Het is gemakkelijk om uw lijst met contactpersonen uit te breiden als u daarvoor kiest. In het tijdperk van de sociale media is het veel gemakkelijker dan vroeger om nieuwe mensen te ontmoeten. Mensen kennen is tegenwoordig niet meer beperkt tot persoonlijke ontmoetingen op school, sportclubs, netwerkconferenties en dergelijke. Naarmate uw netwerk groeit, kan het een uitdaging zijn om uw contacten te organiseren.
Maar misschien ziet u dit niet als een probleem, totdat u een recent toegevoegd contactpersoon moet vinden, maar helaas zijn naam bent vergeten. Het kan enige tijd duren om uw map te vinden.
U kunt ook meerdere contacten tegenkomen met dezelfde naam maar verschillende personen. Er is een kans dat je de verkeerde boodschap stuurt. Je hebt geluk als de ontvanger het bericht gewoon negeert. Het ongelukkige deel is als het je iets ronduit negatiefs deed lijken.
Hier zijn enkele tips om dergelijke scenario’s te vermijden:
Centraliseer uw directory
Net zoals u al uw boeken in uw bibliotheek en al uw kleren in de kast wilt hebben, helpt het om al uw contacten op één centrale plaats te krijgen om de zaken op orde te houden. Om te beginnen hoef je niet verwoed te zoeken naar iemands contactgegevens uit tientallen berichtenapps.
Er is nog een ander voordeel van een gecentraliseerd telefoonboek. Bij marketing voorkomt het redundantie bij het verzenden van promotionele e-mails. Het is contraproductief wanneer twee van uw verkopers hetzelfde e-mailadres van een klant hebben. Als ze allebei dezelfde e-mail sturen, kan de potentiële klant dit als onprofessioneel zien.
U kunt dit doen via Gedeelde contacten voor Gmail®. Deze app integreert met honderden berichtenapps, waaronder CRM’s. Met deze contactmanager kunt u al uw connecties op een centrale plaats zetten om uw contacten te organiseren. Op zijn beurt zal uw contactendatabase verschijnen in autocomplete op het veld van de ontvanger van al uw gadgets – uw Android-telefoon, uw desktop, uw IP-telefoon, en zelfs uw iOS-apparaten.
Contactlabels maken
Over bibliotheek gesproken, u moet uw contacten ook rangschikken volgens hun “genre”. In dit geval kunnen we het labels of groepen noemen.
Scheid persoonlijke contacten en zakelijke contacten. U kunt persoonlijke contacten verder onderverdelen in familie en verwanten, vrienden, kennissen, enz. Je kunt zelfs kiezen volgens waar je ze ontmoet hebt. Zakelijke contacten kunnen worden ingedeeld in leveranciers, collega’s, klanten, leads, enzovoort.
Het is raadzaam om de etiketten te labelen als u het contact toevoegt, zodat ze zich niet ophopen. Zo voorkomt u ook dat u het verkeerde bericht “Rose” van de boekhouding verstuurt dat eigenlijk bedoeld is voor “Rose”, uw huisbaas.
Declutter om uw contacten te organiseren
Het algemene instinct om te ontdoen van alle contacten is het verwijderen van contacten die u niet langer nuttig vindt. Sommige kunnen van het vorige bedrijf zijn waar u alleen officiële transacties mee doet. Anderen zijn je oude schoolgenoten met wie je geen vriendschap meer onderhoudt.
Het is echter gemakkelijker te zeggen dan te doen. Er is altijd dat “misschien” dat je hem in de toekomst nodig hebt. Het kan ook onhandig zijn dat je een contact hebt verwijderd en dat hij je vervolgens een bericht stuurt met verrassende informatie en een “wie is dit?” zal de vaart eruit halen.
De oplossing is om die contacten in een groep onder te brengen en die te labelen als “Archief” of welke naam dan ook. Op die manier ziet u hun naam niet meer wanneer u terloops door uw contacten bladert om te zien wie nog een vakantiegroet moet krijgen of uitgenodigd moet worden voor uw bruiloft.
Google Contacten heeft ook de optie om contacten te verbergen zonder ze te verwijderen. Dit zou vergelijkbaar zijn met hoe u idealiter uw bureau organiseert, waarbij de meest gebruikte dingen bovenaan liggen en de minst gebruikte dingen in de lade eronder. In dit geval staan de gewone contacten in uw contactenlijst en worden de minst gebruikte opgeborgen in het bestand “Andere contacten”. Maar geen zorgen, de contacten in die map verschijnen nog steeds in autocomplete op het ontvangersveld.
Duplicaten samenvoegen
Het is niet ongewoon dat je dubbele vermeldingen hebt. U hebt bijvoorbeeld twee ‘Romy Feller’-vermeldingen omdat het ene haar telefoonnummer is en het andere haar e-mailadres.
Als een klant je bovendien via twee verschillende kanalen een bericht stuurt, bijvoorbeeld via WhatsApp en via een gewone sms, heb je zijn nummer misschien twee keer opgeslagen. Reageren op beide berichten verspilt tijd en moeite. Het zou praktisch zijn om slechts eenmaal te antwoorden en tegelijkertijd te bevestigen dat u beide berichten hebt ontvangen.
Als u uw contacten samenvoegt, bespaart u in ieder geval geheugenruimte. Als u veel contacten hebt samengevoegd, bespaart u ook een paar keer bladeren door uw contactenbestand.
Uw contacten delen
U kunt het contactnummer van iedereen in uw bedrijf hebben zonder het in uw adresboek te kopiëren/plakken. Kies de beste app voor het beheren van contacten die past bij de behoeften van uw bedrijf.
Een gedeelde contactenmap bespaart u veel tijd bij het maken van labels, het opruimen en samenvoegen. De labels zoals “marketing”, “engineering” of “admin” zijn al aangemaakt en met u gedeeld. Geen herhaalde contacten meer omdat u er geen meer hoeft in te voeren. Bovendien kunt u die contacten gemakkelijk archiveren als u dat bedrijf ooit zou verlaten.
Conclusie over het organiseren van uw contacten:
Hoe ‘rommelig’ de staat van uw huidige adresboek ook is, het is nooit te laat om uw contacten te organiseren. Je kunt het labelen minstens 5 minuten per dag doen. Aan het eind van de week zijn uw honderden contacten al gesorteerd. Integendeel, het zou gemakkelijker zijn als u de etiketten toevoegt zodra u het contact opslaat. Dat duurt maar 5 seconden.
