Hoe contactgegevens verbergen in een gedeeld contact

Shared Contacts for Gmail is een stap verder in het bieden van gegevensprivacy aan gebruikers. Niet alle contactgegevens zoals verjaardagen, postadressen of zelfs notities van de eigenaar van de contactlijst zijn relevant voor alle teamleden. Daarom biedt de functie Verborgen velden strategische middelen om de zichtbaarheid van informatie te controleren en gevoelige gegevens veilig te stellen.

Stappen in het gebruik van verborgen velden:

Dit zijn de stappen om bepaalde contactinformatie te verbergen die wordt gedeeld door teamleden.

  1. Open het dashboard Gedeelde contactpersonen voor Gmail.

  2. Zoek en selecteer in het linkerdeelvenster het gedeelde label waarvan u de zichtbaarheid van contactgegevens wilt regelen.

    Alleen degenen met de status eigenaarstoestemming kunnen de verborgen velden bijwerken. Klik hier voor meer informatie over de toestemmingsstatus.

  3. Klik op het pictogram “delen” (voer hier een beschrijving van de afbeelding in) dat is toegewezen aan het label.

    Hidden fields_share icon

  4. Selecteer “Velden” onder de naam van de medewerker voor wie je de contactgegevens wilt verbergen.

    Hidden fields- fields link

  5. Klik op het pictogram met het ‘blauwe oog’, . Het wordt dan rood, betekent dat het veld al verborgen is.

    Als je het label deelt, worden alle contactvelden automatisch zichtbaar voor medewerkers, aangeduid door het standaard blauwe oogpictogram.
    Hidden fields- blue eyes icon

  6. Klik op het pictogram ‘meer opties’, om naar de details van de telefoon, e-mail en het postadres te gaan.

    hidden fields- more options for phone, home addresses, and email

  7. Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen vast te leggen.

    hidden fields - save

Als eigenaar van de lijst met contactpersonen behoudt u het volledige overzicht over alle details van elke contactpersoon. Ondertussen hebben medewerkers geen toegang meer tot de contactpersonenvelden die je hebt verborgen.

Eigenaarsweergave van het contact waar je alle details van het contact kunt zien.
Dit is hoe anderen het contact kunnen zien als de eigenaar de verborgen velden heeft ingesteld.

Extra Opmerking

1. Als ze worden toegewezen als beheerder, behouden medewerkers zichtbaarheid van de optie ‘Velden’, maar kunnen ze verborgen velden niet wijzigen. Er verschijnt een waarschuwingsprompt als u probeert te wijzigen.

waarschuwing voor medewerkers die verborgen velden niet kunnen wijzigen

2. Medewerkers met een machtigingsniveau Redacteur of hoger kunnen nog steeds gegevens invoeren in de toegewezen verborgen velden. Maar ondanks het klikken op ‘opslaan’ worden deze wijzigingen niet weergegeven in de contactgegevens.

wijziging niet mogelijk op verborgen velden