Ein Firmenverzeichnis gibt es in verschiedenen Formen. Normalerweise haben Sie Ihre regelmäßig erreichbaren Telefonnummern auf einem Zettel in Ihrer Sichtweite. Aber wir leben ja im digitalen Zeitalter, und alles kann jetzt papierlos sein.
Vorbei sind die Zeiten, in denen irgendwo auf dem Schreibtisch ein Zettel mit den Kontaktdaten der Personen lag, mit denen man in anderen Abteilungen zu tun hatte. Oder doch nicht? Vielleicht gibt es jetzt an Ihrem Arbeitsplatz eine gemeinsame Tabellenkalkulationsdatei, in der Sie sie nachschlagen können, wenn Sie sie noch nicht auswendig gelernt haben. Sonst wissen Sie, an wen Sie sich wenden müssen, wenn Sie die Kontaktdaten des Ersatzmitarbeiters nicht finden können. Ein Unternehmensverzeichnis, auf das Sie direkt von Ihrem Mobiltelefon oder Desktop aus zugreifen können, erspart Ihnen und allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens all diese Schwierigkeiten.
1. Effiziente Kommunikation
Mit der Unternehmensverzeichnis-App müssen Sie nicht mehr nach den Kontaktdaten Ihrer Teammitglieder suchen. Sie müssen die Telefonnummer nicht mehr eingeben, wie Sie sie auf dem Zettel an der Wand sehen, oder sie aus früheren Transaktionen kopieren/einfügen.
Die Kontaktdaten aller Mitarbeiter des Unternehmens erscheinen im Autovervollständigungsformular im Empfängerfeld Ihrer bevorzugten Messaging-App. Sie fragen nicht mehr nach der Nummer des neuen Mitarbeiters.
2. Onboarding verbessern
Apropos Neuankömmling: Ein Firmenverzeichnis erleichtert ihm die Anpassung an den Arbeitsplatz. Er kann jeden in der Organisation leicht sehen. Er kann leicht jeden erreichen, wenn er die richtige Genehmigung hat.
Ein funktionierendes Firmenverzeichnis verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter. Seine Produktivität steigt, da er seine Zeit für die eigentliche Arbeit nutzt, anstatt herumzufragen, wer was in Ihrem Unternehmen macht.
3. Spart Zeit
Ein Zitat von Paul J. Meyer, einer der weltweit führenden Experten für persönliche und berufliche Entwicklung: “Die meiste Zeit wird nicht in Stunden, sondern in Minuten verschwendet. Ein Eimer mit einem kleinen Loch im Boden wird genauso leer wie ein Eimer, der absichtlich umgekippt wird.”
Die Suche nach einer E-Mail-Adresse kann nur Sekunden dauern. Leider würden sich bei wiederholter Durchführung dieser Aktion in einem Jahr Stunden ansammeln. Mit einem zuverlässigen Kontaktmanagementsystem wird diese unproduktive Zeit vermieden.
4. Überall Zugriff auf das Unternehmensverzeichnis
Nehmen Sie folgendes Szenario: Sie haben ein Leck in der Speisekammer gefunden. Es ist bequemer, dem Wartungsteam direkt von Ihrem Mobiltelefon aus eine E-Mail zu schicken, als zu Ihrem Desktop zu gehen. Es kann Dutzende von Gründen geben, warum Sie diese Kleinigkeit vergessen. Eine direkte E-Mail anstelle einer Notiz auf Ihrem Telefon spart Ihnen Zeit und Mühe.
5. Verkäufe unterstützen
Das Marketing- und Vertriebsteam kann die Kundenliste mit einer guten Kontaktmanagement-App problemlos gemeinsam nutzen. Dies bedeutet nicht unbedingt ein CRM. CRM-Sitze können sehr teuer sein. Die Einführungskosten und andere Ausgaben sind andere Buchungsposten.
Man kann im Unternehmensverzeichnis einen Ordner mit den Namen “Leads” und “Clients” anlegen, auf den nur die Vertriebs- und Marketingabteilungen Zugriff haben. Wichtig ist, dass Sie die genannten Ordner sichern. Sie möchten nicht, dass jeder auf diese Art von Kontakten zugreifen kann.
Folglich spart Ihr Unternehmen durch die gemeinsame Nutzung von Kontakten die monatlichen Zahlungen für den CRM-Sitz. Nur diejenigen, die die Funktionen wie Prognosen und Datenanalyse wirklich benötigen, werden das CRM nutzen. Alle anderen, die sich mit dem Austausch von Kontakten begnügen, müssen nicht in das CRM eingebunden werden.
6. Sichern Sie die Kommunikation
In Bezug auf die oben erwähnte Sicherung des Ordners sollten Sie eine Kontaktverwaltungs-App wählen, mit der Sie Berechtigungen festlegen können. Berechtigungen sind wichtig, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Kontaktgruppen zu verhindern.
Zum Beispiel müssen Administratoren nicht auf die Kundenliste zugreifen. Daher müssen Sie die “Leads” und “Kunden” so einstellen, dass sie nur für die Marketing- und Vertriebsabteilungen zugänglich sind.
Wie bei der internen Gruppe können Sie auch bei der C-Ebene die Kontaktdaten nur für die Manager sichtbar machen, wenn diese es wünschen. Damit wird verhindert, dass die Unternehmenshierarchie umgangen wird. Einige Manager von KMU haben jedoch nichts dagegen, Ideen von ihren Mitarbeitern zu bekommen.
7. Teilen Sie mehr als nur Kontaktdaten
Die Mitarbeiter können ganz einfach nach Name, Standort, Abteilung oder Stellenbezeichnung suchen. Im Unternehmensverzeichnis können diese Angaben unter dem Kontakt abgelegt werden. Auf diese Weise kann sich jeder ein Bild von der Organisation des Unternehmens machen.
Einige Kontaktmanagement-Apps bieten sogar eine Notizfunktion, mit der Sie Ihre Kollegen über etwas informieren können, das Sie geschrieben haben. Sie können diese Funktion nutzen, um einige Kommentare hinzuzufügen. Sie müssen dies natürlich mit der Erlaubnis der betroffenen Person tun. Beispiele für Notizen sind “sie ist Veganerin” oder “er ist Jude”. Sicherlich können diese kurzen Notizen die Mitarbeiter an die allgemeinen Wünsche und Bedürfnisse ihrer Kollegen erinnern.
8. Schützt Ihre Daten
Wählen Sie eine Software für das Unternehmensverzeichnis, die mit der GDPR oder anderen Standards zur Wahrung des Datenschutzes konform ist. Dies ist wichtig, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Daten nicht gehackt oder von Dritten verwendet werden.
9. Geschützte Übertragung
Wenn eine Mitarbeiterin namens Cora das Unternehmen verlässt, ist sie möglicherweise nicht mehr verpflichtet, ihre Kontaktliste an ihre Nachfolgerin Lalaine weiterzugeben. Der Kontaktmanager muss nur den Zugang von Cora löschen und Lalaine zuweisen.
Das ist vor allem dann praktisch, wenn Cora unerlaubt abwesend ist. Dadurch muss der Administrator Cora nicht mehr finden, zumindest nicht für die Liste der Kunden, mit denen Cora im Gespräch ist. Im Gegenzug kann Cora nicht mehr sofort auf die Liste zugreifen. Der Verwalter muss sich keine Sorgen über verlegte Akten oder fehlenden Zugang zu Coras Beständen machen.
10. Aktualisiertes Firmenverzeichnis
Einige Unternehmen haben eine hohe Fluktuation der Mitarbeiter. Die Pflege einer gemeinsamen Tabellenkalkulationsdatei mit den Kontaktdaten kann sehr mühsam sein. Es wäre zeitaufwändig, die Kontaktliste für jede einzelne Kontaktdatenbank zu aktualisieren.
Bei einem zentralisierten Unternehmensverzeichnis ist nur eine einzige Aktualisierung erforderlich. Die übrigen Mitglieder des Unternehmens haben die gleichen aktualisierten Informationen in ihrer gemeinsamen Kontaktliste.
Damit entfällt der Ärger, dass man die Nummer des letzten Sachbearbeiters nicht kennt, der die Urlaubsanträge bearbeitet. Andererseits wissen Sie vielleicht zufällig, dass Marcelo befördert wurde, auch wenn er es nicht bekannt gibt. Ihr Team kann ihn bitten, einen Karaoke-Abend zur Feier des Tages zu sponsern!
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