Gestión de contactos en Google Workspace for Education

Gestionar todos los contactos en los colegios o institutos de enseñanza requiere mucho trabajo. Debe asegurarse de que los anuncios de correo electrónico, los números de teléfono y otros datos de contacto de los estudiantes estén actualizados. Aunque no se trata sólo de la base de datos de los estudiantes, sino también de sus padres o tutores. Además, todo el profesorado, el personal y otras partes interesadas también.

Para que las cosas funcionen bien, su institución educativa -ya sea una escuela K12, una universidad, un distrito escolar o un club- debería considerar una solución de gestión de contactos adecuada que permita a los profesores, instructores y personal ahorrar tiempo en el trabajo manual y centrarse en el aspecto más importante de su trabajo: la enseñanza.

Si no está seguro de cómo proceder, podemos ayudarle. Repasemos los problemas más comunes relacionados con la gestión de contactos en Google Workspace for Education y veamos cómo resolverlos.

Desafíos comunes para los institutos educativos, incluyendo K12, distritos escolares y universidades

La información se pierde cuando no hay una base de datos de contactos centralizada

Las escuelas e instituciones que utilizan Google Workspace for Education tienen un problema con la gestión de los contactos. Tienen dificultades para organizar según sus clases la voluminosa información de contacto de los alumnos y, por extensión, de sus padres. Experimentan este problema porque Google Workspace no permite a los usuarios compartir grupos de contactos con nadie.

Además, compartirla con varias personas crea problemas a largo plazo, ya que parte de la información es privada y confidencial.

Por ejemplo, los estudiantes no pueden conocer cierta información sobre otros estudiantes. Por ello, quienes gestionan la base de datos deben tomar precauciones adicionales para garantizar que toda la información privada se maneja con cuidado.

Puedes crear listas de contactos (también llamadas etiquetas) en Google Workspace for Education. Lamentablemente, no se pueden compartir esas listas de contactos como lo hacen los usuarios de CRM. Esto se debe a que Google Workspace for Education no tiene ninguna función de uso compartido incorporada. Cada usuario debe crear individualmente sus propias etiquetas. Así, cuando un usuario actualiza una información de contacto concreta, no se actualizan las demás etiquetas de los dispositivos de otros usuarios. Todos los demás usuarios deben actualizar los datos de contacto por separado.

Lea más sobre la creación de etiquetas aquí .

Veamos un ejemplo sencillo. Si un nuevo alumno se incorpora a mitad de curso, cada profesor y miembro del personal debe actualizar sus listas por separado. ¡Qué pesadilla administrativa!

Por si fuera poco, la pandemia trajo consigo nuevas tecnologías relacionadas con la enseñanza a distancia, lo que introdujo una nueva serie de problemas de comunicación, ya que no existe una base de datos centralizada para centralizar la información de contacto de los estudiantes.

La solución

Ser capaz de colaborar y mantenerse al día sobre la información confidencial de los alumnos es una parte crucial del trabajo de un profesor.

De este modo, pueden comprender mejor la situación de sus alumnos y apoyarlos en consecuencia. Los profesores pueden perder algo de perspectiva cuando no se reúnen para tomar café. No es una situación ideal.

Cuando todo el mundo almacena la información por separado y los maestros, profesores y demás personal no se encuentran necesariamente cara a cara todo el tiempo, es posible que no conozcan cierta información sobre sus alumnos.

Contactos compartidos para Gmail® permite a todo el personal dejar comentarios en las tarjetas de contacto de los alumnos para estar al día de todo lo que ocurre con ellos.

Hay que tener en cuenta los niveles de confidencialidad

En Google Workspace for Education, se encuentra el directorio principal de todos los correos electrónicos y otra información de contacto de los usuarios. En este directorio, la información se reúne en el mismo lugar sin ninguna separación.

Así, un instituto educativo como una universidad tendrá una lista de miles de personas juntas en un solo lugar, el directorio de Google Workspace.

Por tanto, esto no funciona bien cuando parte de la información debe ser confidencial, por ejemplo, la lista de proveedores o la dirección personal de un profesor.

No se puede simplemente compartir el directorio principal con todos los estudiantes porque ellos tendrán automáticamente acceso a toda la información de ese directorio.

En su lugar, necesitas poder 1) organizar a las diferentes personas en diferentes listas, 2) dar permisos de acceso a ciertas personas, y 3) hacer que ciertos campos sólo sean visibles para ciertas personas.

Y para ello, Google Workspace for Education es una herramienta limitada.

Las distintas tecnologías plantean nuevos retos

Por si fuera poco, los educadores utilizan muchas herramientas en las aulas. Esto ocurre especialmente en entornos remotos, así como en circunstancias regulares.

Si utiliza una herramienta como Zoom y desea invitar a toda una clase a una reunión de Zoom, no puede hacerlo fácilmente sin una base de datos de contactos adecuada.

Con una herramienta como Contactos compartidos para Gmail®, puedes enviar fácilmente una invitación a toda una etiqueta o lista de contactos a través de cualquier herramienta que estés utilizando.

Tal vez su institución educativa esté utilizando un teléfono IP. No funcionaría correctamente si los contactos se almacenan por separado en cada uno de los cien dispositivos de los profesores. Para ello es necesario tener una base de datos de contactos centralizada.

Las situaciones mencionadas anteriormente definen por qué las instituciones educativas necesitan una base de contactos única y sincronizada. Además, la sincronización con sus usuarios, apps y dispositivos según sus permisos. Esto evita la molestia de buscar -o perder- información.

No perder nunca la información de contacto

Además, está la cuestión de no querer perder la información de los contactos, y tienes que asegurarte de que tienes la posibilidad de restaurar los contactos perdidos.

Sin un sistema de gestión de contactos adecuado, no puedes restaurar fácilmente los contactos perdidos, y podrías borrar accidentalmente toda la información sin poder volver a encontrarla.

Con Contactos compartidos para Gmail®, puedes elegir archivar o eliminar permanentemente algunas de tus libretas de direcciones cada año o semestre.

Más información: Administrador de contactos compartidos para Google for Education

¿Cómo puedes aprovechar al máximo tu Google Workspace for Education?

Shared Contacts for Gmail® es la solución de gestión de contactos perfecta para Google Workspace for Education. Es una herramienta basada en la nube diseñada para ayudarle con sus problemas de gestión de contactos.

Proporciona a los maestros, profesores y demás personal una libreta de direcciones centralizada y colaborativa, organizada por clases u otras categorías. Además, esta aplicación se sincroniza perfectamente con sus herramientas de Google Workspace, sus dispositivos móviles y otras aplicaciones de terceros que utilizan a diario.

Cómo empezar a utilizar los contactos compartidos para Gmail®:

✅ Organiza tus contactos en listas o etiquetas

✅ Compartir las listas con los grupos de personas pertinentes (con los permisos de autorización y acceso correspondientes)

✅ Definir qué información es confidencial (por ejemplo, los números de teléfono personales de los profesores, etc.)

✅ Anime a su personal a añadir comentarios y colaborar utilizando la tarjeta de contacto centralizada. Esto hace que todos tengan el mismo nivel de información.

Más información: Google Workspace for Education

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