Google-Gruppen sind eine Möglichkeit, Google-Nutzer zu organisieren – wie die Inhaber eines Google- oder Gmail-Kontos -, die die gleichen Berechtigungen haben, z. B. Zugriff auf bestimmte Dokumente auf Google Drive, Empfang von Massen-E-Mails oder Teilnahme an bestimmten Meetings.
So können Sie bestimmte Aktionen – wie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, das Versenden von Dokumenten, das Erteilen von Berechtigungen, das Einladen zu Veranstaltungen usw. – nur einmal für die gesamte Gruppe planen, anstatt sie immer einzeln durchzuführen.
Wenn Sie z. B. eine E-Mail an die Google-Gruppe “Buchhaltung” senden möchten, erhalten alle Mitglieder der Gruppe die E-Mail, und Sie müssen nicht alle einzelnen Empfänger auflisten.
Sie können auch Gruppen mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens erstellen, sofern diese ein Google-Konto besitzen. Gruppen sind Teil des gesamten Google Workspace-Universums und erstrecken sich daher über den gesamten Google Workspace.
Die Verwendung von Google-Gruppen ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Daten zu schützen, da Sie die Mitglieder einer Gruppe kontrollieren können und somit wissen, wer auf vertrauliche Informationen zugreifen kann.
Sie können sie unter dem Namen “Mailinglisten” im Microsoft-Ökosystem oder “Sicherheitsgruppen” in LDAP und Active Directory finden.
Viele Unternehmen und ihre Nutzer wissen nicht, wie sie Google-Gruppen nutzen und das Beste aus ihnen herausholen können, aber sie können für Sie und Ihr Unternehmen sehr nützlich sein.
In diesem Artikel gehen wir auf einige Vor- und Nachteile von Google-Gruppen ein und erklären Ihnen, wie Sie Ihre Google Workspace-Nutzung mit Google-Gruppen und Shared Contacts für Google Mail® optimieren können.
Lesen Sie weiter: Was ist Kontaktfreigabe und warum ist sie wichtig?
Was ist der Unterschied zwischen Google Groups und Kontakt-Labels/Listen?
Google-Gruppen sind nicht zu verwechseln mit Google-Kontakt-Etiketten (auch bekannt als Kontaktlisten oder Adressbücher). Hier ist der Unterschied:
Ein Label, ein Adressbuch oder eine Kontaktliste enthält Kontakte, während eine Gruppe Mitglieder enthält. Ein Kontakt ist wie eine Karte, auf der umfangreiche Informationen über eine Person – ob Google-Nutzer oder nicht – gespeichert sind, z. B. ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Berufsbezeichnung usw. Es ist ein bisschen wie ein Mini-CRM.
Kontakte können von vielen Stellen aus von jedermann erstellt und verwaltet werden. Dazu gehören Ihr Telefon, Gmail usw., während Google-Gruppen meist von den IT-Abteilungen oder den Administratoren der Google Workspace-Domäne verwaltet werden – auch wenn es auch hier Ausnahmen gibt.
Ein Kontakt-Label kann privat oder für andere Benutzer freigegeben sein. Ein Kontakt-Label kann in Google-Kontakten, in Ihrem Telefon-Adressbuch, in Google Mail, Google Drive usw. erstellt und verwaltet werden, während eine Google-Gruppe nur von einem Google-Domain-Administrator über die Verwaltungskonsole von Google Workspace verwaltet werden kann.
Da wir nun den Unterschied kennen, wollen wir uns nun ansehen, wie Sie Gruppen in Google Workspace erstellen.
Lesen Sie weiter: Der kurze Leitfaden zum Kontaktmanagement
Wie erstellt man eine Google-Gruppe?
Um eine Google-Gruppe zu erstellen, müssen Sie ein Google-Domain-Administrator sein.
Gehen Sie in die Verwaltungskonsole > Gruppen > Neue Gruppe erstellen und fügen Sie dann die gewünschten Mitglieder hinzu, indem Sie einfach deren E-Mail-Adresse eingeben.
Sie können eine Gruppe als Mitglied einer anderen Gruppe hinzufügen. Dann erbt diese Gruppe alle Berechtigungen dieser Gruppe. Es ist wie eine kleine Gruppe innerhalb einer größeren Gruppe!
Gruppen speichern im Gegensatz zu Google-Kontakten keine Informationen über die Personen, die ihnen angehören – denken Sie daran, dass die Gruppe nur eine Liste ihrer Mitglieder ist, während die Etiketten in Ihren Google-Kontakten wie Adressbücher sind.
Lesen Sie weiter: 7 Tipps, wie Sie Google Workspace wie ein Profi nutzen
Wie erstellt man ein Kontaktetikett/eine Kontaktliste?
Jeder kann ein Kontakt-Label oder eine Liste erstellen – man muss kein Administrator sein. Folgen Sie einfach diesen Schritten:
Einfach: Öffnen Sie Shared Contacts für Gmail® oder Google Contacts Manager und erstellen Sie das Label Ihrer Wahl (z. B. “Mein Team”, “Kollegen” usw.)
Fügen Sie dann die Kontakte hinzu, die Sie zu diesem Label hinzufügen möchten. Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail senden möchten, klicken Sie einfach auf das Symbol für den gemeinsamen Kontakt und wählen Sie das gewünschte Label aus.
Wenn Sie dieses Etikett mit anderen Kollegen teilen möchten, folgen Sie einfach dieser Anleitung.
Lesen Sie mehr:
Wie Sie ein vorhandenes Etikett für Ihr Team freigeben
Freigabe einer großen Anzahl von Kontaktetiketten
Synchronisieren eines neuen Labels in Google Contacts
Wie man ein Etikett mit dem Gmail Addon teilt
Google Groups in Google Drive
Als Nächstes wollen wir uns einige Regeln für Google-Gruppen ansehen, angefangen mit der Verwendung von Gruppen in Google Drive.
✅ Definieren Sie Benutzergruppen nach gemeinsamen Aktionen und Berechtigungen in Drive.
Legen Sie fest, welche Benutzergruppen dieselben E-Mails erhalten, auf welche Arten von Dokumenten zugreifen können und so weiter.
Wenn Sie z. B. in der Regel die Meinung Ihres Vertriebsteams zu bestimmten Dokumenten benötigen, sollten Sie sie der gleichen Gruppe hinzufügen und diese Dokumente dann für diese Gruppe freigeben.
Benennen Sie diese Gruppen mit eindeutigen Namen (z. B. “Marketing Team”, “Manager”, “Front Desk” usw.)
Wie bereits erwähnt, können diese Gruppen ganz einfach von Ihrem Administrator in der Verwaltungskonsole von Google Workspace erstellt werden.
? Geben Sie keine einzelnen Google Drive-Dateien für einzelne Personen frei.
Wenn Sie Drive-Ordner oder -Dokumente für einzelne Personen freigeben, wird es Ihnen schwer fallen, diese Zugriffe zu entfernen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, z. B. weil die betreffende Person das Unternehmen verlässt oder ihre Zuständigkeit ändert.
Es ist manchmal unmöglich, alle diese Dateien einzeln zu entfernen, wenn man viele Dokumente mit einer Person teilt. Man weiß nicht mehr, was man mit wem geteilt hat, und das ist auf Dauer unsicher.
Wenn Sie jemals den Zugang dieser Personen aufheben müssten, müssten Sie jeden einzelnen Ort, an dem Sie ihnen Zugang gewährt haben, einzeln durchgehen, und das sind möglicherweise Hunderte oder Tausende von Dokumenten!
✅ Ermöglichen Sie den Zugang für die gesamte Gruppe und nicht nur für einzelne Personen.
Anstatt sie für Einzelpersonen freizugeben, empfiehlt es sich daher, alle individuellen Freigaben aus Ihren Drive-Dokumenten und -Ordnern zu entfernen und sie erneut mit den entsprechenden Google-Gruppen zu teilen.
Dann hat jede Person, die einer Gruppe angehört, Zugang zu den Ressourcen, die mit dieser Gruppe geteilt werden.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, in eine andere Abteilung wechselt oder aus einem anderen Grund keinen Zugang mehr benötigt, müssen Sie diese Person einfach aus der Gruppe bzw. den Gruppen, zu denen sie gehört, entfernen, um den entsprechenden Zugang auszusetzen.
Auch wenn nur Administratoren Gruppen erstellen und deren Mitglieder verwalten können, kann jeder sie nutzen.
✅ Überprüfen Sie, wer die Mitglieder der Gruppe sind, bevor Sie etwas mit einer Gruppe teilen.
Diese Funktion ist mit Shared Contacts for Gmail® Drive Plugin möglich.
Klicken Sie auf der rechten Seite von Google Drive auf das Symbol “Shared Contacts Drive Add-on”. Wählen Sie dann “Domänengruppen” aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf die Gruppe, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und klicken Sie dann auf “Mitglieder anzeigen”, um zu sehen, wer zu dieser Gruppe gehört.
Dies ist einfach der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass das Dokument für die richtigen Personen zugänglich ist und dass Sie immer wissen, mit wem Sie etwas teilen.
Und wenn Sie wissen möchten, wer auf ein Drive-Dokument zugreifen kann, das für eine Gruppe freigegeben ist, verwenden Sie “Shared Contacts for Drive”.
Wenn Sie auf das Symbol des Drive-Add-ons klicken, werden die Avatare aller an diesem Dokument beteiligten Personen auf der rechten Seite angezeigt. Wenn Sie auf den Avatar klicken, werden alle Mitglieder der Gruppe zusammen mit ihren Kontaktinformationen angezeigt.
Wichtig! Vergessen Sie nicht, das Google Drive-Plugin für Google Contacts zu installieren.
? Geben Sie keine Drive-Dokumente oder -Ordner mit Kontaktlisten / Labels frei
Wenn Sie einen Google Drive-Ordner mit einer Gruppe teilen, wird der Zugriff auf diesen Ordner automatisch aktualisiert, wenn die Mitglieder dieser Gruppe geändert werden.
Bei der Freigabe mit einem Kontakt-Label gibt Google den Ordner jedoch für die einzelnen Nutzer frei, und wenn Sie einen Nutzer aus dem Label entfernen, hat er oder sie weiterhin Zugriff auf den Ordner.
Lesen Sie mehr: Die 7 besten Google-Produktivitätserweiterungen und Add-Ons
Lesen Sie weiter: Freigegebene Kontakte für Google Drive verwenden
Google Groups in Google Mail
Kommen wir nun zu den Vor- und Nachteilen von Google-Gruppen in Google Mail!
? Senden Sie keine E-Mail an eine Gruppe von Personen, ohne zu wissen, an wen sie geht.
Wenn Sie eine E-Mail an eine Google-Gruppenadresse (z. B. “alle”, “Partner”) senden, können Sie beim Senden der Nachricht nicht feststellen, wer in welcher Gruppe ist.
Das Gleiche gilt für die Empfänger dieser E-Mail: Sie wissen nicht, wer die genauen Mitglieder dieser Gruppe sind – also wissen sie auch nicht, wer sie sonst noch bekommen hat.
Dies bedeutet, dass sich unter den Empfängern versehentlich irrelevante oder sogar falsche Personen befinden könnten.
In Google Workspace kann nur der Administrator sehen, wer in welcher Gruppe ist, was für andere Nutzer unpraktisch sein kann.
Überprüfen Sie vor dem Versenden einer E-Mail, wer die Mitglieder der Gruppe sind, indem Sie auf das Symbol “Shared Contacts Gmail Add-on” klicken.
Bevor Sie also etwas senden, klicken Sie in dem Fenster, in dem Sie eine neue Nachricht erstellen, auf das Symbol “Gemeinsame Kontakte”.
Wählen Sie “Domänengruppen” aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie dann auf die Gruppe, an die Sie die E-Mail senden möchten. Klicken Sie dann auf “Mitglieder sehen”, um alle Mitglieder der Gruppe zu sehen.
Wenn Sie die E-Mail nicht an alle senden möchten, wählen Sie einfach die Empfänger aus, an die Sie die E-Mail senden möchten, und voilà!
(Um dies zu ermöglichen, vergessen Sie nicht, das Gmail Addon für Google Kontakte zu installieren)
✅ Senden Sie E-Mails an Kontakt-Labels auf die gleiche Weise, falls es keine Google-Gruppe für Ihre Empfänger gibt.
In dem Fenster, in dem Sie eine neue Nachricht erstellen, klicken Sie auf das Symbol “Gemeinsame Kontakte”‘. Wählen Sie in der Dropdown-Liste “Kontaktlisten”.
Klicken Sie auf die Gruppe, an die Sie die E-Mail senden möchten, und klicken Sie dann auf “Mitglieder sehen”.
Wenn Sie die E-Mail nicht an alle senden möchten, wählen Sie einfach die Empfänger aus, an die Sie die E-Mail senden möchten, ähnlich wie oben beschrieben.
✅ Überprüfen Sie nach Erhalt der E-Mail, wer die anderen Empfänger sind.
Dies ist mit Shared Contacts for Gmail® leicht möglich.
Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Google Mail-Posteingangs auf das Symbol “Gemeinsame Kontakte”. Dann werden der Name und der Avatar des Absenders und des Empfängers dieser E-Mail auf der rechten Seite angezeigt.
Wenn Sie auf den Avatar der Gruppe klicken, werden die Namen aller Mitglieder der Gruppe angezeigt. Jetzt wissen Sie, wer diese E-Mail noch erhalten hat!
? Spammen Sie die Leute nicht mit E-Mails zu, die für sie nicht relevant sind.
Dies ist eine weitere coole Funktion von Shared Contacts for Gmail®.
Wenn Sie eine E-Mail senden möchten, aber aus irgendeinem Grund nicht möchten, dass alle Mitglieder der Gruppe sie erhalten: Sie können in unserem Gmail-Add-on Benutzer auswählen.
Klicken Sie einfach auf die Gruppe und wählen Sie dann die Benutzer, auch “alle außer X”, oder einzelne Personen aus.
Auf diese Weise müssen Sie nicht immer eine neue Gruppe erstellen oder sie an Einzelpersonen senden, wenn Sie jemanden aus der Gruppe ausschließen möchten.
Verwenden Sie Google-Gruppen und Gemeinsame Kontakte für Google Mail®, um E-Mails nur an die entsprechenden Personen zu senden.
Lesen Sie weiter: Wie teilt man Etiketten in Google Contacts und organisiert sich?
Lesen Sie weiter: Wie teilt man ein Etikett direkt aus Google Mail?
Google Groups in Google-Kontakten
Jetzt müssen wir noch die Google-Gruppen in den Google-Kontakten durchgehen.
Definieren Sie Benutzergruppen nach den Kontakten, auf die sie zugreifen dürfen.
Sie können festlegen, welche Benutzergruppen auf dieselben Kontakte zugreifen oder sie aktualisieren können.
Achten Sie darauf, diese Gruppen mit eindeutigen Namen zu benennen (z. B. “Marketing Team”, “Manager”, “Front Desk” usw.)
Erstellen Sie dann diese Gruppen in der Verwaltungskonsole des Google-Arbeitsbereichs, falls sie noch nicht vorhanden sind.
? Geben Sie Etiketten nicht für einzelne Personen frei, wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Kontaktetiketten freigibt.
Wenn Sie Kontaktlisten mit einzelnen Personen gemeinsam nutzen, werden Sie es schwer haben, eine Reihe von Dingen zu tun.
Zunächst einmal ist es kompliziert, alle Etiketten an Neulinge in der Organisation weiterzugeben. Nehmen wir an, Sie haben 400 Kontaktetiketten: Es wäre sehr zeitaufwändig, diese 400 Etiketten an denselben neuen Benutzer weiterzugeben. Ja, Sie müssten das 400 Mal machen.
Zweitens müssen diese Zugänge entfernt werden, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder ihre Zuständigkeiten wechseln. Auch hier müssten Sie ihnen 400 Mal den Zugang entziehen.
Vergessen Sie auch nicht, dass die Weitergabe von Kontakten an Einzelpersonen nicht sicher ist. Es gibt keine Möglichkeit, auf Dauer zu wissen oder sich daran zu erinnern, was mit wem geteilt wird.
✅ Geben Sie in Shared Contacts for Gmail® den Zugriff auf ganze Gruppen statt auf einzelne Personen frei.
Am besten entfernen Sie alle individuellen Freigaben aus Ihren Kontakt-Labels und teilen sie erneut mit den entsprechenden Google-Gruppen.
Das mag nach viel Arbeit klingen, aber Sie müssen es nur einmal machen.
In diesem Fall hat jede Person, die einer Gruppe angehört, nur Zugriff auf die Kontakte, die für diese Gruppe freigegeben sind.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder in eine andere Abteilung wechselt, müssen Sie diese Person einfach aus den Gruppen entfernen, zu denen sie gehört, um ihren entsprechenden Zugriff zu sperren. Dann verschwinden diese gemeinsamen Kontakte aus allen Adressbüchern.
Auch wenn nur Administratoren Gruppen erstellen und deren Mitglieder verwalten können, kann jeder mit ihnen teilen.
Überprüfen Sie, wer die Mitglieder der Gruppe sind, bevor Sie einen Kontakt oder eine Kontaktbezeichnung mit dieser Gruppe teilen.
Fügen Sie im Fenster “Freigabeeinstellungen” von Shared Contact für Gmail einfach den Namen der Gruppe hinzu – er wird automatisch ausgefüllt.
Klicken Sie auf “Gruppenmitglieder”. Auf diese Weise können Sie leicht sicherstellen, dass dieses Etikett für die richtigen Personen zugänglich ist.
Überprüfen Sie Ihr Dashboard für gemeinsame Kontakte, wenn Sie wissen möchten, wer auf einen Kontakt oder eine Kontaktbezeichnung zugreifen kann, die für eine oder mehrere Gruppen freigegeben ist.
Auch das ist ganz einfach. Wählen Sie einfach das Etikett Ihrer Wahl aus und klicken Sie auf das Symbol “Teilen”.
Daraufhin wird die Liste der Mitwirkenden angezeigt. Unter jeder Gruppe finden Sie einen Link zu “Gruppenmitglieder”. Sobald Sie darauf klicken, sehen Sie alle Mitglieder dieser Google-Gruppe, die auf dieses spezielle Label zugreifen können.
Verwenden Sie das Add-on Shared Contacts for Gmail®, um auf einen Blick auf der rechten Seite zu sehen, wer in einer Gruppe ist.
Schlussfolgerung
Und da haben Sie es.
Die Nutzung von Google-Gruppen ist eine einfache Möglichkeit, Google-Nutzer zu organisieren und viele Dinge zu vereinfachen – wie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ordnern und das Versenden von Einladungen und Gruppen-E-Mails.
Google-Gruppen lassen sich am besten in Kombination mit Shared Contacts für Google Mail® verwenden. Shared Contacts for Gmail® ist eine Kontaktverwaltungslösung, die Ihre Kontaktverwaltung und -freigabe innerhalb des Google Workspace-Universums so nahtlos wie möglich gestalten soll.
Die Verwendung von Shared Contacts für Google Mail® zusammen mit Google-Gruppen steigert Ihre Produktivität und hilft Ihrem Team, sich wiederholende Aufgaben zu vermeiden, die Sie sonst immer wieder erledigen müssten.
