Innerhalb des Büros kann es häufig zu Kommunikationsproblemen kommen. Dies wirkt sich auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Außerdem wirkt sie sich negativ auf das Engagement und den Enthusiasmus der Mitarbeiter aus und führt zu Arbeitsunzufriedenheit.
Verschiedene Faktoren wie Generationsunterschiede, ineffiziente Kommunikationsmittel und sogar eine ungesunde Unternehmenskultur tragen zu Missverständnissen bei. In diesem Artikel sollen einige Hinweise gegeben werden, wie man die Kommunikationslücken am Arbeitsplatz überbrücken kann.
Aktives Zuhören
Lässig zu warten, bis man an der Reihe ist, ist keine gute Kommunikationspraxis. Aktives Zuhören erfordert, dass Sie sich bewusst darum bemühen, nicht nur die Worte Ihres Gesprächspartners zu hören.
Sie sollten auch versuchen, die gesamte Botschaft der anderen Partei zu verstehen. Paraphrasieren und Wiederholen des Gesagten zeigt, dass Sie das Gesagte verstanden haben und nicht das, was Sie glauben, gehört zu haben.
Weitere Techniken des aktiven Zuhörens sind:
- Vermeiden anderer Aktivitäten während des Gesprächs.
- Nonverbale Signale wahrnehmen und nutzen.
- Vorenthaltung von Urteil und Rat.
Einfühlungsvermögen
Empathie ist eine Stufe besser als Sympathie. Sympathie entsteht, wenn Sie die Emotionen einer anderen Person aus Ihrer Perspektive verstehen. Bei der Empathie hingegen geht es darum, ihre Gefühle aus ihrer Sicht zu empfinden.
Eine Studie von EY US Consulting aus dem Jahr 2023 zeigt, dass 87 % der Mitarbeiter Empathie als wesentlich für die Förderung eines integrativen Umfelds ansehen. Die Eingliederung vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit. Auf die Unternehmensebene übertragen, kann dies zu einem gesünderen Arbeitsumfeld mit besseren Ergebnissen und weniger Fehlzeiten führen.
Kollaboration und Teamarbeit
Eine effektive Zusammenarbeit mit anderen, um gemeinsame Ziele zu erreichen, fördert nicht nur das Wachstum des Unternehmens, sondern auch die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter selbst.
Die gemeinsame Nutzung von Informationen, wie z. B. der Geschäftskontaktliste, sollte ein Kinderspiel sein. Eine zuverlässige App zur Kontaktverwaltung hilft, dieses Ziel zu erreichen. Auch andere Mittel und Ressourcen müssen für jeden, der über eine ausreichende Sicherheitsstufe verfügt, leicht zugänglich sein.
Die Kenntnis der sozialen Verhaltensweisen der einzelnen Teammitglieder, z. B. die Art und Weise, wie sie ihre Ideen äußern, ihre Meinung kundtun und Konflikte lösen, ist für eine effektive Zusammenarbeit unerlässlich.
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Rückmeldung
Das Feedback der Kunden trägt zur Verbesserung des Produkts bei. Dies kann auch zur Verbesserung der innerbetrieblichen Kultur eingesetzt werden.
Die Befragung der Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu den alten oder neuen Unternehmensrichtlinien trägt zur Verbesserung des Managementsystems bei. Die Entwicklung einer Kultur, in der Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen offen für Feedback auf allen Kommunikationsebenen sind, ist eine Chance für Wachstum.
Aufgeschlossenheit
Aufgeschlossenheit ergänzt die Feedback-Kultur. Wenn Sie offen für Möglichkeiten sind, kommen Sie viel weiter, als wenn Sie jede Idee, die Ihnen bei der Arbeit vorgelegt wird, abtun.
Gespräche mit Kollegen, die sich bereits eine Meinung über das Thema gebildet haben, wirken sich nicht positiv auf das Arbeitsklima aus. Die Fähigkeit, verschiedene Standpunkte unvoreingenommen und ohne Vorbehalte zu betrachten, trägt zur Verbesserung der Beziehungen, der Kreativität und der Problemlösungsfähigkeit bei.
Ehrlichkeit
Es kann schwierig sein, in einer verfahrenen Situation ehrliche Antworten zu finden, vor allem, wenn dies zu großen Verzögerungen oder einer Verschwendung von Ressourcen führt. Wenn die Mitarbeiter jedoch wissen, dass die Unternehmensleitung Fehler verzeiht, werden sie sich wohler fühlen, wenn sie sich melden, wenn etwas nicht in Ordnung ist.
Wenn die Mitarbeiter sehen, dass die Unternehmensleitung Probleme immer wieder vertuscht oder ignoriert, anstatt sie direkt anzugehen, könnten sie denken, dass es in Ordnung ist, dasselbe zu tun. Manager müssen offen über Probleme oder Fehler sprechen, um zu zeigen, dass sie sich um ihre Mitarbeiter kümmern und ehrlich sind. Dies kann sehr hilfreich sein, vor allem für externe Mitarbeiter, die möglicherweise nicht sehen, was hinter den Kulissen vor sich geht.
Fingerspitzengefühl
Brutale Ehrlichkeit ist nicht immer hilfreich, daher kommt Taktgefühl. Beim Taktgefühl geht es darum, andere Menschen zu verstehen und für ihre Meinungen, Überzeugungen, Ideen und Gefühle empfänglich zu sein.
Wenn Sie lernen, wie Sie eine direkte Botschaft übermitteln können, ohne eine unangenehme emotionale Reaktion hervorzurufen, können Sie die Kommunikationslücken im Büro verringern. Taktgefühl bedeutet nicht nur, das Richtige zu sagen, sondern auch das richtige Timing. Sie kann nützlich sein, wenn man schwierige Nachrichten überbringt, um einen übertriebenen Gefallen bittet oder eine Art Kritik übt.
Anpassungsfähigkeit
Laut Dr. Michael O’Connor, der zusammen mit Dr. Tony Alessandra das Buch The Platinum Rule verfasst hat, kann die Anpassungsfähigkeit in zwei Teilen betrachtet werden. Die erste ist die Flexibilität, d. h. unsere Bereitschaft, uns anzupassen. Die andere ist die Vielseitigkeit, d. h. unsere Fähigkeit, uns anzupassen.
Anpassungsfähigkeit bedeutet nicht zwangsläufig, dass man sich selbst verändert. Es geht eher darum, Ihren Kommunikationsansatz an die jeweilige Situation anzupassen.
Nützliche Hinweise zu den verschiedenen Kommunikationsstilen:
- Durchsetzungsfähige Menschen: Versuchen Sie, sie nicht zu unterbrechen. Hören Sie aktiv zu, seien Sie aufmerksam und lassen Sie sich nicht ablenken.
- Aggressive Menschen: Bleiben Sie ruhig. Halten Sie Augenkontakt und verlangen Sie nicht, dass man Ihnen gehorcht.
- Passive Menschen: Seien Sie direkt. Vermeiden Sie es, Ideen sofort zu verwerfen. Sie verfügen über Geschäftsinstrumente, die ihnen helfen, sich auf weniger konfrontative Weise zu öffnen.
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- Passiv-aggressiv: Stellen Sie direkte Fragen, um seine Ziele zu ermitteln. Schließen Sie sich einer anderen Person an, um einen anderen Blickwinkel auf das Gespräch zu erhalten. Setzen Sie klare Erwartungen und Grenzen hinsichtlich der erwarteten Ergebnisse.
- Manipulativ: Seien Sie direkt und hartnäckig und zeigen Sie Selbstvertrauen und Stärke in Ihrem Auftreten. Das Ziel im Auge behalten
Körpersprache
Zur Kommunikation gehört nicht nur das gesprochene Wort. Der Psychologieprofessor Albert Mehrabian gibt in seinem Buch “Silent Messages” sogar an, dass 55 % auf die Körpersprache, 38 % auf den Tonfall und 7 % auf das gesprochene Wort entfallen. Diese Zahlen waren nicht unumstritten, da die Situationen unterschiedlich sein können und auch die psychologische Natur der Sprecher nicht einheitlich ist.
Dennoch ist es wichtig, beim Sprechen oder Zuhören auf Ihre Körpersprache zu achten. Offene, entspannte Schultern und nach vorne gelehnt zeigen, dass Sie sich engagieren, wirklich zuhören und offen für Ideen sind, wohingegen verschränkte Arme und Zurücklehnen den Eindruck erwecken können, dass Sie distanziert, unbeteiligt und nicht offen für neue Wege sind, Dinge zu tun.
Guten Willen zeigen, um Kommunikationslücken zu vermeiden
Bei der Erörterung politischer Fragen kann es eine Herausforderung sein, guten Willen zu zeigen. Die daraus resultierenden Debatten können hitzig werden, und das Gespräch wird kontroverser. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter neigen dazu, irgendwann die Objektivität zu verlieren.
Nutzen Sie diese Strategien, um bei Debatten guten Willen zu zeigen:
- Seien Sie respektvoll. Auch wenn Sie mit der Meinung einer anderen Person nicht einverstanden sind, müssen Sie nicht abweisend sein.
- Vermeiden Sie persönliche Angriffe. Wenn Sie eine gegenteilige Meinung zum Thema haben, konzentrieren Sie sich auf das eigentliche Thema, anstatt persönliche Angriffe gegen den Redner zu unternehmen. Ihre Vorbehalte gegenüber den Qualifikationen oder der Professionalität einer anderen Person müssen angemessen angesprochen werden, sollten aber nicht im Mittelpunkt der Diskussion stehen.
- Suchen Sie eine gemeinsame Basis. Es mag Bereiche geben, in denen der Diskurs übereinstimmt und die es wert sind, hervorgehoben zu werden. So können die Teilnehmer ihr Gesicht wahren, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Ansichten nicht mit den Ihren übereinstimmen.
Präsentation
Bei einigen Diskussionen wurden visuelle Hilfsmittel eingesetzt. Stellen Sie sicher, dass die Präsentation klare und ansprechende Inhalte liefert. Außerdem sollte er kurz und prägnant sein und lange Absätze vermeiden. Gliederungen helfen, den Überblick über die Kontinuität des Themas zu behalten.
Der Vortragende muss gut vorbereitet sein und ist offen für Fragen. Halten Sie Blickkontakt mit dem Publikum und lesen Sie nicht nur die Folien ab.
Klarheit in der schriftlichen Kommunikation
In der heutigen Zeit, in der Remote-Büros immer häufiger eingerichtet werden, spielt die schriftliche Kommunikation eine wichtigere Rolle als je zuvor. Büromemos, aktualisierte Listen mit Geschäftskontakten und andere Dokumente müssen denjenigen leicht zugänglich sein, die die entsprechende Berechtigung dazu haben.
Nutzen Sie Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dateien in der Cloud, um Probleme bei der Überarbeitung zu vermeiden. Mehrere Versionen können Verwirrung stiften, was zu zusätzlichem Stress und Frustration im Team führt.
Wirksame Kommunikation ist ein Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg. Ein kompetentes Kommunikationssystem erhöht daher die Wissensbasis Ihres Unternehmens, fördert eine Kultur der Teamarbeit und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Schlussfolgerung
Die Überbrückung der Kommunikationslücken ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit. Durch die Förderung eines klaren und offenen Dialogs kommen verschiedene Perspektiven zusammen, was zu Verständnis und Synergie führt. Dieser Prozess erfordert u. a. aktives Zuhören, Einfühlungsvermögen und die Anpassung des Kommunikationsstils an die oben genannten Techniken.
Erfolgreiches Bridging verbessert die Beziehungen, minimiert Missverständnisse und schafft ein harmonisches Umfeld, das gemeinsame Ziele und Innovationen fördert.
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