Kontaktverwaltung in Google Workspace für Bildung

Die Verwaltung aller Kontakte in Schulen oder Bildungseinrichtungen ist mit viel Arbeit verbunden. Sie müssen sicherstellen, dass die E-Mail-Anzeigen, Telefonnummern und anderen Kontaktdaten der Studierenden auf dem neuesten Stand sind. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um die Datenbank der Schüler, sondern auch um die ihrer Eltern oder Erziehungsberechtigten. Darüber hinaus auch die gesamte Fakultät, das Personal und andere Beteiligte.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollte Ihre Bildungseinrichtung – sei es eine K12-Schule, eine Universität, ein Schulbezirk oder ein Verein – eine geeignete Kontaktmanagementlösung in Betracht ziehen, die es den Lehrern, Ausbildern und Mitarbeitern ermöglicht, Zeit für manuelle Arbeiten zu sparen und sich auf den wichtigsten Aspekt ihrer Arbeit zu konzentrieren: den Unterricht.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen, können wir Ihnen helfen! Gehen wir die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der Kontaktverwaltung in Google Workspace for Education durch und sehen wir uns an, wie sie gelöst werden können.

Gemeinsame Herausforderungen für Bildungseinrichtungen wie K12, Schulbezirke und Universitäten

Informationen gehen verloren, wenn es keine zentralisierte Kontaktdatenbank gibt

Schulen und Institutionen, die Google Workspace for Education verwenden, haben ein Problem mit der Kontaktverwaltung. Sie haben Schwierigkeiten, die umfangreichen Kontaktinformationen der Schüler und damit auch der Eltern für ihre Klassen zu organisieren. Dieses Problem tritt auf, weil Google Workspace den Nutzern nicht erlaubt, Kontaktgruppen mit anderen zu teilen.

Außerdem führt die Weitergabe an mehrere Personen langfristig zu Problemen, da einige Informationen privat und vertraulich sind.

So können die Schüler beispielsweise bestimmte Informationen über andere Schüler nicht erfahren. Diejenigen, die die Datenbank verwalten, müssen daher besondere Vorsichtsmaßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass alle privaten Informationen mit Sorgfalt behandelt werden.

Sie können in Google Workspace for Education Kontaktlisten (auch Labels genannt) erstellen. Leider können Sie diese Kontaktlisten nicht gemeinsam nutzen, wie es CRM-Benutzer tun. Das liegt daran, dass Google Workspace for Education keine integrierte Freigabefunktion hat. Jeder Benutzer muss seine eigenen Etiketten selbst erstellen. Wenn also ein Benutzer bestimmte Kontaktinformationen aktualisiert, werden die anderen Kennzeichnungen auf den Geräten anderer Benutzer nicht aktualisiert. Alle anderen Benutzer müssen die Kontaktangaben separat aktualisieren.

Lesen Sie hier mehr über die Erstellung von Etiketten .

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an. Wenn ein neuer Schüler in der Mitte des Jahres hinzukommt, muss jeder Lehrer und jedes Personalmitglied seine individuelle Liste separat aktualisieren. Was für ein Verwaltungsalptraum!

Hinzu kommt, dass die Pandemie neue Technologien für den Fernunterricht mit sich brachte, was wiederum eine Reihe neuer Kommunikationsprobleme mit sich brachte, da es keine zentrale Datenbank für die Kontaktdaten der Studenten gibt.

Die Lösung

Die Fähigkeit, zusammenzuarbeiten und sich über vertrauliche Informationen über Schüler auf dem Laufenden zu halten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Lehrers.

Auf diese Weise können sie die Situation ihrer Schüler besser verstehen und sie entsprechend unterstützen. Die Lehrkräfte könnten den Überblick verlieren, wenn sie sich nicht zur Kaffeepause treffen. Das ist keine ideale Situation.

Wenn jeder Informationen getrennt speichert und Lehrer, Professoren und andere Mitarbeiter sich nicht unbedingt ständig persönlich treffen, kennen sie möglicherweise bestimmte Informationen über ihre Schüler nicht.

Shared Contacts for Gmail® ermöglicht es allen Mitarbeitern, Kommentare auf den Kontaktkarten der Schüler zu hinterlassen, um über alles, was mit den Schülern passiert, auf dem Laufenden zu bleiben.

Der Grad der Vertraulichkeit muss berücksichtigt werden

In Google Workspace for Education befindet sich das Hauptverzeichnis mit den E-Mails und anderen Kontaktinformationen aller Nutzer. In diesem Verzeichnis werden die Informationen an ein und demselben Ort gesammelt, ohne dass eine Trennung erfolgt.

Ein Bildungsinstitut wie eine Universität wird also eine Liste mit Tausenden von Personen an einem Ort haben, dem Google Workspace-Verzeichnis.

Dies funktioniert jedoch nicht gut, wenn einige der Informationen vertraulich sein müssen – zum Beispiel die Liste der Lieferanten oder die persönliche Adresse eines Professors.

Sie können nicht einfach das Hauptverzeichnis für alle Schüler freigeben, da diese dann automatisch Zugriff auf alle Informationen in diesem Verzeichnis haben.

Stattdessen müssen Sie in der Lage sein, 1) die verschiedenen Personen in verschiedenen Listen zu organisieren, 2) bestimmten Personen Zugriffsrechte zu erteilen und 3) bestimmte Felder nur für bestimmte Personen sichtbar zu machen.

Und für diesen Zweck ist Google Workspace for Education ein begrenztes Werkzeug.

Unterschiedliche Technologien bringen neue Herausforderungen mit sich

Hinzu kommt, dass Pädagogen in den Klassenzimmern eine Vielzahl von Hilfsmitteln verwenden. Dies ist vor allem in abgelegenen Gebieten und unter normalen Umständen der Fall.

Wenn Sie ein Tool wie Zoom verwenden und eine ganze Klasse zu einem Zoom-Meeting einladen möchten, können Sie das ohne eine geeignete Kontaktdatenbank nicht ohne weiteres tun.

Mit einem Tool wie Shared Contacts for Gmail® können Sie ganz einfach eine Einladung an ein ganzes Kontakt-Label oder eine ganze Liste über jedes von Ihnen verwendete Tool senden.

Vielleicht verwendet Ihre Bildungseinrichtung ein IP-Telefon. Es würde nicht richtig funktionieren, wenn die Kontakte auf jedem der hundert Geräte der Professoren getrennt gespeichert wären. Hierfür benötigen Sie eine zentrale Kontaktdatenbank.

Die oben genannten Situationen sind der Grund, warum Bildungseinrichtungen eine synchronisierte Kontaktbasis benötigen. Darüber hinaus ist die Synchronisierung mit ihren Benutzern, Apps und Geräten entsprechend ihrer Berechtigungen möglich. Dies erspart die mühsame Suche nach – oder das Fehlen von – Informationen.

Niemals Kontaktinformationen verlieren

Außerdem möchte man keine Kontaktdaten verlieren, und man muss sicherstellen, dass man verlorene Kontakte wiederherstellen kann.

Ohne ein geeignetes Kontaktverwaltungssystem können Sie verlorene Kontakte nicht ohne Weiteres wiederherstellen, und es besteht die Gefahr, dass Sie versehentlich alle Informationen löschen, ohne sie jemals wiederfinden zu können.

Mit Shared Contacts for Gmail® können Sie wählen, ob Sie einige Ihrer Adressbücher jedes Jahr oder jedes Semester archivieren – oder dauerhaft löschen möchten.

Lesen Sie mehr: Manager für gemeinsam genutzte Kontakte für Google for Education

Wie können Sie Ihren Google Workspace for Education optimal nutzen?

Shared Contacts for Gmail® ist die perfekte Kontaktverwaltungslösung für Google Workspace for Education. Es handelt sich um ein cloudbasiertes Tool, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Kontakte unterstützt.

Es bietet Lehrern, Professoren und anderen Mitarbeitern ein zentrales, gemeinsames Adressbuch, das nach Klassen oder anderen Kategorien organisiert ist. Darüber hinaus lässt sich diese App perfekt mit ihren Google Workspace-Tools, ihren mobilen Geräten und anderen Apps von Drittanbietern synchronisieren, die sie täglich nutzen.

So beginnen Sie mit Shared Contacts für Gmail®:

✅ Organisieren Sie Ihre Kontakte in Listen oder Etiketten

✅ Teilen Sie die Listen mit den entsprechenden Personengruppen (mit den entsprechenden Berechtigungen und Zugriffsberechtigungen)

✅ Legen Sie fest, welche Informationen vertraulich sind (z. B. persönliche Telefonnummern von Lehrern usw.)

✅ Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Kommentare hinzuzufügen und über die zentrale Kontaktkarte zusammenzuarbeiten. So haben alle den gleichen Informationsstand.

Lesen Sie mehr: Google Workspace für Bildung

Versuchen Sie es jetzt
Holen Sie sich jetzt Ihre 15-tägige kostenlose Testversion!

Verwandte Beiträge

5 Schritte zur Verbesserung der Buchhaltung Ihres Unternehmens

Als Unternehmer und Manager bringt ein gutes System für Ihre Buchhaltung eine Menge zusätzlicher Sicherheit. Das heißt, zu wissen, wie sich Ihre Gewinne entwickeln, welche Ausgaben am wichtigsten sind, was wann bezahlt werden muss, ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung. Auf diese Weise haben Sie eine bessere Vorstellung von Ihrer finanziellen Situation und davon, was […]

Mehr lesen

Ist es sicher, meine Kontakte freizugeben?

Der Austausch von Kontakten ist sicher, wenn er über einen sicheren Kanal und mit vertrauenswürdigen Personen erfolgt. Andernfalls kann es zu einer Katastrophe kommen. Der unbefugte Zugriff auf Ihre Kontaktliste kann zu Phishing-Aktivitäten führen, die weiteren Betrügereien Tür und Tor öffnen. Außerdem haben Sie vielleicht eine umfangreiche Kundenliste, zu der Sie nicht möchten, dass Ihre […]

Mehr lesen

Einführung der Sofortsynchronisierung für gemeinsam genutzte Kontakte für Gmail®

Im Informationszeitalter ist fast alles schnelllebig. Die Technologie spielte in diesem Umfeld eine große Rolle. Der Datenaustausch steht an erster Stelle in dem Bereich, in dem es auf Geschwindigkeit ankommt. Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, hat Shared Contacts for Gmail® die App aktualisiert, um eine sofortige Synchronisierung der freigegebenen Kontakte zu ermöglichen. Bei […]

Mehr lesen

So greifen Sie von überall auf Ihre Google Workspace LDAP-Kontakte zu

Die Probleme, mit denen Mitarbeiter konfrontiert sind, wenn sie nicht auf die Verzeichniskontakte ihres Unternehmens zugreifen können, und wie sie von unterwegs auf LDAP-Server zugreifen und diese aktualisieren können.

Mehr lesen