colaboración entre un redactor y un editor. El escritor comparte un archivo de Google Docs y el editor puede editar el texto o añadir comentarios y sugerencias para que el escritor los acepte o rechace posteriormente. Así es como se ve en acción:
Además, puedes acceder a todo el historial de revisiones. Volver a la versión anterior o ver los cambios no será un problema. En resumen, Google Workspace te da el control sobre tus archivos y hace que trabajar juntos sea mucho más fácil. Una solución en la que todos ganan, ¿no?
Google Workspace funciona bien para las campañas de correo electrónico saliente
Esta es una característica pequeña, pero puede ser realmente importante para algunos usuarios.
Si te dedicas al marketing por correo electrónico, Google Workspace for Business tiene otra gran ventaja que puede cambiarte la vida. Permite autenticar el correo saliente mediante registros DKIM y SPF. Esto tiene un impacto positivo en sus clasificaciones de spam, lo cual es crucial para obtener buenos índices de entregabilidad y para que las campañas de marketing saliente tengan éxito.
Por último, pero no por ello menos importante, Google Workspace se puede personalizar según tus necesidades
Una de las mejores cosas de Google Workspace es su comunidad dedicada. Siempre puedes buscar una solución en Google Workspace Marketplace para encontrar una solución a un problema concreto. Hay miles de complementos disponibles para todo tipo de campos, desde la administración y la contabilidad hasta las ventas y el marketing.
¿Necesitas un ejemplo? Contactos compartidos para Gmail® es una popular extensión de Google Workspace para compartir listas de contactos dentro de una organización. Es especialmente útil para grandes empresas que trabajan con muchos clientes. También puedes leer más en nuestra publicación del blog sobre los mejores complementos de Google Workspace.
Puntos clave para su empresa
Como puedes ver, Google Workspace tiene una amplia gama de aplicaciones en las empresas. Puede ayudar a mejorar la productividad de su equipo y los procesos de colaboración de muchas maneras diferentes. No es de extrañar que tenga una cuota de mercado de más del 55% en todo el mundo.
Si todavía no utilizas ninguna aplicación basada en la nube en tu empresa, te recomendamos encarecidamente que comiences tu andadura desde Google Workspace. Por otro lado, puedes probar a utilizarlo aunque ya estés acostumbrado a otro sistema. Google ofrece una guía técnica para la transición a Google Workspace para que este proceso sea lo más sencillo posible.
