Gestão de Contactos no Google Workspace para a Educação

A gestão de todos os contactos nas escolas ou institutos educacionais requer muito trabalho. É necessário garantir que os anúncios de e-mail, números de telefone e outros dados de contacto dos estudantes estejam actualizados. Embora não se trate apenas da base de dados dos estudantes, mas também dos seus pais ou tutores. Além disso, todo o corpo docente, pessoal, e outros interessados também.

Para que as coisas corram bem, a sua instituição educacional – seja uma escola K12, universidade, distrito escolar, ou clube – deve considerar uma solução adequada de gestão de contactos que permita aos professores, instrutores, e pessoal poupar tempo no trabalho manual e concentrar-se no aspecto mais importante do seu trabalho: o ensino.

Se não tiver a certeza de como proceder, nós podemos ajudar! Vamos analisar as questões mais comuns relacionadas com a gestão de contactos no Google Workspace for Education, e ver como resolvê-las.

Desafios comuns aos institutos educacionais incluindo o K12, distritos escolares, e universidades

A informação perde-se quando não existe uma base de dados de contactos centralizada

As escolas e instituições que utilizam o Google Workspace for Education têm um problema com a gestão de contactos. Têm dificuldade em organizar de acordo com as suas turmas as volumosas informações de contacto dos estudantes e, por extensão, dos seus pais. Sentem esta questão porque o Google Workspace não permite que os utilizadores partilhem grupos de contacto com ninguém.

Além disso, a partilha com várias pessoas cria problemas a longo prazo, uma vez que algumas informações são privadas e confidenciais.

Por exemplo, os estudantes não podem conhecer certas informações sobre outros estudantes. Assim, aqueles que gerem a base de dados devem tomar precauções extra para garantir que toda a informação privada é tratada com cuidado.

Pode criar listas de contactos (também conhecidas como rótulos) no Google Workspace for Education. Infelizmente, não é possível partilhar essas listas de contactos como fazem os utilizadores de CRM. Isto porque o Google Workspace for Education não tem nenhuma funcionalidade de partilha integrada. Cada utilizador precisa de criar individualmente as suas próprias etiquetas. Assim, quando um utilizador actualiza informações de contacto particulares, não actualiza as outras etiquetas a partir de dispositivos de outros utilizadores. Todos os outros utilizadores devem actualizar os dados de contacto separadamente.

Leia mais sobre a criação de etiquetas aqui .

Vejamos um exemplo simples. Um novo estudante junta-se a meio do ano, depois cada professor e membro do pessoal diferente precisa de actualizar as suas listas individuais separadamente. Que pesadelo administrativo!

Para aumentar a mistura, a pandemia trouxe novas tecnologias relacionadas com o ensino remoto que introduziram então um novo conjunto de questões de comunicação, uma vez que não existe uma base de dados centralizada para centralizar as informações de contacto dos estudantes.

A solução

Poder colaborar e manter-se actualizado sobre informações confidenciais relativas aos alunos é uma parte crucial do trabalho de um professor.

Desta forma, podem compreender melhor a situação dos seus alunos e apoiá-los em conformidade. Os professores podem perder algum discernimento quando não se encontram para as pausas para o café. Não é uma situação ideal.

Quando todos armazenam informações separadamente e os professores, professores e outro pessoal não se encontram necessariamente frente a frente o tempo todo, podem não conhecer certas informações sobre os seus alunos.

Contactos Partilhados para Gmail® permite a todo o pessoal deixar comentários nos cartões de contacto dos estudantes, a fim de se manterem actualizados sobre tudo o que se passa com os estudantes.

Os níveis de confidencialidade têm de ser tidos em conta

No Google Workspace for Education, existe o directório principal de todos os e-mails e outras informações de contacto dos utilizadores. Neste directório, a informação é recolhida no mesmo local sem qualquer separação.

Assim, um instituto educacional como uma universidade terá uma lista de milhares de pessoas juntas num único local, o directório do Google Workspace.

Isto, portanto, não funciona bem quando algumas das informações precisam de ser confidenciais – por exemplo, a lista de vendedores ou o endereço pessoal de um professor.

Não se pode simplesmente partilhar o directório principal com todos os estudantes porque eles terão automaticamente acesso a toda a informação desse directório.

Em vez disso, é preciso ser capaz de 1) organizar as diferentes pessoas em listas diferentes, 2) dar permissões de acesso a certas pessoas, e 3) tornar certos campos apenas visíveis a certas pessoas.

E para este fim, o Google Workspace for Education é uma ferramenta limitada.

Diferentes tecnologias trazem novos desafios

Para aumentar a mistura, os educadores utilizam muitas ferramentas nas salas de aula. Isto ocorre especialmente em locais remotos, bem como em circunstâncias regulares.

Se estiver a utilizar uma ferramenta como Zoom, e desejar convidar uma turma inteira para uma reunião Zoom, não o poderá fazer facilmente sem uma base de dados de contactos adequada.

Com uma ferramenta como o Shared Contacts for Gmail®, pode facilmente enviar um convite para uma etiqueta ou lista completa de contactos através de qualquer ferramenta que esteja a utilizar.

Talvez a sua instituição de ensino esteja a utilizar um telefone IP. Não funcionaria correctamente se os contactos fossem armazenados separadamente em cada um dos cem dispositivos dos professores. Para tal, é necessário ter uma base de dados de contactos centralizada.

As situações acima mencionadas definem porque é que as instituições educativas necessitam de uma única base de contacto sincronizada. Além disso, a sincronização com os seus utilizadores, aplicações, e dispositivos de acordo com as suas permissões. Isto evita o incómodo de procurar -ou não procurar – informação.

Nunca perder informação de contacto

Depois, há a questão de não querer perder informações de contacto, e tem de se certificar de que tem a capacidade de restaurar os contactos perdidos.

Sem um sistema adequado de gestão de contactos, não é possível restaurar facilmente os contactos perdidos, e poderá apagar acidentalmente toda a informação sem nunca mais a conseguir encontrar.

Com os Contactos Partilhados para Gmail®, pode escolher arquivar – ou apagar permanentemente algumas das suas agendas de endereços todos os anos ou semestralmente.

Leia mais: Gestor de Contactos Partilhados do Google para a Educação

Como pode tirar o máximo partido do seu espaço de trabalho Google para a Educação?

Shared Contacts for Gmail® é a solução perfeita de gestão de contactos para o Google Workspace for Education. É uma ferramenta baseada na nuvem concebida para o ajudar nas suas questões de gestão de contactos.

Fornece aos professores, professores e outro pessoal um livro de endereços centralizado e colaborativo organizado por turmas ou outras categorias. Além disso, esta aplicação sincroniza-se perfeitamente com as suas ferramentas Google Workspace, os seus dispositivos móveis, e outras aplicações de terceiros que utilizam todos os dias.

Como começar com os Contactos Partilhados para Gmail®:

✅ Organize os seus contactos em listas ou rótulos

✅ Partilhar as listas com os grupos de pessoas relevantes (com as respectivas autorizações e permissões de acesso)

✅ Definir que informação é confidencial (por exemplo, números de telefone pessoais dos professores, etc.)

✅ Encoraje o seu pessoal a acrescentar comentários e a colaborar utilizando o cartão de contacto centralizado. Isto faz com que todos tenham o mesmo nível de informação.

Leia mais: Espaço de Trabalho Google para a Educação

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