La gestione di tutti i contatti presso le scuole o gli istituti di formazione richiede molto lavoro. È necessario assicurarsi che gli annunci e-mail, i numeri di telefono e gli altri dettagli di contatto degli studenti siano aggiornati. Anche se non si tratta solo del database degli studenti, ma anche dei loro genitori o tutori. Inoltre, l’intera facoltà, il personale e le altre parti interessate.
Per far sì che le cose si svolgano senza intoppi, il vostro istituto scolastico – sia esso una scuola K12, un’università, un distretto scolastico o un club – dovrebbe prendere in considerazione un’adeguata soluzione di gestione dei contatti che permetta agli insegnanti, ai docenti e al personale di risparmiare tempo sul lavoro manuale e di concentrarsi sull’aspetto più importante del loro lavoro: l’insegnamento.
Se non siete sicuri di come procedere, possiamo aiutarvi! Esaminiamo i problemi più comuni relativi alla gestione dei contatti in Google Workspace for Education e vediamo come risolverli.
Sfide comuni per gli istituti scolastici, tra cui K12, distretti scolastici e università.
Le informazioni si perdono quando non c’è un database di contatti centralizzato.
Le scuole e le istituzioni che utilizzano Google Workspace for Education hanno un problema con la gestione dei contatti. Hanno difficoltà a organizzare, in base alle classi, le voluminose informazioni di contatto degli studenti e, per estensione, dei loro genitori. Il problema è dovuto al fatto che Google Workspace non consente agli utenti di condividere i gruppi di contatti con nessuno.
Inoltre, la condivisione con più persone crea problemi a lungo termine, poiché alcune informazioni sono private e riservate.
Ad esempio, gli studenti non possono conoscere determinate informazioni sugli altri studenti. Pertanto, chi gestisce il database deve prendere ulteriori precauzioni per garantire che tutte le informazioni private siano trattate con cura.
In Google Workspace for Education è possibile creare elenchi di contatti (anche detti etichette). Purtroppo non è possibile condividere questi elenchi di contatti come fanno gli utenti del CRM. Questo perché Google Workspace for Education non ha una funzionalità di condivisione integrata. Ogni utente deve creare individualmente le proprie etichette. Pertanto, quando un utente aggiorna determinate informazioni di contatto, non aggiorna le altre etichette dei dispositivi degli altri utenti. Tutti gli altri utenti devono aggiornare i dati di contatto separatamente.
Per saperne di più sulla creazione di etichette, leggete qui .
Vediamo un semplice esempio. Se un nuovo studente si aggiunge a metà anno, ogni insegnante e membro del personale deve aggiornare i propri elenchi separatamente. Che incubo per l’amministrazione!
Inoltre, la pandemia ha introdotto nuove tecnologie per l’insegnamento a distanza, che hanno creato una nuova serie di problemi di comunicazione, in quanto non esiste un database centralizzato che raccolga le informazioni di contatto degli studenti.
La soluzione
La capacità di collaborare e di tenersi aggiornati sulle informazioni riservate relative agli studenti è una parte fondamentale del lavoro di un insegnante.
In questo modo, possono comprendere meglio le situazioni dei loro studenti e supportarli di conseguenza. Gli insegnanti potrebbero perdere un po’ di lucidità quando non si incontrano per la pausa caffè. Non è una situazione ideale.
Quando ognuno archivia le informazioni separatamente e gli insegnanti, i professori e gli altri membri del personale non si incontrano necessariamente faccia a faccia, potrebbero non conoscere alcune informazioni sui loro studenti.
Shared Contacts for Gmail® consente a tutto il personale di lasciare commenti sulle schede di contatto degli studenti per tenersi aggiornato su tutto ciò che accade con gli studenti.
È necessario tenere conto dei livelli di riservatezza.
In Google Workspace for Education è presente una directory principale con le e-mail e le altre informazioni di contatto di tutti gli utenti. In questa directory, le informazioni sono raccolte nello stesso luogo senza alcuna separazione.
Così, un istituto di formazione come un’università avrà un elenco di migliaia di persone riunite in un unico luogo, la directory di Google Workspace.
Questo non funziona bene quando alcune informazioni devono essere riservate, ad esempio l’elenco dei fornitori o l’indirizzo personale di un professore.
Non si può semplicemente condividere la directory principale con tutti gli studenti, perché questi avranno automaticamente accesso a tutte le informazioni contenute nella directory.
È invece necessario poter 1) organizzare le diverse persone in elenchi diversi, 2) dare permessi di accesso a determinate persone e 3) rendere alcuni campi visibili solo a determinate persone.
A questo scopo, Google Workspace for Education è uno strumento limitato.
Le diverse tecnologie comportano nuove sfide
A ciò si aggiunge il fatto che gli educatori utilizzano molti strumenti in classe. Ciò si verifica soprattutto in ambienti remoti e in circostanze normali.
Se si utilizza uno strumento come Zoom e si desidera invitare un’intera classe a una riunione Zoom, non è facile farlo senza un database di contatti adeguato.
Con uno strumento come Shared Contacts for Gmail®, è possibile inviare facilmente un invito a un’intera etichetta o lista di contatti attraverso qualsiasi strumento in uso.
Forse il vostro istituto scolastico utilizza un telefono IP. Non funzionerebbe correttamente se i contatti fossero memorizzati separatamente su ciascuno dei cento dispositivi dei professori. Per questo è necessario disporre di un database di contatti centralizzato.
Le situazioni sopra citate definiscono il motivo per cui le istituzioni scolastiche hanno bisogno di un’unica base di contatto sincronizzata. Inoltre, la sincronizzazione con i propri utenti, app e dispositivi in base alle loro autorizzazioni. In questo modo si evita la fatica di cercare – o perdere – le informazioni.
Non perdere mai le informazioni di contatto
Inoltre, se non si vogliono perdere le informazioni sui contatti, è necessario assicurarsi di poter ripristinare i contatti persi.
Senza un sistema di gestione dei contatti adeguato, non è possibile ripristinare facilmente i contatti persi e si rischia di cancellare accidentalmente tutte le informazioni senza poterle ritrovare.
Con Shared Contacts for Gmail®, potete scegliere di archiviare o eliminare definitivamente alcune delle vostre rubriche ogni anno o semestre.
Per saperne di più: Gestione contatti condivisi per Google for Education
Come potete sfruttare al meglio il vostro Google Workspace for Education?
Shared Contacts for Gmail® è la soluzione di gestione dei contatti perfetta per Google Workspace for Education. Si tratta di uno strumento basato sul cloud progettato per aiutarvi a risolvere i problemi di gestione dei contatti.
Fornisce a insegnanti, professori e altro personale una rubrica centralizzata e collaborativa organizzata per classi o altre categorie. Inoltre, questa applicazione si sincronizza perfettamente con gli strumenti di Google Workspace, con i dispositivi mobili e con altre applicazioni di terze parti utilizzate quotidianamente.
Come iniziare con i Contatti condivisi per Gmail®:
Organizzate i vostri contatti in elenchi o etichette.
Condividere le liste con i gruppi di persone interessati (con i relativi permessi di autorizzazione e accesso).
✅ Definire quali informazioni sono riservate (ad es. numeri di telefono personali degli insegnanti, ecc.).
Incoraggiate i vostri collaboratori ad aggiungere commenti e a collaborare utilizzando la scheda di contatto centralizzata. In questo modo tutti hanno lo stesso livello di informazione.
Per saperne di più: Google Workspace for Education
