Lo más importante que hay que hacer y no hacer en los Grupos de Google

Grupos de Google: grupo que apunta a un portátil

Los Grupos de Google son una forma de organizar a los usuarios de Google -como los titulares de una cuenta de Google o Gmail- que comparten los mismos permisos, por ejemplo, para acceder a determinados documentos en Google Drive, recibir correos electrónicos masivos o asistir a determinadas reuniones.

Esto le permite planificar acciones específicas -como compartir documentos, enviar algo, dar permisos, invitar a eventos, etc.- sólo una vez para todo el grupo en lugar de hacerlo siempre individualmente.

Por ejemplo, si quieres enviar un correo electrónico al grupo de Google “contabilidad”, todos los miembros del grupo lo recibirán y no tendrás que enumerar todos los destinatarios individuales.

También puedes crear grupos con personas ajenas a tu organización, siempre que tengan una cuenta de Google. Los grupos están dentro de todo el universo de Google Workspace, por lo que abarcan todo el espacio de trabajo de Google.

El uso de los grupos de Google también te permite asegurar tus datos, ya que puedes controlar a los miembros de un grupo y, por tanto, quién puede acceder a la información confidencial.

Puede encontrarlos bajo el nombre de “listas de correo” en el ecosistema Microsoft o “grupos de seguridad” en LDAP y Active Directory.

Muchas organizaciones y sus usuarios no saben cómo utilizar los grupos de Google y sacarles el máximo partido, pero pueden ser muy útiles para ti y tu empresa.

En este artículo, repasaremos lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en los grupos de Google y te diremos cómo puedes optimizar el uso de Google Workspace con los grupos de Google y los contactos compartidos para Gmail®.

Más información: ¿Qué es el intercambio de contactos y por qué es importante?

¿Cuál es la diferencia entre los Grupos de Google y las etiquetas/listas de contactos?

No hay que confundir los Grupos de Google con las etiquetas de contactos de Google (también conocidas como listas de contactos o libretas de direcciones). Esta es la diferencia:

Una etiqueta o libreta de direcciones o lista de contactos contiene contactos, mientras que un grupo contiene miembros. El contacto es como una tarjeta que almacena amplia información sobre una persona, sea o no usuario de Google, como su correo electrónico, número de teléfono, dirección, cargo, etc. Es un poco como un mini-CRM.

Cualquiera puede crear y gestionar los contactos desde muchos lugares. Esto incluye tu teléfono, Gmail, etc., mientras que los grupos de Google son gestionados en su mayoría por los departamentos de TI o los administradores de dominios de Google Workspace, aunque también hay excepciones a esta regla.

Una etiqueta de contacto puede ser privada o compartida con otros usuarios. Una etiqueta de contacto puede crearse y gestionarse en los contactos de Google, en la libreta de direcciones del teléfono, en Gmail, en Google Drive, etc., mientras que un grupo de Google sólo puede ser gestionado por un administrador del dominio de Google desde la consola de administración de Google Workspace.

Ahora que conocemos la diferencia, pasemos a ver cómo se crean los grupos en el Espacio de Trabajo de Google.

Lea más: La breve guía de la gestión de contactos

¿Cómo se crea un grupo de Google?

Para crear un grupo de Google, debes ser un administrador de dominio de Google.

Entra en la consola de administración > Grupos > Crear un nuevo grupo, y luego añade los miembros que desees simplemente escribiendo su dirección de correo electrónico.

Puedes añadir un grupo como miembro de otro grupo. Entonces este grupo heredará todos los permisos de este grupo. Es como un pequeño grupo dentro de un grupo mayor.

Los grupos no almacenan información sobre las personas que los componen, a diferencia de los contactos de Google; recuerda que el grupo es sólo una lista de sus miembros, mientras que las etiquetas de tus contactos de Google son como libretas de direcciones.

Leer más: 7 Consejos para usar Google Workspace como un profesional

¿Cómo se crea una etiqueta/lista de contactos?

Cualquiera puede crear una etiqueta o lista de contactos, sin necesidad de ser administrador. Sólo tienes que seguir estos pasos:

Simplemente: Abre Contactos compartidos para Gmail® o el Administrador de contactos de Google y crea la etiqueta que desees (por ejemplo, “mi equipo”, “colegas”, etc.)

A continuación, añada los contactos que desee agregar a esta etiqueta. Cuando quiera enviar un correo electrónico de grupo, sólo tiene que hacer clic en el icono de contacto compartido y seleccionar la etiqueta que desee.

Si quieres compartir esta etiqueta con otros colegas, sólo tienes que seguir esta guía.

Grupos de Google: Grupo de personas que trabajan juntas

Lea más:

Cómo compartir una etiqueta existente con su equipo

Cómo compartir un gran número de etiquetas de contactos

Cómo sincronizar una nueva etiqueta en los contactos de Google

Cómo compartir una etiqueta con el complemento de Gmail

Grupos de Google en Google Drive

A continuación, vamos a ver lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en los grupos de Google, empezando por el uso de los grupos en Google Drive.

✅ Definir grupos de usuarios según acciones y permisos comunes en Drive.

Decida qué grupo de usuarios recibe los mismos correos electrónicos, puede acceder a cada tipo de documentos, etc.

Por ejemplo, si suele necesitar la opinión de su equipo de ventas sobre determinados documentos, debería añadirlos al mismo grupo y compartir esos documentos con ese grupo.

Designe estos grupos con nombres explícitos (como “Equipo de marketing”, “Gestores”, “Recepción”, etc.)

Como se ha mencionado anteriormente, estos grupos pueden ser creados fácilmente por su administrador en la consola de administración del espacio de trabajo de Google.

? No compartas archivos individuales de Google Drive con personas individuales.

Si compartes carpetas o documentos de Drive con personas individuales, te resultará difícil eliminar estos accesos cuando ya no necesites que tengan acceso, debido, por ejemplo, a que se vayan o cambien de responsabilidades.

A veces es imposible eliminarlos todos individualmente cuando se comparten toneladas de documentos con una persona. Ya no se recuerda qué se ha compartido con quién, y esto es inseguro a largo plazo.

Si alguna vez tuvieras que quitarles el acceso, tendrías que revisar individualmente cada uno de los lugares a los que les diste acceso, y eso son potencialmente cientos o miles de documentos.

✅ Dar acceso a todo el grupo en lugar de a personas individuales.

Por lo tanto, en lugar de compartir con personas individuales, la mejor práctica es eliminar todas las comparticiones individuales de tus documentos y carpetas de Drive y compartirlas de nuevo con los Grupos de Google adecuados.

Entonces, cada individuo que pertenezca a un grupo tendrá acceso a los recursos compartidos con ese grupo.

Cuando alguien deja la organización o se traslada a otro departamento, o por alguna otra razón ya no necesita el acceso, sólo tendrá que eliminar a esta persona del grupo(s) al que pertenece para suspender su acceso relacionado.

Aunque sólo los administradores pueden crear grupos y gestionar sus miembros, cualquiera puede utilizarlos.

✅ Comprueba quiénes son los miembros del grupo antes de compartir algo con un grupo.

Esta función es posible con el plugin de contactos compartidos para Gmail® Drive.

En el panel lateral derecho de Google Drive, haz clic en el icono “Complemento de la unidad de contactos compartidos”. A continuación, seleccione “Grupos de dominios” en el menú desplegable.

Haz clic en el grupo con el que quieres compartir la carpeta y, a continuación, haz clic en “Ver miembros” para ver fácilmente quién está en ese grupo.

Esta es la forma más sencilla de garantizar que el documento sea accesible para las personas adecuadas y que siempre se sepa con quién se comparte.

Y si quieres saber quién puede acceder a un documento de Drive que está compartido con un Grupo, utiliza “Contactos compartidos para Drive”.

Al hacer clic en el icono del complemento Drive, los avatares de todos los colaboradores de ese documento aparecerán en el panel de la derecha. Al hacer clic en el avatar, se mostrarán todos los miembros del grupo, junto con su información de contacto.

Importante: No olvides instalar el plugin de Google Drive para los contactos de Google.

? No compartas documentos o carpetas de Drive con listas/etiquetas de contactos

Si compartes una carpeta de Google Drive con un grupo, el acceso a esta carpeta se actualizará automáticamente cuando se cambien los miembros de este grupo.

Sin embargo, cuando compartes con una etiqueta de contacto, Google compartirá la carpeta con estos usuarios de forma individual y si eliminas a un usuario de la etiqueta, éste seguirá teniendo acceso a esa carpeta.

Leer más: Las 7 mejores extensiones y complementos de productividad de Google

Más información: Cómo utilizar los contactos compartidos de Google Drive

Grupos de Google en Gmail

Pasemos a ver lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en los grupos de Google en Gmail.

? No envíes un correo electrónico a un grupo de personas sin saber a quién va dirigido.

Cuando envías un correo electrónico a una dirección de grupo de Google (por ejemplo, “todos”, “socios”) no hay forma de saber quién está en qué grupo al enviar el mensaje.

Lo mismo ocurre con los destinatarios de ese correo electrónico: No saben quiénes son los miembros exactos de este grupo, así que no saben quién más lo recibió.

Esto significa que podría haber personas irrelevantes o incluso equivocadas entre los destinatarios por accidente.

En Google Workspace, sólo el administrador puede ver quién está en cada grupo, lo que puede ser un inconveniente para otros usuarios.

✅ Comprueba quiénes son los miembros del grupo haciendo clic en el icono delcomplemento de Gmail “Contactos compartidos” antes de enviar un correo electrónico.

Así que, antes de enviar algo, en la ventana donde creas un nuevo mensaje, haz clic en el icono de “Contactos compartidos”‘.

Selecciona “Grupos de dominios” en el menú desplegable y, a continuación, haz clic en el grupo al que quieras enviar el correo electrónico. Después, haz clic en “Ver miembros” para ver a todos los miembros del grupo.

Si no quiere enviar el correo electrónico a todos ellos, sólo tiene que seleccionar los destinatarios a los que desea enviar el correo electrónico, y ¡voilá!

(Para que esto sea posible, no olvides instalar el complemento de Gmail para los contactos de Google)

✅ Envíe los correos electrónicos a las etiquetas de contacto de la misma manera en caso de que no haya un grupo de Google para sus destinatarios.

En la ventana de creación de un nuevo mensaje, haz clic en el icono “Contactos compartidos”‘. En el desplegable, seleccione “listas de contactos”.

Haga clic en el grupo al que desea enviar el correo electrónico y, a continuación, haga clic en “Ver miembros”

Si no desea enviar el correo electrónico a todos ellos, sólo tiene que seleccionar los destinatarios a los que desea enviarlo, de forma similar a la anterior.

✅ Comprueba quiénes son los otros destinatarios del correo electrónico una vez que lo recibas.

Esto puede hacerse fácilmente con Contactos compartidos para Gmail®.

En la parte derecha de la bandeja de entrada de Gmail, haz clic en el icono “Contactos compartidos”‘. Entonces, el nombre y el avatar del remitente y de los destinatarios de este correo electrónico aparecerán en el panel de la derecha.

Al hacer clic en el avatar del grupo, se mostrarán los nombres de todos los miembros del grupo. Ahora ya sabes quién más ha recibido ese correo electrónico.

? No envíes a la gente correos electrónicos que no son relevantes para ellos.

Esta es otra de las funciones más interesantes de Contactos compartidos para Gmail®.

Si quieres enviar un correo electrónico pero no quieres que todos los miembros del grupo lo reciban por alguna razón: puedes seleccionar usuarios en nuestro complemento de Gmail.

Basta con hacer clic en el grupo y luego seleccionar los usuarios, incluso “todos menos X”, o personas individuales.

De esta manera, no siempre tienes que crear un nuevo grupo o enviarlo a individuos si quieres excluir a alguien que está en ese grupo.

✅ Utiliza los grupos de Google y los contactos compartidos de Gmail® para enviar correos electrónicos sólo a las personas pertinentes.

Leer más: ¿Cómo compartir etiquetas en los contactos de Google y organizarse?

Leer más: ¿Cómo compartir una etiqueta directamente desde Gmail?

Grupos de Google en los contactos de Google

Ahora, todavía tenemos que revisar los grupos de Google en los contactos de Google.

✅ Defina grupos de usuarios en función de los contactos a los que pueden acceder.

Puedes decidir qué grupo de usuarios puede acceder o actualizar los mismos contactos.

Asegúrese de nombrar estos grupos con nombres explícitos (como “Equipo de Marketing”, “Gestores”, “Recepción”, etc.)

A continuación, crea estos grupos en la consola de administración del espacio de trabajo de Google si aún no existen.

? No compartas etiquetas con personas individuales si tu organización comparte un gran número de etiquetas de contacto.

Si compartes listas de contactos con personas individuales, te será difícil hacer un par de cosas.


En primer lugar, compartir todas las etiquetas con los recién llegados a la organización resulta complicado. Supongamos que tiene 400 etiquetas de contacto: Llevaría mucho tiempo compartir esas 400 etiquetas con el mismo usuario nuevo. Sí, tendrías que hacerlo 400 veces por separado.

En segundo lugar, eliminar estos accesos cuando las personas se marchan o cambian de responsabilidades. Una vez más, tendrías que quitarles el acceso 400 veces.

Además, no olvides que compartir los contactos con particulares no es seguro. No hay forma de saber o recordar qué se comparte con quién a largo plazo.

✅ Da acceso a grupos enteros en lugar de a personas individuales en Contactos compartidos para Gmail®.

La mejor práctica es eliminar todas las comparticiones individuales de tus etiquetas de contacto y volver a compartirlas con los Grupos de Google adecuados.

Puede parecer mucho trabajo, pero sólo hay que hacerlo una vez.

Cuando se hace esto, cada individuo perteneciente a un grupo tendrá acceso a los contactos compartidos con ese grupo solamente.

Cuando alguien deja la organización o se traslada a otro departamento, sólo tendrá que eliminar a esta persona del grupo o grupos a los que pertenece para suspender su acceso relacionado. Entonces estos contactos compartidos desaparecerán de todas sus libretas de direcciones.

Aunque sólo los administradores pueden crear grupos y gestionar sus miembros, cualquiera puede compartir con ellos.

✅ Comprueba quiénes son los miembros del grupo antes de compartir un contacto o una etiqueta de contacto con dicho grupo.

En la ventana de “configuración de compartición” de Shared Contact for Gmail, sólo tienes que añadir el nombre del grupo, ya que se autocompleta.

Haz clic en “Miembros del grupo”. Esto le ayuda a garantizar fácilmente que esta etiqueta sea accesible para las personas adecuadas.

✅ Consulta el panel de contactos compartidos si quieres saber quién puede acceder a un contacto o etiqueta de contacto que está compartido con uno o varios grupos.

Esto también se hace de forma súper sencilla. Sólo tiene que seleccionar la etiqueta que desee y hacer clic en el icono “Compartir”.

A continuación, aparecerá la lista de colaboradores. Debajo de cada grupo, verás un enlace a “miembros del grupo”. Una vez que hagas clic en esto, verás todos los miembros de este grupo de Google que pueden acceder a esa etiqueta específica.

✅ Utiliza el complemento Contactos compartidos para Gmail® para ver, de un vistazo en el lado derecho, quién está en un grupo.

Conclusión

Y ahí lo tienes.

Aprovechar los grupos de Google es una forma sencilla de organizar a los usuarios de Google y de facilitar muchas cosas, como compartir documentos y carpetas y enviar invitaciones y correos electrónicos de grupo.

La mejor manera de utilizar los grupos de Google es cuando se combinan con los Contactos compartidos para Gmail®. Shared Contacts for Gmail® es una solución de gestión de contactos diseñada para que la gestión y el intercambio de contactos sean lo más fluidos posible dentro del universo de Google Workspace.

El uso de los Contactos compartidos para Gmail® junto con los grupos de Google aumentará tu productividad y ayudará a tu equipo a evitar las tareas repetitivas que, de otro modo, se vería obligado a realizar una y otra vez.

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