Les groupes Google sont un moyen d’organiser les utilisateurs de Google – tels que les titulaires d’un compte Google ou Gmail – qui partagent les mêmes autorisations, par exemple l’accès à certains documents sur Google Drive, la réception d’e-mails en masse ou la participation à certaines réunions.
Cela vous permet de planifier des actions spécifiques – comme partager des documents, envoyer quelque chose, accorder des autorisations, inviter à des événements, etc. – une seule fois pour l’ensemble du groupe au lieu de toujours le faire individuellement.
Par exemple, si vous souhaitez ensuite envoyer un e-mail au groupe Google “comptabilité”, tous les membres du groupe le recevront, et vous n’avez pas à lister tous les destinataires individuels.
Vous pouvez également créer des groupes avec des personnes extérieures à votre organisation, à condition qu’elles disposent d’un compte Google. Les groupes appartiennent à l’ensemble de l’univers Google Workspace, ils s’étendent donc à l’ensemble de Google Workspace.
L’utilisation des groupes Google vous permet également de sécuriser vos données car vous pouvez contrôler les membres d’un groupe, donc qui peut accéder aux informations confidentielles.
Vous pouvez les trouver sous le nom de “listes de diffusion” dans l’écosystème Microsoft ou “Groupes de sécurité” dans LDAP et Active Directory.
De nombreuses organisations et leurs utilisateurs ne savent pas comment utiliser les groupes Google et en tirer le meilleur parti, mais ils peuvent être très utiles pour vous et votre entreprise.
Dans cet article, nous passerons en revue certaines choses à faire et à ne pas faire concernant les groupes Google et vous expliquerons comment vous pouvez optimiser votre utilisation de Google Workspace avec les groupes Google et les contacts partagés pour Gmail®.
En savoir plus : Qu’est-ce que le partage de contacts et pourquoi est-ce important ?
Quelle est la différence entre Google Groupes et les étiquettes/listes de contact ?
Les groupes Google ne doivent pas être confondus avec les étiquettes de contact Google (également appelées listes de contacts ou carnets d’adresses). Voici la différence :
Une étiquette ou un carnet d’adresses ou une liste de contacts contient des contacts , alors qu’un groupe contient des membres . Le contact est une sorte de carte contenant des informations détaillées sur une personne, qu’elle soit ou non un utilisateur de Google, telles que son adresse électronique, son numéro de téléphone, son adresse, sa fonction, etc. C’est un peu comme un mini-CRM.
Les contacts peuvent être créés et gérés à partir de nombreux endroits par n’importe qui. Cela inclut votre téléphone, Gmail, etc., tandis que les groupes Google sont principalement gérés par les services informatiques ou les administrateurs de domaine Google Workspace, même s’il existe également des exceptions à cette règle.
Un libellé de contact peut être privé ou partagé avec d’autres utilisateurs. Un libellé de contact peut être créé et géré dans les contacts Google, dans le carnet d’adresses de votre téléphone, dans Gmail, Google Drive, etc., tandis qu’un groupe Google ne peut être géré que par un administrateur de domaine Google à partir de la console d’administration Google Workspace.
Maintenant que nous connaissons la différence, passons à la façon dont vous créez des groupes dans Google Workspace.
Lire la suite : Le petit guide de la gestion des contacts
Comment créer un groupe Google ?
Pour créer un groupe Google , vous devez être un administrateur de domaine Google.
Allez dans la console d’administration > Groupes > Créer un nouveau groupe, puis ajoutez les membres que vous souhaitez ajouter en tapant simplement leur adresse e-mail.
Vous pouvez ajouter un groupe en tant que membre d’un autre groupe. Ensuite, ce groupe héritera de toutes les autorisations de ce groupe. C’est comme un petit groupe au sein d’un groupe plus grand !
Contrairement aux contacts Google, les groupes ne stockent pas d’informations sur les personnes qui les composent. N’oubliez pas que le groupe n’est qu’une liste de ses membres, tandis que les étiquettes de vos contacts Google sont comme des carnets d’adresses.
En savoir plus : 7 conseils pour utiliser Google Workspace comme un pro
Comment créer une étiquette ou une liste de contacts ?
N’importe qui peut créer une étiquette ou une liste de contacts – pas besoin d’être administrateur. Suivez simplement ces étapes :
Simplement : ouvrez Shared Contacts for Gmail® ou Google Contacts Manager et créez le libellé de votre choix (par exemple « mon équipe », « collègues », etc.)
Ensuite, ajoutez les contacts que vous souhaitez ajouter à cette étiquette. Lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail de groupe, il vous suffit de cliquer sur l’icône de contact partagé et de sélectionner le libellé de votre choix.
Si vous souhaitez partager cette étiquette avec d’autres collègues, suivez simplement ce guide .
Lire la suite:
Comment partager une étiquette existante avec votre équipe
Comment partager un grand nombre d’étiquettes de contacts
Comment synchroniser une nouvelle étiquette dans Google Contacts
Comment partager une étiquette à l’aide de l’addon Gmail
Google Groups dans Google Drive
Ensuite, examinons certaines choses à faire et à ne pas faire des groupes Google, en commençant par la façon dont vous utilisez les groupes dans Google Drive.
✅ Définissez des groupes d’utilisateurs en fonction d’actions et d’autorisations courantes dans Drive.
Décidez quel groupe d’utilisateurs reçoit les mêmes e-mails, peut accéder à chaque type de documents, etc.
Par exemple, si vous avez généralement besoin de la contribution de votre équipe commerciale sur certains documents, vous devez les ajouter au même groupe, puis partager ces documents avec ce groupe.
Nommez ces groupes avec des noms explicites (comme “Équipe marketing”, “Managers”, “Front Desk”, etc.)
Comme mentionné précédemment, ces groupes peuvent être facilement créés par votre administrateur dans la console d’administration de l’espace de travail Google.
? Ne partagez pas de fichiers Google Drive individuels avec des personnes individuelles.
Si vous partagez des dossiers ou des documents Drive avec des personnes individuelles, vous aurez du mal à supprimer ces accès lorsque vous n’en avez plus besoin pour y avoir accès, par exemple parce qu’ils quittent ou changent de responsabilités.
Il est parfois impossible de supprimer tous ces éléments individuellement lorsque vous partagez des tonnes de documents avec une personne. Vous ne vous souvenez plus de ce qui a été partagé avec qui, et c’est dangereux à long terme.
Si jamais vous deviez supprimer leur accès, vous auriez besoin de parcourir individuellement chaque endroit où vous leur avez donné accès, et cela représente potentiellement des centaines ou des milliers de documents !
✅ Donnez accès à l’ensemble du groupe plutôt qu’à des personnes individuelles.
Ainsi, au lieu de partager avec des individus, la meilleure pratique consiste à supprimer tous les partages individuels de vos documents et dossiers Drive et à les partager à nouveau avec les groupes Google appropriés.
Ensuite, chaque individu appartenant à un groupe aura accès aux ressources partagées avec ce groupe.
Lorsqu’une personne quitte l’organisation, change de service ou, pour toute autre raison, n’a plus besoin d’accès, il vous suffit de la retirer du ou des groupes auxquels elle appartient pour suspendre son accès.
Même si seuls les administrateurs peuvent créer des groupes et gérer leurs membres, n’importe qui peut les utiliser.
✅ Vérifiez qui sont les membres du groupe avant de partager quoi que ce soit avec un groupe.
Cette fonctionnalité est possible avec le plug-in Contacts partagés pour Gmail® Drive .
Dans le panneau de droite de Google Drive, cliquez sur l’icône “Add-on Shared Contacts Drive”. Ensuite, sélectionnez “Groupes de domaines” dans le menu déroulant.
Cliquez sur le groupe avec lequel vous prévoyez de partager le dossier, puis cliquez sur “Voir les membres” pour voir facilement qui fait partie de ce groupe.
C’est simplement le moyen le plus simple de s’assurer que le document sera accessible aux bonnes personnes et que vous saurez toujours avec qui vous partagez des éléments.
Et si vous voulez savoir qui peut accéder à un document Drive partagé avec un groupe, utilisez “Contacts partagés pour Drive”.
Lorsque vous cliquez sur l’icône Drive Add-on, les avatars de tous les collaborateurs de ce document apparaîtront sur le panneau de droite. Lorsque vous cliquez sur l’avatar, tous les membres du groupe, ainsi que leurs coordonnées, s’affichent.
Important : N’oubliez pas d’installer le plug-in Google Drive pour Google Contacts .
? Ne partagez pas de documents ou de dossiers Drive avec des listes de contacts/étiquettes
Si vous partagez un dossier Google Drive avec un groupe, l’accès à ce dossier sera automatiquement mis à jour lorsque les membres de ce groupe seront modifiés.
Cependant, lorsque vous partagez avec un libellé de contact, Google partage le dossier avec ces utilisateurs individuellement et si vous supprimez un utilisateur du libellé, il aura toujours accès à ce dossier.
Lire la suite : Les 7 meilleures extensions et modules complémentaires de productivité de Google
Lire la suite : Comment utiliser les contacts partagés pour Google Drive
Groupes Google dans Gmail
Passons à quelques choses à faire et à ne pas faire concernant les groupes Google dans Gmail !
? N’envoyez pas un e-mail à un groupe de personnes sans savoir à qui il va.
Lorsque vous envoyez un e-mail à une adresse de groupe Google (par exemple “tous”, “partenaires”), il n’y a aucun moyen de savoir qui appartient à quel groupe lors de l’envoi du message.
Il en va de même pour les destinataires de cet e-mail : Ils ne savent pas qui sont les membres exacts de ce groupe – donc ils ne savent pas qui d’autre l’a reçu.
Cela signifie qu’il pourrait y avoir des personnes non pertinentes ou même fausses parmi les destinataires par accident.
Dans Google Workspace, seul l’administrateur peut voir qui appartient à quel groupe, ce qui peut être gênant pour les autres utilisateurs.
✅ Vérifiez qui sont les membres du groupe en cliquant sur l’icône « Shared Contacts Gmail Add-on » avant d’envoyer un e-mail.
Donc, avant d’envoyer quoi que ce soit, dans la fenêtre où vous créez un nouveau message, cliquez sur l’icône “Contacts partagés”.
Sélectionnez “Groupes de domaine” dans le menu déroulant, puis cliquez sur le groupe auquel vous prévoyez d’envoyer l’e-mail. Après cela, cliquez sur “Voir les membres” pour voir tout le monde dans le groupe.
Si vous ne souhaitez pas envoyer l’e-mail à tous, sélectionnez simplement les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer l’e-mail, et voilà !
(Pour rendre cela possible, n’oubliez pas d’installer le module complémentaire Gmail pour Google Contacts )
✅ Envoyez les e-mails aux libellés de contact de la même manière au cas où il n’y aurait pas de groupe Google pour vos destinataires.
Dans la fenêtre où vous créez un nouveau message, cliquez sur l’icône “Contacts partagés”. Dans le menu déroulant, sélectionnez “listes de contacts”.
Cliquez sur le groupe auquel vous prévoyez d’envoyer l’e-mail, puis cliquez sur “Voir les membres”
Si vous ne souhaitez pas envoyer l’e-mail à tous, sélectionnez simplement les destinataires auxquels vous souhaitez l’envoyer, comme ci-dessus.
✅ Vérifiez qui sont les autres destinataires de l’e-mail une fois que vous l’avez reçu.
Cela peut facilement être fait avec les contacts partagés pour Gmail®.
Sur le côté droit de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l’icône “Contacts partagés”. Ensuite, le nom et l’avatar de l’expéditeur et des destinataires de cet e-mail apparaîtront sur le panneau de droite.
Lorsque vous cliquez sur l’avatar du groupe, les noms de tous les membres du groupe seront affichés. Maintenant, vous savez qui d’autre a reçu cet e-mail !
? Ne spammez pas les gens avec des e-mails qui ne les concernent pas.
Il s’agit d’une autre fonctionnalité intéressante des contacts partagés pour Gmail®.
Si vous souhaitez envoyer un e-mail mais que vous ne souhaitez pas que tous les membres du groupe le reçoivent pour une raison quelconque : vous pouvez sélectionner des utilisateurs dans notre module complémentaire Gmail.
Cliquez simplement sur le groupe, puis sélectionnez les utilisateurs, même “tout le monde sauf X”, ou des personnes individuelles.
De cette façon, vous n’avez pas toujours besoin de créer un nouveau groupe ou de l’envoyer à des individus si vous souhaitez exclure quelqu’un qui fait partie de ce groupe.
✅ Utilisez les groupes Google et les contacts partagés pour Gmail® pour envoyer des e-mails uniquement aux personnes concernées.
Lire la suite : Comment partager des étiquettes dans Google Contacts et s’organiser ?
Lire la suite : Comment partager une étiquette directement depuis Gmail ?
Groupes Google dans les contacts Google
Maintenant, nous avons encore des groupes Google dans les contacts Google à parcourir.
✅ Définissez des groupes d’utilisateurs en fonction des contacts auxquels ils sont autorisés à accéder.
Vous pouvez décider quel groupe d’utilisateurs peut accéder ou mettre à jour les mêmes contacts.
Assurez-vous de nommer ces groupes avec des noms explicites (comme “Équipe marketing”, “Managers”, “Front Desk”, etc.)
Ensuite, créez ces groupes dans la console d’administration de l’espace de travail Google s’ils n’existent pas déjà.
? Ne partagez pas d’étiquettes avec des personnes individuelles si votre organisation partage un grand nombre d’étiquettes de contact.
Si vous partagez des listes de contacts avec des personnes individuelles, vous aurez du mal à faire certaines choses.
Tout d’abord, partager toutes les étiquettes avec les nouveaux entrants dans l’organisation devient compliqué. Supposons que vous disposiez de 400 libellés de contact : il serait très fastidieux de partager ces 400 libellés avec le même nouvel utilisateur. Oui, vous auriez besoin de le faire 400 fois.
Deuxièmement, supprimer ces accès lorsque des personnes quittent ou changent de responsabilités. Vous auriez, encore une fois, besoin de supprimer leur accès 400 fois.
N’oubliez pas non plus que le partage des contacts avec des particuliers n’est pas sûr. Il n’y a aucun moyen de savoir ou de se souvenir de ce qui est partagé avec qui à long terme.
✅ Donnez accès à des groupes entiers plutôt qu’à des personnes individuelles dans les contacts partagés pour Gmail®.
La meilleure pratique consiste à supprimer tous les partages individuels de vos libellés de contact et à les partager à nouveau avec les groupes Google appropriés.
Cela peut sembler beaucoup de travail, mais vous ne devez le faire qu’une seule fois.
Lorsque cela est fait, chaque individu appartenant à un groupe aura accès aux contacts partagés avec ce groupe uniquement.
Lorsqu’une personne quitte l’organisation ou change de service, vous n’aurez qu’à retirer cette personne du ou des groupes auxquels elle appartient afin de suspendre son accès. Ensuite, ces contacts partagés disparaîtront de tous leurs carnets d’adresses.
Même si seuls les administrateurs peuvent créer des groupes et gérer leurs membres, n’importe qui peut partager avec eux.
✅ Vérifiez qui sont les membres du groupe avant de partager un contact ou une étiquette de contact avec ledit groupe.
Dans la fenêtre “Paramètres de partage” de Shared Contact for Gmail, ajoutez simplement le nom du groupe – il a une saisie semi-automatique.
Cliquez sur “Membres du groupe”. Cela vous aide à vous assurer facilement que cette étiquette sera accessible aux bonnes personnes.
✅ Vérifiez votre tableau de bord des contacts partagés si vous voulez savoir qui peut accéder à un contact ou à une étiquette de contact partagé avec un ou plusieurs groupes.
Cela se fait aussi très facilement. Sélectionnez simplement l’étiquette de votre choix et cliquez sur l’icône “Partager”.
Ensuite, la liste des collaborateurs apparaîtra. Sous chaque groupe, vous verrez un lien vers les “membres du groupe”. Une fois que vous avez cliqué dessus, vous verrez tous les membres de ce groupe Google qui peuvent accéder à cette étiquette spécifique.
✅ Utilisez le module complémentaire Contacts partagés pour Gmail® pour voir – d’un coup d’œil sur le côté droit – qui fait partie d’un groupe.
Conclusion
Et voila.
Tirer le meilleur parti des groupes Google est un moyen simple d’organiser les utilisateurs de Google et de faciliter beaucoup de choses, comme le partage de documents et de dossiers et l’envoi d’invitations et d’e-mails de groupe.
La meilleure façon d’utiliser les groupes Google consiste à les combiner avec les contacts partagés pour Gmail®. Shared Contacts for Gmail® est une solution de gestion des contacts conçue pour rendre la gestion et le partage de vos contacts aussi transparents que possible dans l’univers Google Workspace.
L’utilisation de Contacts partagés pour Gmail® avec les groupes Google augmentera votre productivité et aidera votre équipe à éviter les tâches répétitives que vous seriez autrement coincé à faire encore et encore.
