É fácil fazer crescer a sua lista de contactos, se assim o desejar. Na era dos meios de comunicação social, conhecer novas pessoas é muito mais fácil do que antes. Conhecer pessoas hoje em dia já não se limita a reuniões pessoais na escola, clubes desportivos, conferências em rede, e afins. À medida que a sua rede cresce, pode ser um desafio organizar os seus contactos.
No entanto, pode não ver isto como problemático até que precise de encontrar um contacto recentemente adicionado mas, infelizmente, esqueceu-se do seu nome. Percorrer o seu directório pode demorar algum tempo apenas para o encontrar.
Também pode encontrar vários contactos com o mesmo nome, mas pessoas diferentes. Há uma hipótese de enviar a mensagem errada. Terá sorte se o destinatário simplesmente ignorar a mensagem. A parte infeliz é se isso o fez parecer algo absolutamente negativo.
Aqui estão algumas dicas para evitar tais cenários:
Centralize o seu Directório
Tal como quer todos os seus livros na sua biblioteca e todas as suas roupas no armário, ter todos os seus contactos num lugar central ajuda muito a manter as coisas em ordem. Para começar, não tem de procurar freneticamente os dados de contacto de ninguém a partir de dezenas de aplicações de envio de mensagens.
Existe outro benefício de um directório centralizado. No marketing, evita a redundância no envio de e-mails promocionais. É contraproducente quando dois dos seus vendedores têm o mesmo endereço de correio electrónico do cliente. Se ambos enviarem o mesmo e-mail, o potencial cliente poderá ver isto como não profissional.
Pode fazê-lo através de Contactos Partilhados para Gmail®. Este aplicativo integra-se com centenas de aplicações de mensagens, incluindo CRMs. Este gestor de contactos permite-lhe colocar todas as suas ligações num local central para organizar os seus contactos. Por sua vez, a sua base de dados de contactos aparecerá em autocompletar no campo do destinatário de todos os seus aparelhos – o seu telefone Android, o seu desktop, o seu telefone IP, e até os seus dispositivos iOS.
Criar Etiquetas de Contacto
Por falar em biblioteca, deve também organizar os seus contactos de acordo com o seu “género”. Neste caso, podemos chamar-lhe rótulos ou grupos.
Separar os contactos pessoais dos contactos comerciais. Pode ainda subdividir os contactos pessoais em familiares e parentes, amigos, conhecidos, etc. Pode até optar de acordo com o local onde os conheceu. Os contactos comerciais podem ser classificados como fornecedores, colegas de trabalho, clientes, leads, e assim por diante.
É aconselhável etiquetar as etiquetas à medida que se adiciona o contacto para que não se acumule. Ao fazê-lo, poupa-lhe também de enviar a “messaRose” errada da contabilidade, que é realmente destinada à “Rose”, o seu senhorio.
Declutter para organizar os seus contactos
O instinto comum para a declutação é o de eliminar contactos que já não lhe pareçam úteis. Alguns podem ser da empresa anterior com a qual apenas efectua transacções oficiais. Outros são os seus antigos colegas de escola com os quais já não cultiva amizade.
No entanto, é mais fácil de dizer do que fazê-lo. Há sempre aquele “talvez” que precisará dele no futuro. Também pode ser estranho que tenha eliminado um contacto e depois lhe tenha enviado alguma informação surpreendente e um “quem é este?” arruinará o ímpeto.
A solução é colocar esses contactos num grupo e rotulá-lo como “Arquivo” ou qualquer nome que lhe pareça adequado. Desse modo, deixaria de ver o seu nome quando se desloca casualmente pelos seus contactos para ver quem mais precisa de receber uma saudação de férias ou ser convidado para o seu casamento.
Os Contactos Google também têm a opção de esconder contactos sem os eliminar. Isto seria semelhante à forma ideal de organizar a sua secretária onde as coisas mais usadas estão no topo e as menos usadas estão guardadas na gaveta abaixo. Neste caso, os contactos regulares estão na sua lista de contactos e os menos utilizados são guardados no ficheiro “Outros Contactos”. No entanto, não se preocupe, os contactos nessa pasta ainda aparecem em autocompletar no campo receptor.
Fundir duplicados
Não é raro que tenha entradas duplicadas. Por exemplo, tem duas entradas ‘Romy Feller’ porque uma é o seu número de telefone e a outra o seu endereço de correio electrónico.
Além disso, quando um cliente lhe enviava mensagens de dois canais diferentes, por exemplo, um através do WhatsApp e o outro através de SMS regulares, poderia ter guardado o seu número duas vezes. A resposta a ambas as mensagens desperdiça tempo e esforço. Seria prático responder apenas uma vez enquanto se reconhece ter recebido ambas as mensagens.
Ao fundir os seus contactos, poupa pelo menos espaço de memória. Se fundiu muitos contactos, também poupa alguns pergaminhos na navegação da sua base de dados de contactos.
Partilhe os seus contactos
Pode ter o número de contacto de todos na sua empresa sem copiar/colar um único número na sua agenda de endereços. Escolha a melhor aplicação de gestão de contactos que se adapte às necessidades da sua empresa.
Uma directoria de contactos partilhada poupa-lhe muito tempo na criação de etiquetas, decluttering, e fusão. Os rótulos como ‘marketing’, ‘engenharia’, ou ‘admin’ já são criados e partilhados consigo. Acabaram-se os contactos repetidos porque já não precisa de entrar num. Além disso, pode facilmente arquivar esses contactos se alguma vez deixar essa empresa.
Conclusão sobre Como Organizar os Seus Contactos:
Não importa quão ‘desarrumado’ seja o estado da sua agenda de endereços actual, nunca é tarde demais para organizar os seus contactos. Pode fazer a etiquetagem durante pelo menos 5 minutos por dia. No final da semana, as suas centenas de contactos já se encontram ordenados. Pelo contrário, seria mais fácil se acrescentasse as etiquetas assim que guardasse o contacto. Isso levaria apenas 5 segundos.
