Contactbeheer houdt zakelijke contacten georganiseerd. Het is een cruciaal instrument voor productiviteit en een beter inzicht in de klant. De gecentraliseerde directory helpt ook bij een vlottere samenwerking en betere communicatie. Kennis van de beste praktijken voor contactbeheer effent de weg om de technologieën effectief te gebruiken en efficiënter met uw middelen om te gaan.
Wanneer u geen goed contactbeheer hebt, wordt uw workflow sterk verstoord. Het zou moeilijk zijn om vast te stellen waar een bepaald contact zich in de verkooppijplijn bevindt. Bovendien kan het team de inbox van de klant hebben volgestopt met overbodig marketingmateriaal.
Vermijd deze problemen door deze tips toe te passen om uw contactbeheer te verbeteren.
1. Kies de juiste app voor contactbeheer
Niet alle apps voor contactbeheer zijn hetzelfde. Sommige bieden meer mogelijkheden dan andere. Sommige integreren met meer berichtenkanalen. In elk geval zou het nuttig zijn om een checklist te hebben die uw norm bepaalt, om na te gaan of de app voldoet aan de vereisten van uw bedrijf.
2. Strategische verzameling van gegevens
Wees bedreven in waar uw doelgroep rondhangt. Een rijke lead database kan veelbelovend lijken, maar het zal voor niets zijn als uw product of dienst niet is wat zij nodig hebben of willen. Zorg bij het verzamelen van contactgegevens van potentiële klanten voor hun betrokkenheid. Bouw bovendien solide maatregelen voor hen om zich tot uw merk te verhouden terwijl u geleidelijk met hen interageert.
3. Sorteer het ter plekke
Label uw gegevens goed wanneer u ze verzamelt. Zet ze in duidelijk omschreven labels. Organiseer ze bijvoorbeeld op basis van het soort marketinginhoud waarmee ze zich kunnen verbinden. Sorteer contacten zoals u ze opslaat. Op die manier hoeft u niet meer alles opnieuw te doorlopen om te bepalen tot welke groep zij behoren.
4. De machtigingen dienovereenkomstig beheren
Een van de beste praktijken voor contactbeheer is het goed definiëren van de toegangsniveaus tot uw contactendatabase. Niet iedereen hoeft toestemming te hebben om een item te verwijderen of de hele lijst opnieuw te delen. Dit houdt de integriteit van uw contactendatabase in stand, omdat alleen het belangrijkste personeel de gegevens kan beheren.
5. Gegevenshygiëne
Een soepel contactbeheer wordt bereikt met schone gegevens. Het heeft geen zin om inactieve e-mailadressen (bounced e-mails) of degenen die expliciet hun desinteresse in uw product hebben laten blijken, te bewaren. Bovendien vullen dubbele vermeldingen de lijst onnodig, maar overbodige marketingmaterialen die naar het contact worden gestuurd, kunnen spammy overkomen.
6. Bevestig synchronisatie
Controleer terloops of de hele contactendatabase goed wordt gedeeld over al uw berichtenplatforms. Zorg ervoor dat het totale aantal contacten op de etiketten over de hele linie gelijk is. Synchronisatieproblemen zijn vaak tijdelijk. Technische problemen zoals onjuiste auto-sych instellingen of cache-instellingen kunnen echter inefficiënties in de workflow veroorzaken.
7. Zorgen voor veiligheid
Kies voor de app voor contactbeheer die zich houdt aan gevestigde beveiligings- en privacynormen zoals GDPR, CCPA en Google Technology Premier Partnership. Bescherm uw gegevens tegen frauduleuze activiteiten zoals hacking en phishing door de strenge maatregelen van deze organisaties toe te passen.
8. Controle van verwijderde gegevens
Controleer af en toe de verwijderde gegevens om te zien of er per ongeluk gegevens zijn verwijderd of de verbinding verkeerd is ingeschat. Sommige contact management app laat onbeperkte tijd voor een data recovery periode vandaar dat dit geen probleem zal zijn. Maar als dat niet het geval is, breng dan om de twee maanden een bezoek aan de achterkamer.
9. Koester uw contacten
Verkoopleads worden zeker gekoesterd, want de conversie van prospects naar klanten is de levensader van het bedrijf. Bovendien moet er ook voor de klanten worden gezorgd, zodat zij trouwe klanten worden.
Anderzijds moet u ook de professionele relaties tussen verkopers en andere belanghebbenden versterken. Hartelijke seizoensgroeten helpen de andere partij de menselijkheid te voelen buiten de bedrijfsstructuur.
10. Benadruk de waarden van het bedrijf
Stel vast dat uw team op één lijn zit met het bedrijfsbeleid wat betreft de behandeling van klanten. De meest effectieve kernwaarden vertellen de wereld waar uw bedrijf in gelooft. Daarom moet uw team het goed overbrengen in hun interacties met klanten.
Conclusie betreffende de beste praktijken voor contactbeheer:
Contactbeheer is zowel een kunst als een wetenschap. Men kan niet zomaar elke interactie kwantificeren, vooral omdat deze nog steeds menselijk van aard is. De technologie kan echter helpen bij het opzetten van een kader. Nog belangrijker is dat u uw bedrijfsmiddelen voor contactgegevens beschermt en begrijpt dat deze verantwoordelijkheid niet alleen bij het datateam ligt, maar bij het hele bedrijf.
- Uw gedeelde contacten beheren
- Hoe u Google Workspace kunt gebruiken als uw CRM: Een bruikbare gids
- Voordelen van een Company Directory App
