Un directorio de empresas tiene diferentes formas. Normalmente, tiene sus números de teléfono de acceso regular en un papel colocado en su línea de visión. En cualquier caso, estamos en la era digital, ahora todo puede ser sin papel.
Se acabaron los días en los que había un papel pegado en algún lugar de tu mesa con los datos de contacto de las personas con las que te relacionas de otros departamentos. ¿O no? Tal vez ahora tu lugar de trabajo tenga un archivo de hoja de cálculo compartido donde puedes buscarlo si aún no lo has memorizado. De lo contrario, sabrá a quién molestar cuando no pueda encontrar los datos de contacto del empleado sustituto. Disponer de un directorio de empresa directamente accesible desde el teléfono móvil o el ordenador de sobremesa le ahorra a usted y a todos los miembros de su organización todos estos matices.
1. Comunicación eficaz
Con la aplicación del directorio de empresas ya no tendrá que buscar los datos de contacto de los miembros de su equipo. No es necesario introducir el número de teléfono tal y como se ve en la nota de la pared o copiar/pegar de transacciones anteriores.
Los datos de contacto de todas las personas de la empresa aparecen en el formulario de autocompletar en el campo del destinatario de tu aplicación de mensajería preferida. Ya no se pregunta por el número del nuevo.
2. Mejorar la incorporación
Hablando de un chico nuevo, tener un directorio de la empresa facilita su adaptación al lugar de trabajo. Puede ver fácilmente a todos en la organización. Puede llegar fácilmente a cualquiera si tiene la autorización adecuada.
Un directorio de empresas en funcionamiento acorta el periodo de calentamiento de los nuevos empleados. Su productividad aumenta al emplear su tiempo en hacer el trabajo real en lugar de andar preguntando quién hace qué en su empresa.
3. Ahorro de tiempo
Citando a Paul J. Meyer, una de las autoridades mundiales en desarrollo personal y profesional: “La mayor parte del tiempo se pierde, no en horas, sino en minutos. Un cubo con un pequeño agujero en el fondo se vacía tanto como un cubo al que se le da una patada deliberadamente”.
Buscar una dirección de correo electrónico puede llevar sólo unos segundos. Desgraciadamente, hacer esta acción repetidamente acumularía horas en un año. Un sistema de gestión de contactos fiable elimina este tiempo improductivo.
4. Acceder al directorio de la empresa en cualquier lugar
Tome este escenario: Has encontrado una fuga en la despensa. Es más cómodo enviar un correo electrónico al equipo de mantenimiento directamente desde su teléfono móvil en lugar de ir a su escritorio. Puede haber docenas de razones para que usted olvide ese pequeño asunto. Un correo electrónico directo en lugar de una nota en tu teléfono te ahorra tiempo y esfuerzo.
5. Apoyar las ventas
El equipo de marketing y ventas puede compartir fácilmente la lista de clientes con una buena aplicación de gestión de contactos. Esto no significa necesariamente un CRM. Los asientos de CRM pueden ser caros. Los costes de incorporación y otros gastos son otros asientos del libro mayor.
Se puede crear una carpeta llamada “Leads” y “Clientes” en el directorio de la empresa a la que sólo podrán acceder los departamentos de ventas y marketing. Es importante que asegure dichas carpetas. No quieres que todo el mundo acceda a este tipo de contactos.
En consecuencia, la capacidad de su empresa para compartir contactos le hace ahorrar de los pagos mensuales del asiento CRM. Sólo aquellos que realmente necesiten las funciones como la previsión y el análisis de datos se servirán del CRM. El resto, que sólo puede compartir contactos, no necesita estar a bordo del CRM.
6. Asegurar la comunicación
En relación con el tema de la seguridad de la carpeta, como se ha mencionado anteriormente, elija la aplicación de gestión de contactos que le permite establecer los permisos. Los permisos son importantes para evitar el acceso no autorizado a determinados grupos de contactos.
Por ejemplo, los administradores no necesitan acceder a la lista de clientes. Por lo tanto, debe establecer que los “Leads” y los “Clientes” estén restringidos sólo a los departamentos de marketing y ventas.
En cuanto al grupo interno, también puede establecer que los datos de contacto del nivel C sean visibles sólo para los gerentes si el primero lo requiere. Esto evitará que se eluda la jerarquía de la empresa. Sin embargo, a algunos directivos de PYMES no les importa recibir ideas de los empleados de los archivos.
7. Compartir algo más que los datos de contacto
Los empleados pueden realizar fácilmente la búsqueda por nombre, ubicación de la sucursal, departamento o cargo. El directorio de empresas puede tener estos datos archivados bajo el contacto. Esto permite a todos conocer la organización de la empresa.
Algunas aplicaciones de gestión de contactos tienen incluso una función de nota y etiquetan a tus colegas sobre algo que has escrito. Puede utilizar esta función para añadir algunos comentarios. Debe hacerlo con el permiso de la persona implicada, por supuesto. Ejemplos de notas son “ella es vegana” o “él es judío”. Sin duda, estas breves notas pueden recordar las preferencias generales de los deseos y necesidades de sus colegas.
8. Protege sus datos
Seleccione el software de directorio de empresas que cumpla con el GDPR o cualquier otra norma que defienda la privacidad de los datos. Esto es importante para que sepas que tus datos no serán pirateados ni utilizados por terceros.
9. Transferencia protegida
Cuando una empleada llamada Cora deja la empresa, ya no se le puede exigir que transfiera su lista de contactos a su sucesora, Lalaine. El gestor de contactos sólo tiene que cancelar el acceso de Cora y asignar a Lalaine.
Esto es práctico especialmente si Cora se ausentó. Como resultado, el administrador ya no necesita encontrar a Cora, al menos para la lista de clientes con los que Cora está hablando. A su vez, Cora ya no puede acceder a dicha lista inmediatamente. El administrador no tiene que preocuparse por el extravío de archivos o la falta de acceso a los archivos de Cora.
10. Directorio de empresas actualizado
Algunas empresas tienen una gran rotación de empleados. Mantener un archivo de hoja de cálculo compartido con los datos de contacto puede ser laborioso. Actualizar la lista de contactos de cada base de datos de contactos individuales llevaría mucho tiempo.
Contar con un directorio de empresas centralizado significa que sólo es imprescindible una actualización. El resto de la organización tendrá la misma información actualizada en su lista de contactos compartida.
Esto elimina la molestia de no saber el número del último administrador que se encarga de la presentación de las licencias. Por otro lado, puede saber casualmente que Marcelo ha sido ascendido aunque no lo revele. Su equipo puede pedirle que patrocine una noche de karaoke como celebración.
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