Les lacunes en matière de communication peuvent être fréquentes au sein du bureau. Cela affecte la productivité des employés. En outre, elle influence négativement l’engagement et l’enthousiasme du personnel, ce qui conduit à l’insatisfaction au travail.
Plusieurs facteurs tels que les différences générationnelles, les outils de communication inefficaces et même une culture d’entreprise malsaine contribuent aux malentendus. Cet article a pour but de donner quelques conseils sur la manière de combler les lacunes en matière de communication sur le lieu de travail.
L’écoute active
Attendre nonchalamment son tour de parole n’est pas une bonne pratique de communication. L’écoute active exige que vous fassiez un effort conscient pour entendre non seulement les mots que l’autre personne prononce.
Vous devez également vous efforcer de comprendre l’intégralité du message que l’autre partie essaie de transmettre. Paraphraser et répéter ce qui a été dit permet de montrer que vous saisissez leur notion plutôt que d’entendre ce que vous pensez qu’ils ont dit.
Parmi les autres techniques d’écoute active, citons
- Éviter d’autres activités pendant la conversation.
- Remarquer et utiliser les signaux non verbaux.
- Refuser de juger et de conseiller.
Empathie
L’empathie est un cran au-dessus de la sympathie. La sympathie se manifeste lorsque vous comprenez les émotions de quelqu’un de votre point de vue. D’autre part, l’empathie consiste à ressentir leurs émotions de leur point de vue.
Une étude réalisée en 2023 par EY US Consulting montre que 87 % des employés déclarent que l’empathie est essentielle pour favoriser un environnement inclusif. L’inclusion donne aux employés un sentiment d’appartenance. Transposée au niveau de l’organisation, elle peut conduire à un environnement de travail plus sain, avec de meilleurs résultats et une réduction de l’absentéisme.
Collaboration et travail d’équipe
Travailler efficacement avec d’autres pour atteindre des objectifs communs contribue non seulement à la croissance de l’entreprise, mais aussi au développement personnel des employés eux-mêmes.
Le partage d’informations, comme la liste des contacts professionnels, devrait être un jeu d’enfant. Une application de gestion des contacts fiable permet d’atteindre cet objectif. D’autres biens et ressources doivent également être facilement accessibles à toute personne disposant d’un niveau d’habilitation suffisant.
Connaître les comportements sociaux de chaque membre de l’équipe, comme la façon dont ils expriment leurs idées, leurs opinions et résolvent les conflits, est essentiel pour collaborer efficacement.
En savoir plus : Comment la gestion des contacts facilite la collaboration
Retour d’information
Le retour d’information des clients contribue à l’amélioration du produit. Cela peut également s’appliquer à l’amélioration de la culture intra-entreprise.
Demander aux employés leur avis sur les politiques de l’entreprise, anciennes ou nouvelles, permet d’améliorer le système de gestion. Le développement d’une culture dans laquelle les cadres et les employés sont ouverts au retour d’information à tous les niveaux de communication constitue une opportunité de croissance.
Ouverture d’esprit
L’ouverture d’esprit complète la culture du retour d’information. L’ouverture aux possibilités vous permettra d’aller beaucoup plus loin que le rejet de toutes les idées qui vous sont présentées au travail.
Parler avec des collègues qui ont déjà une idée arrêtée sur le sujet décourage l’instauration d’un environnement de travail accueillant. La capacité à prendre en compte différents points de vue sans parti pris ni jugement réservé permet d’améliorer les relations, la créativité et les compétences en matière de résolution de problèmes.
Honnêteté
Il peut être difficile de trouver des réponses honnêtes dans une situation confuse, surtout si elle entraîne des retards importants ou un gaspillage de ressources. Toutefois, si les employés savent que la direction leur accorde une certaine marge de manœuvre, ils se sentiront plus à l’aise pour signaler un problème.
Par conséquent, si le personnel voit que la direction couvre ou ignore toujours les problèmes au lieu de les affronter, il peut penser qu’il est normal de faire de même. Les dirigeants doivent être ouverts aux problèmes qu’ils rencontrent ou aux erreurs commises pour montrer qu’ils se soucient des employés et qu’ils sont honnêtes avec eux. Cela peut s’avérer très utile, en particulier pour les employés éloignés qui ne peuvent pas voir ce qui se passe en coulisses.
Le tact
L’honnêteté brutale ne sert pas toujours, d’où le tact. Le tact est axé sur la compréhension des autres et la sensibilité à leurs opinions, croyances, idées et sentiments.
Apprendre à transmettre un message direct sans susciter de réaction émotionnelle désagréable permet de réduire les écarts de communication au bureau. Le tact ne consiste pas seulement à dire ce qu’il faut, mais aussi à choisir le bon moment. Elle peut être utile pour annoncer une nouvelle difficile, demander une faveur exagérée ou faire une critique.
Adaptabilité
Selon le Dr Michael O’Connor, co-auteur avec le Dr Tony Alessandra du livre The Platinum Rule, la capacité d’adaptation peut être considérée en deux parties. La première est la flexibilité, c’est-à-dire notre volonté de nous adapter. L’autre est la polyvalence, c’est-à-dire notre capacité d’adaptation.
La capacité d’adaptation ne signifie pas nécessairement que l’on change ce que l’on est. Il s’agit plutôt d’adapter votre approche de la communication à la situation.
Des conseils utiles sur les différents styles de communication :
- Les personnes assertives: Essayez de ne pas les interrompre. Écoutez activement, restez vigilant et ne vous laissez pas distraire.
- Personnes agressives: Restez calme. Maintenez le contact visuel et n’exigez pas que l’on vous obéisse.
- Les personnes passives: Soyez direct. Évitez de rejeter les idées immédiatement. Disposer d’outils commerciaux pour les aider à s’ouvrir d’une manière moins conflictuelle.
En savoir plus : Comment commenter un contact Google
- Passif-agressif: Posez des questions directes pour l’aider à identifier ses objectifs. Accompagnez une autre personne pour avoir un autre point de vue sur la conversation. Fixer des attentes et des limites claires en ce qui concerne les résultats escomptés.
- Manipulateur: Soyez direct et persistant, et projetez de l’assurance et de la force dans votre position. Rester concentré sur l’objectif
Langage corporel
La communication ne se limite pas aux mots. Le professeur de psychologie Albert Mehrabian a même précisé dans son livre, Silent Messages, que les chiffres étaient de 55 % pour le langage corporel, 38 % pour le ton de la voix et 7 % pour la parole. Ces chiffres ont été contestés car les situations peuvent varier et même la nature psychologique des intervenants n’est pas uniforme.
Cependant, il est toujours important de faire attention à son langage corporel lorsque l’on parle ou que l’on écoute. Des épaules ouvertes et détendues et une position penchée en avant montrent que vous êtes engagé, que vous écoutez vraiment et que vous êtes ouvert aux idées, alors que des bras croisés et une position penchée en arrière peuvent donner l’impression que vous êtes distant, que vous n’êtes pas impliqué et que vous n’êtes pas ouvert à de nouvelles façons de faire les choses.
Faire preuve de bonne volonté pour éviter les problèmes de communication
Lorsque l’on discute de questions politiques, il peut être difficile de faire preuve de bonne volonté. Les débats qui en résultent peuvent devenir houleux et la conversation devient plus controversée. La direction et les employés ont tendance à perdre leur objectivité à un moment ou à un autre.
Utilisez ces stratégies pour faire preuve de bonne volonté pendant les débats :
- Soyez respectueux. Même si vous n’êtes pas d’accord avec l’opinion d’une autre personne, il n’est pas nécessaire d’être méprisant.
- Évitez les attaques personnelles. Si vous avez une opinion divergente sur le sujet, concentrez-vous sur la question plutôt que de lancer des attaques personnelles contre l’orateur. Vos réserves concernant les qualifications ou le professionnalisme d’une autre personne doivent être abordées de manière appropriée, mais ne doivent pas être au centre de la discussion.
- Chercher un terrain d’entente. Il peut y avoir des points d’accord dans le discours qui méritent d’être soulignés. Cela permet aux participants de sauver la face s’ils estiment que leur point de vue est différent du vôtre.
Présentation
Certaines discussions se sont appuyées sur des supports visuels. Veiller à ce que la présentation soit claire et attrayante. Il doit également être concis et éviter les longs paragraphes. Les schémas permettent de suivre la continuité du sujet.
Le présentateur doit être bien préparé et se montrer ouvert aux questions. Gardez le contact visuel avec le public et ne vous contentez pas de lire les diapositives.
Clarté de la communication écrite
À l’heure où les bureaux à distance sont de plus en plus courants, la communication écrite joue un rôle plus vital que jamais. Les notes de service, les listes de contacts professionnels mises à jour et les autres documents doivent être facilement accessibles aux personnes dûment autorisées.
Utiliser des outils de partage de fichiers en nuage pour réduire les problèmes de révision. Le fait d’avoir plusieurs versions peut créer de la confusion, ce qui entraîne un surcroît de stress et de frustration pour l’équipe.
Une communication efficace est la clé de la réussite d’une entreprise. Par conséquent, un système de communication compétent augmente la base de connaissances de votre entreprise, favorise une culture du travail d’équipe et permet une collaboration aisée dans toute l’organisation.
Conclusion
Pour une collaboration efficace, il est essentiel de combler les lacunes en matière de communication. En favorisant un dialogue clair et ouvert, les différentes perspectives convergent, ce qui favorise la compréhension et la synergie. Ce processus nécessite une écoute active, de l’empathie et l’adaptation des styles de communication, parmi d’autres techniques mentionnées ci-dessus.
Un rapprochement réussi améliore les relations, minimise les malentendus et cultive un environnement harmonieux propice aux objectifs communs et à l’innovation.
- Responsabiliser les employés : Les avantages des informations de contact gérées par l’utilisateur dans LDAP
- Comment créer un groupe contenant tous les membres de votre organisation ?
- Comment la technologie contribue à la croissance des petites entreprises
