Las lagunas de comunicación pueden ser habituales en la oficina. Esto afecta a la productividad de los empleados. Además, influye negativamente en el compromiso y el entusiasmo del personal, provocando insatisfacción laboral.
Varios factores, como las diferencias generacionales, las herramientas de comunicación ineficaces e incluso una cultura empresarial poco saludable, contribuyen a los malentendidos. Este artículo pretende dar algunas pistas sobre cómo colmar las lagunas de comunicación en el lugar de trabajo.
Escucha activa
Esperar despreocupadamente el turno de palabra no es una buena práctica de comunicación. La escucha activa requiere que hagas un esfuerzo consciente para oír no sólo las palabras que dice la otra persona.
También debe intentar comprender el mensaje completo que la otra parte intenta transmitir. Parafrasear y repetir lo que se ha dicho ayuda a demostrar que estás captando su idea en lugar de escuchar lo que crees que han dicho.
Otras técnicas de escucha activa son
- Evitar otras actividades durante la conversación.
- Percatarse de las señales no verbales y utilizarlas.
- No juzgar ni aconsejar.
Empatía
La empatía es una muesca mejor que la simpatía. La simpatía surge cuando comprendes las emociones de alguien desde tu propia perspectiva. Por otro lado, la empatía implica sentir sus emociones desde su punto de vista.
Un estudio de 2023 de EY US Consulting muestra que el 87 % de los empleados afirma que la empatía es esencial para fomentar un entorno inclusivo. La inclusión otorga a los empleados un sentimiento de pertenencia. Trasladado al ámbito de la organización, puede conducir a un entorno de trabajo más saludable, con mejores resultados y menor absentismo.
Colaboración y trabajo en equipo
Trabajar eficazmente con los demás para alcanzar objetivos comunes ayuda no sólo al crecimiento de la empresa, sino también al desarrollo personal de los propios empleados.
Compartir información, como la lista de contactos de la empresa, debería ser pan comido. Contar con una aplicación de gestión de contactos fiable ayuda a lograr este objetivo. Otros activos y recursos también deben ser fácilmente accesibles para cualquier persona con suficiente nivel de autorización.
Conocer los comportamientos sociales de cada miembro del equipo, como la forma en que expresan sus ideas, manifiestan sus opiniones y resuelven los conflictos, es esencial para colaborar con eficacia.
Más información: Cómo ayuda la gestión de contactos a la colaboración
Comentarios
Los comentarios de los clientes contribuyen a mejorar el producto. Esto también puede aplicarse para mejorar la cultura intraempresarial.
Preguntar a los empleados su opinión sobre las políticas de la empresa, antiguas o nuevas, ayuda a mejorar el sistema de gestión. Desarrollar una cultura en la que tanto los directivos como las bases estén abiertos a recibir comentarios a cualquier nivel de comunicación es una oportunidad de crecimiento.
Apertura de espíritu
La mentalidad abierta complementa la cultura de la retroalimentación. Estar abierto a las posibilidades te hará avanzar mucho más que descartar todas las ideas que te presenten en el trabajo.
Hablar con compañeros que ya tienen una opinión formada sobre el tema desalienta un ambiente de trabajo acogedor. La capacidad de considerar diversos puntos de vista sin prejuicios ni juicios reservados ayuda a mejorar las relaciones, la creatividad y la capacidad de resolver problemas.
Honestidad
Puede ser difícil encontrar respuestas sinceras en una situación complicada, sobre todo si provoca grandes retrasos o el despilfarro de recursos. Sin embargo, si los empleados saben que la dirección permite que se cometan errores, se sentirán más cómodos si dicen algo que no va bien.
En consecuencia, si el personal ve que la dirección siempre encubre o ignora los problemas en lugar de afrontarlos de frente, puede pensar que está bien hacer lo mismo. Los directivos deben ser abiertos sobre los problemas a los que se enfrentan o los errores cometidos para demostrar que se preocupan y son honestos con los empleados. Esto puede ser de gran ayuda, especialmente para los empleados remotos que no pueden ver lo que ocurre entre bastidores.
Tacto
La honestidad brutal no siempre sirve, de ahí viene el tacto. El tacto se centra en comprender a los demás y ser sensible a sus opiniones, creencias, ideas y sentimientos.
Aprender a transmitir un mensaje directo sin evocar una respuesta emocional desagradable reduce las lagunas de comunicación en la oficina. El tacto va más allá de decir lo correcto, también incluye el momento oportuno. Puede ser útil para dar una noticia difícil, pedir un favor exagerado o hacer una crítica de algún tipo.
Adaptabilidad
Según el Dr. Michael O’Connor, coautor junto con el Dr. Tony Alessandra del libro La Regla de Platino, la adaptabilidad puede considerarse en dos partes. El primero es la flexibilidad, es decir, nuestra voluntad de adaptarnos. La otra es la versatilidad, que es nuestra capacidad de adaptación.
La adaptabilidad no significa necesariamente cambiar de persona. Se trata más bien de ajustar tu enfoque de comunicación para que se adapte mejor a la situación.
Consejos útiles sobre los diferentes estilos de comunicación:
- Personas asertivas: Intenta no interrumpirles. Escucha activamente, mantente alerta y no te distraigas.
- Personas agresivas: Mantenga la calma. Mantenga el contacto visual y no exija conformidad.
- Gente pasiva: Sé directo. Evite descartar ideas inmediatamente. Disponer de herramientas empresariales que les ayuden a abrirse de una manera menos conflictiva.
Más información: Cómo comentar un contacto de Google
- Pasivo-agresivo: Hazle preguntas directas que te ayuden a identificar sus objetivos. Acompaña a otra persona para obtener otra perspectiva de la conversación. Establezca expectativas y límites claros en relación con los resultados esperados.
- Manipulador: Sea directo y persistente, y proyecte confianza y fuerza en su postura. Centrarse en el objetivo
Lenguaje corporal
Comunicar no sólo implica las palabras habladas. El profesor de psicología Albert Mehrabian llegó a especificar en su libro Mensajes silenciosos las cifras en un 55% para el lenguaje corporal, un 38% para el tono de voz y un 7% para la palabra hablada. Hubo algunas impugnaciones de estas cifras, ya que las situaciones pueden variar e incluso la naturaleza psicológica de los oradores no es uniforme.
Sin embargo, sigue siendo importante prestar atención al lenguaje corporal al hablar o escuchar. Los hombros abiertos y relajados y la inclinación hacia delante demuestran que estás comprometido, escuchando de verdad y abierto a ideas, mientras que los brazos cruzados y la inclinación hacia atrás pueden hacerte parecer distante, poco implicado y poco abierto a nuevas formas de hacer las cosas.
Demuestre buena voluntad para evitar lagunas de comunicación
Cuando se debaten cuestiones políticas, puede resultar difícil demostrar buena voluntad. Los debates resultantes pueden acalorarse, y la conversación se vuelve más controvertida. Tanto los directivos como los empleados tienden a perder la objetividad en algún momento.
Utiliza estas estrategias para mostrar buena voluntad durante los debates:
- Sé respetuoso. Aunque no estés de acuerdo con la opinión de otra persona, no hace falta ser despectivo.
- Evite los ataques personales. Si tienes una opinión contraria sobre el tema, céntrate en la cuestión real en lugar de hacer ataques personales contra el orador. Tus reservas sobre las cualificaciones o la profesionalidad de otra persona deben abordarse adecuadamente, pero no deben ser el centro de la discusión.
- Buscar puntos en común. Puede haber áreas de acuerdo en el discurso que merezca la pena destacar. Hazlo para que los participantes puedan guardar las apariencias si consideran que sus puntos de vista difieren de los tuyos.
Presentación
En algunos debates se utilizaron ayudas visuales. Asegúrese de que la presentación ofrece un material claro y atractivo. También debe ser conciso y evitar los párrafos largos. Los esquemas ayudan a seguir la continuidad del tema.
El presentador debe estar bien preparado y acepta preguntas. Mantenga el contacto visual con el público y no se limite a leer las diapositivas.
Claridad en la comunicación escrita
Ahora que la instalación de oficinas remotas es más habitual, la comunicación escrita desempeña un papel más vital que nunca. Los memorandos de oficina, las listas de contactos comerciales actualizadas y otros documentos deben ser fácilmente accesibles para quienes tengan la debida autorización para ello.
Utilice herramientas de archivos compartidos en la nube para reducir los problemas de revisión. Tener varias versiones puede crear confusión, lo que se traduce en estrés y frustración adicionales para el equipo.
La comunicación eficaz es clave para el éxito empresarial. Por lo tanto, un sistema de comunicación competente aumenta la base de conocimientos de su empresa, fomenta una cultura de trabajo en equipo y permite que la colaboración sea pan comido en toda la organización.
Conclusión
Colmar las lagunas de comunicación es crucial para una colaboración eficaz. Al fomentar un diálogo claro y abierto, convergen perspectivas diversas que favorecen el entendimiento y la sinergia. Este proceso requiere escucha activa, empatía y adaptación de los estilos de comunicación, entre otras técnicas mencionadas.
El éxito de los puentes mejora las relaciones, minimiza los malentendidos y cultiva un entorno armonioso que propicia los objetivos compartidos y la innovación.
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