Una directory aziendale si presenta in diverse forme. Di solito, i numeri di telefono a cui si accede regolarmente sono affissi in un foglio a portata di mano. In ogni caso, siamo nell’era digitale, tutto può essere senza carta.
Sono finiti i tempi in cui c’era un foglio appiccicato da qualche parte intorno alla vostra scrivania con i dettagli dei contatti con cui interagite da altri dipartimenti. O forse no? Forse ora il vostro posto di lavoro ha un file di foglio di calcolo condiviso dove potete cercarlo se non l’avete ancora memorizzato. In caso contrario, saprete a chi rivolgervi quando non riuscirete a trovare i dati di contatto del sostituto. Avere un elenco aziendale direttamente accessibile dal cellulare o dal desktop evita a voi e a tutti i membri della vostra organizzazione tutte queste difficoltà.
1. Comunicazione efficiente
Con l’app directory aziendale non dovrete più cercare i dati di contatto dei membri del vostro team. Non c’è bisogno di inserire il numero di telefono come si vede dalla nota sul muro o di copiarlo/incollarlo da transazioni precedenti.
I dati di contatto di tutti i membri dell’azienda appaiono nel modulo di completamento automatico del campo destinatario dell’app di messaggistica preferita. Non chiedete più in giro il numero del nuovo arrivato.
2. Migliorare l’inserimento in azienda
A proposito di un nuovo arrivato, avere un elenco aziendale facilita il suo adattamento al posto di lavoro. Può vedere facilmente tutti i membri dell’organizzazione. Può raggiungere facilmente chiunque, se ha l’autorizzazione giusta.
Una directory aziendale funzionante accorcia il periodo di riscaldamento dei nuovi dipendenti. La sua produttività aumenta perché impiega il suo tempo a svolgere il lavoro effettivo invece di chiedere in giro chi fa cosa nella vostra azienda.
3. Risparmio di tempo
Citando Paul J. Meyer, una delle autorità mondiali nel campo dello sviluppo personale e professionale: “La maggior parte del tempo viene sprecata non in ore, ma in minuti. Un secchio con un piccolo buco sul fondo diventa altrettanto vuoto di un secchio che viene deliberatamente calciato”.
La ricerca di un indirizzo e-mail può richiedere solo pochi secondi. Sfortunatamente, ripetendo questa azione si accumulano ore in un anno. Un sistema di gestione dei contatti affidabile elimina questo tempo improduttivo.
4. Accesso alla directory aziendale ovunque
Prendiamo questo scenario: Avete trovato una perdita nella dispensa. È più comodo inviare un’e-mail al personale addetto alla manutenzione direttamente dal cellulare, anziché andare sul desktop. Ci possono essere decine di motivi per cui si dimentica questa piccola questione. Un’e-mail diretta invece di un promemoria sul telefono consente di risparmiare tempo e fatica.
5. Supporto alle vendite
I team di marketing e di vendita possono condividere facilmente l’elenco dei clienti con una buona app di gestione dei contatti. Questo non significa necessariamente un CRM. I sedili CRM possono essere costosi. I costi di avviamento e le altre spese sono altre voci del libro mastro.
Si può creare una cartella denominata “Leads” e “Clients” nella directory aziendale, accessibile solo ai reparti vendite e marketing. È importante proteggere le suddette cartelle. Non volete che tutti abbiano accesso a questo tipo di contatti.
Di conseguenza, la capacità della vostra azienda di condividere i contatti vi fa risparmiare sui pagamenti mensili della sede del CRM. Solo chi ha veramente bisogno di funzioni come la previsione e l’analisi dei dati si avvarrà del CRM. Gli altri, che si accontentano della sola condivisione dei contatti, non hanno bisogno di salire a bordo del CRM.
6. Proteggere la comunicazione
Per quanto riguarda il tema della protezione della cartella, come accennato in precedenza, scegliete l’app di gestione dei contatti che vi consente di impostare le autorizzazioni. Le autorizzazioni sono importanti per impedire l’accesso non autorizzato a determinati gruppi di contatti.
Ad esempio, gli amministratori non devono accedere all’elenco dei clienti. Pertanto, è necessario impostare i “Leads” e i “Clients” in modo che siano limitati ai soli reparti marketing e vendite.
Per quanto riguarda il gruppo interno, è possibile impostare i dati di contatto del livello C visibili solo ai manager, se il primo lo richiede. In questo modo si evita di aggirare la gerarchia aziendale. Tuttavia, ad alcuni manager delle PMI non dispiace ricevere idee dai dipendenti di file.
7. Condividere più dei dati di contatto
I dipendenti possono facilmente effettuare la ricerca per nome, sede della filiale, reparto o mansione. L’elenco delle aziende può contenere questi dati tra i contatti. Questo permette a tutti di conoscere l’organizzazione aziendale.
Alcune app per la gestione dei contatti hanno anche una funzione di nota e consentono di taggare i colleghi su qualcosa che si è scritto. È possibile utilizzare questa funzione per aggiungere commenti. Naturalmente, è necessario farlo con il permesso della persona interessata. Esempi di note sono “lei è vegana” o “lui è ebreo”. Certamente, queste brevi note possono ricordare le preferenze generali dei desideri e delle esigenze dei colleghi.
8. Protezione dei dati
Scegliete un software di directory aziendale che sia conforme al GDPR o a qualsiasi altro standard che sostenga la privacy dei dati. Questo è importante per sapere che i vostri dati non saranno violati o utilizzati da terzi.
9. Trasferimento protetto
Quando una dipendente di nome Cora lascia l’azienda, potrebbe non essere più tenuta a trasferire il suo elenco di contatti al suo successore, Lalaine. Il gestore dei contatti deve solo annullare l’accesso di Cora e assegnarlo a Lalaine.
Questo è pratico, soprattutto se Cora si è assentata. Di conseguenza, l’amministratore non ha più bisogno di trovare Cora, almeno per l’elenco dei clienti con cui Cora sta parlando. A sua volta, Cora non può più accedere immediatamente a tale elenco. L’amministratore non deve preoccuparsi dei file smarriti o della mancanza di accesso agli arretrati di Cora.
10. Elenco aggiornato delle aziende
Alcune aziende hanno un forte ricambio di dipendenti. Mantenere un file di foglio di calcolo condiviso con i dati di contatto può essere faticoso. Sarebbe lungo aggiornare l’elenco dei contatti per ogni singolo database.
Un elenco aziendale centralizzato significa che è necessario un solo aggiornamento. Il resto dell’organizzazione avrà le stesse informazioni aggiornate nell’elenco dei contatti condiviso.
In questo modo si elimina la seccatura di non conoscere il numero dell’ultimo amministratore che si occupa dell’archiviazione dei permessi. D’altra parte, si può sapere casualmente che Marcelo è stato promosso anche se non lo rivela. La vostra squadra può chiedergli di sponsorizzare una serata di karaoke per festeggiare!
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