Cómo sacar el máximo partido a sus etiquetas de contacto
Compartir contactos en el ecosistema de Google es una de las funciones más demandadas. Sin embargo, no sólo es posible con los contactos de Google. Los casos de uso son sencillos: los profesores pueden necesitar enviar un correo electrónico a todos los padres de una clase específica rápidamente. Es posible que una empresa quiera colaborar en torno a determinados contactos con los miembros de su consejo de administración, o que sus compañeros necesiten ponerse en contacto con las mismas personas, aunque no las hayan introducido en sus libretas de direcciones personales.
“Etiquetas” es la palabra de Google para las etiquetas o listas de contactos. Las etiquetas indican a Google que tus contactos pertenecen a un grupo o categoría. Puedes ver las etiquetas también como grupos de contacto, pero no lo confundas con los Grupos de Google, que son algo similares.
Diferencia entre las etiquetas de contacto y los grupos de Google
Las etiquetas de los contactos son las que asignas a tus contactos para indicar que pertenecen a la misma categoría de personas. Las tarjetas de contacto contienen amplia información sobre estas personas (sus números de teléfono, el nombre de la empresa, el MI, las ubicaciones, los cargos, las fechas de nacimiento, etc.)
Los grupos son listas de direcciones de correo electrónico que se utilizan para dar el mismo permiso a los propietarios de dichas direcciones. Los grupos simplifican el proceso de asegurar sus recursos. Por ejemplo, puedes compartir un documento confidencial o una carpeta de Drive con un determinado grupo, o incluso con etiquetas de contacto, en lugar de con usuarios individuales (podría ser tedioso si tienes docenas o cientos de usuarios).
Compartir contactos en un solo paso
Con el gestor de contactos compartidos de Shared Contacts for Gmail®, puedes compartir las etiquetas de tus contactos como si se tratara de un documento de Google Doc. Es así de sencillo.
La importancia de las etiquetas
Para poder compartir tus contactos, primero hay que organizarlos en etiquetas de contactos. Las etiquetas son una forma estupenda de gestionar tus contactos en grupos. Hace que el proceso sea fácil y organizado.
Compartir y sincronizar entre colegas
Una vez organizados tus contactos, podrás compartir tus etiquetas de contactos de Google con tus compañeros.
Para ello, sólo tienes que hacer clic en el icono de compartir que aparecerá en la parte derecha de la etiqueta, introducir los nombres/direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quieres compartir y hacer clic en compartir.
Pasos a seguir para compartir tus etiquetas de Google Contact
Tiempo necesario: 2 minutos.
Sólo tienes que seguir estos sencillos pasos para compartir tus etiquetas de Google Contact.
- Accede a tu gestor de contactos compartidos.
Haz clic en el botón “Iniciar sesión con Google” para acceder al panel de contactos compartidos.
- Tu etiqueta de Google Contact se recuperará automáticamente de Google Contacts.
En el lado izquierdo, verás todas tus etiquetas de contactos de Google. Pueden tardar unos minutos en aparecer la primera vez.
- Seleccione la(s) etiqueta(s) de contacto que desea compartir.
Marque las casillas si desea compartir varios grupos de contactos (“etiquetas de contactos”) a la vez con los mismos colaboradores. También puede hacer clic en el “icono de compartir” de la columna gris para compartir los grupos individualmente
- Haz clic en el icono “Compartir”.
Haz clic en este icono si quieres compartir un grupo específico.
- Añade los usuarios y grupos con los que quieras compartir tus contactos.
Puedes compartir con usuarios individuales (dentro o fuera de tu organización), con usuarios normales de Gmail o puedes añadir un grupo completo de Google (creado en la consola de administración de Google Workspace o en la interfaz de Grupos de Google).
- Concede los permisos adecuados.
Si quieres que los colaboradores actualicen o añadan nuevos contactos en esa etiqueta, dale al menos el permiso “Puede eliminar”
- Haga clic en “Guardar”.
No olvides guardar los cambios. - Tus compañeros obtendrán las mismas etiquetas en sus contactos de Google al cabo de unos segundos, ¡con todos los contactos que hay dentro!
Recuerde que las personas con permiso de “Sólo Ver” no podrán actualizar los contactos compartidos.
Empieza a compartir contactos hoy mismo
Para empezar, todo lo que tienes que hacer es registrarte para una prueba gratuita y disfrutar de compartir tus contactos hoy mismo.
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