La gestion de tous les contacts dans les écoles ou les établissements d’enseignement demande beaucoup de travail. Vous devez vous assurer que les adresses électroniques, les numéros de téléphone et les autres coordonnées des étudiants sont à jour. Mais il ne s’agit pas seulement de la base de données des étudiants, mais aussi de celle de leurs parents ou tuteurs. En outre, l’ensemble du corps enseignant, du personnel et des autres parties prenantes.
Pour que tout se passe bien, votre établissement d’enseignement – qu’il s’agisse d’une école K12, d’une université, d’un district scolaire ou d’un club – devrait envisager une solution de gestion des contacts appropriée qui permette aux enseignants, aux instructeurs et au personnel de gagner du temps sur le travail manuel et de se concentrer sur l’aspect le plus important de leur travail : l’enseignement.
Si vous n’êtes pas sûr de la marche à suivre, nous pouvons vous aider ! Passons en revue les problèmes les plus courants liés à la gestion des contacts dans Google Workspace pour l’éducation, et voyons comment les résoudre.
Défis communs aux établissements d’enseignement, y compris K12, les districts scolaires et les universités
L’information se perd lorsqu’il n’y a pas de base de données centralisée des contacts.
Les écoles et les institutions qui utilisent Google Workspace for Education ont un problème avec la gestion des contacts. Ils ont du mal à organiser en fonction de leurs classes les coordonnées volumineuses des élèves et, par extension, de leurs parents. Ils rencontrent ce problème parce que Google Workspace ne permet pas aux utilisateurs de partager des groupes de contacts avec qui que ce soit.
En outre, le partage avec plusieurs personnes crée des problèmes à long terme, car certaines informations sont privées et confidentielles.
Par exemple, les élèves ne peuvent pas connaître certaines informations sur les autres élèves. Les personnes qui gèrent la base de données doivent donc prendre des précautions supplémentaires pour s’assurer que toutes les informations privées sont traitées avec soin.
Vous pouvez créer des listes de contacts (aussi appelées étiquettes) dans Google Workspace pour l’éducation. Malheureusement, vous ne pouvez pas partager ces listes de contacts comme le font les utilisateurs de CRM. En effet, Google Workspace for Education ne dispose d’aucune fonctionnalité de partage intégrée. Chaque utilisateur doit créer individuellement ses propres étiquettes. Ainsi, lorsqu’un utilisateur met à jour des informations de contact particulières, il ne met pas à jour les autres étiquettes des appareils des autres utilisateurs. Tous les autres utilisateurs doivent mettre à jour leurs coordonnées séparément.
Pour en savoir plus sur la création d’étiquettes, cliquez ici.
Prenons un exemple simple. Si un nouvel élève s’inscrit en milieu d’année, chaque enseignant et membre du personnel doit mettre à jour sa liste séparément. Quel cauchemar administratif !
Pour ajouter au mélange, la pandémie a fait apparaître de nouvelles technologies liées à l’enseignement à distance, ce qui a alors introduit une nouvelle série de problèmes de communication, car il n’y a pas de base de données centralisée pour centraliser les coordonnées des étudiants.
La solution
Être capable de collaborer et de se tenir au courant des informations confidentielles concernant les élèves est une partie cruciale du travail d’un enseignant.
Ainsi, ils peuvent mieux comprendre la situation de leurs élèves et les soutenir en conséquence. Les enseignants peuvent perdre un peu de lucidité lorsqu’ils ne se rencontrent pas pour les pauses café. Ce n’est pas une situation idéale.
Lorsque chacun stocke les informations séparément et que les enseignants, les professeurs et les autres membres du personnel ne se rencontrent pas forcément en permanence, ils peuvent ne pas connaître certaines informations sur leurs élèves.
Shared Contacts for Gmail® permet à tout le personnel de laisser des commentaires sur les fiches de contact des élèves afin de se tenir au courant de tout ce qui se passe avec les élèves.
Les niveaux de confidentialité doivent être pris en compte
Dans Google Workspace pour l’éducation, il y a le répertoire principal des e-mails et autres informations de contact de tous les utilisateurs. Dans ce répertoire, les informations sont rassemblées au même endroit sans aucune séparation.
Ainsi, un établissement d’enseignement comme une université disposera d’une liste de milliers de personnes réunies en un seul endroit, le répertoire Google Workspace.
Cela ne fonctionne donc pas bien lorsque certaines informations doivent être confidentielles – par exemple, la liste des fournisseurs ou l’adresse personnelle d’un professeur.
Vous ne pouvez pas simplement partager le répertoire principal avec tous les élèves car ils auront automatiquement accès à toutes les informations de ce répertoire.
Au lieu de cela, vous devez être en mesure 1) d’organiser les différentes personnes dans différentes listes, 2) de donner des autorisations d’accès à certaines personnes, et 3) de rendre certains champs visibles uniquement pour certaines personnes.
Et à cette fin, Google Workspace for Education est un outil limité.
Des technologies différentes entraînent de nouveaux défis
Pour ajouter au mélange, les éducateurs utilisent beaucoup d’outils dans les salles de classe. Cela se produit notamment dans des environnements éloignés ainsi que dans des circonstances normales.
Si vous utilisez un outil comme Zoom et que vous souhaitez inviter une classe entière à une réunion Zoom, vous ne pouvez pas facilement le faire sans une base de données de contacts appropriée.
Avec un outil tel que Shared Contacts for Gmail®, vous pouvez facilement envoyer une invitation à l’ensemble d’une étiquette ou d’une liste de contacts, quel que soit l’outil que vous utilisez.
Peut-être votre établissement d’enseignement utilise-t-il un téléphone IP. Il ne fonctionnerait pas correctement si les contacts sont stockés séparément sur chacun des cent appareils des professeurs. Vous devez disposer d’une base de données de contacts centralisée pour cela.
Les situations mentionnées ci-dessus définissent pourquoi les institutions éducatives ont besoin d’une base de contact unique synchronisée. De plus, la synchronisation avec leurs utilisateurs, applications et appareils en fonction de leurs autorisations. Cela permet d’éviter de chercher – ou de manquer – des informations.
Ne perdez jamais vos coordonnées
Ensuite, il ne faut pas perdre les informations relatives aux contacts, et vous devez vous assurer que vous avez la possibilité de restaurer les contacts perdus.
Sans un système de gestion des contacts approprié, vous ne pouvez pas restaurer facilement les contacts perdus, et vous risquez de supprimer accidentellement toutes les informations sans jamais pouvoir les retrouver.
Avec Contacts partagés pour Gmail®, vous pouvez choisir d’archiver – ou de supprimer définitivement – certains de vos carnets d’adresses chaque année ou chaque semestre.
En savoir plus : Gestionnaire de contacts partagés pour Google pour l’éducation
Comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de votre espace de travail Google pour l’éducation ?
Shared Contacts for Gmail® est la solution de gestion des contacts idéale pour Google Workspace for Education. Il s’agit d’un outil basé sur le cloud computing conçu pour vous aider à résoudre vos problèmes de gestion des contacts.
Il fournit aux enseignants, professeurs et autres personnels un carnet d’adresses centralisé et collaboratif, organisé par classes ou autres catégories. De plus, cette application se synchronise parfaitement avec leurs outils Google Workspace, leurs appareils mobiles et d’autres applications tierces qu’ils utilisent au quotidien.
Comment démarrer avec les Contacts partagés pour Gmail®:
✅ Organisez vos contacts en listes ou en étiquettes
✅ Partager les listes avec les groupes de personnes concernés (avec les autorisations et les permissions d’accès pertinentes).
✅ Définir quelles informations sont confidentielles (par exemple, les numéros de téléphone personnels des enseignants, etc.)
✅ Encouragez votre personnel à ajouter des commentaires et à collaborer en utilisant la carte de contact centralisée. Ainsi, tout le monde dispose du même niveau d’information.
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