La propreté du bureau est le reflet de la qualité de votre entreprise. Un lieu de travail propre et ordonné améliore le moral de vos employés. Il en va de même lorsqu’il s’agit de fichiers et de données. La pratique d’une bonne hygiène des données a ses avantages.
Qu’est-ce que l’hygiène des données de contact ?
L’hygiène des données de contact est le processus qui consiste à maintenir une base de données de contact exempte de redondance, d’entrées mal classées et d’informations non pertinentes.
Les données sales sont le produit de procédures de saisie de données malsaines. Selon cet article de Forbes, la mauvaise qualité des données entraîne des pertes de 15 millions de dollars par an en moyenne. Cela peut inclure le temps perdu à répondre à des courriels périmés ou à des actions ineptes concernant des données incomplètes.
Garder les données propres peut sembler simple. Cependant, avoir une grande base de clients avec plusieurs personnes qui gèrent la base de données peut être un défi. Une fois que vous aurez appris certaines de ces meilleures pratiques en matière d’hygiène des données de contact, vous verrez que les résultats en valent la peine.
Établir un système de qualité des données de contact
Le choix de l’application de gestion des contacts est la partie la plus importante de l’hygiène des données. Il s’agit de la base de la gestion de la base de données des contacts. La procédure normalisée de saisie des données de contact y sera également largement intégrée.
Définir la norme d’une bonne entrée de contact. Définissez les indicateurs clés de performance et veillez à ce que chaque employé agisse conformément à ces indicateurs. Le respect d’un plan bien pensé permettra d’éliminer les mauvaises entrées de données de contact.
Centraliser la base de données
Dans la plupart des cas, l’équipe de vente s’appuie fortement sur le CRM tandis que le groupe de marketing s’en tient à d’autres plateformes d’automatisation du marketing. Les équipes de vente et de marketing ont tendance à parler leur propre langage et à avoir leurs propres normes et formats de données.
Une bonne application de gestion des contacts peut consolider la base de données clients provenant de différentes plateformes. Le fait de travailler sur une seule base de données permet de mieux contrôler les données de contact. Cela ouvre la voie à une collaboration interdépartementale plus harmonieuse.
Valider l’exactitude des données
Le marketing est efficace lorsque vous utilisez des données de haute qualité. Plus n’est pas synonyme de mieux. Une grande liste de numéros de téléphone ou d’adresses électroniques est inutile si ceux-ci ne sont pas valides.
En outre, les clients changent d’adresse, obtiennent une promotion et changent d’entreprise. Souvent, leur adresse électronique et leur pouvoir d’achat varient avec elle. Il faut être à l’affût de ces développements.
Il existe des logiciels permettant de vérifier si les coordonnées des contacts fonctionnent. Les systèmes de vérification des e-mails et les outils de validation des numéros de téléphone peuvent éliminer les données inutilisables de votre liste.
Éliminer les doublons
Les entrées redondantes sont une perte de temps et d’énergie. Envoyer deux fois le même matériel de marketing à la même personne est susceptible d’ennuyer le moins possible le prospect. Pire encore, votre entreprise serait signalée comme étant du spam.
Une bonne application de gestion des contacts facilite la fusion des contacts en double. En outre, il aide votre équipe à travailler de manière transparente sur la liste, sans craindre des efforts inutiles évidents.
Vérifiez la “corbeille”.
Des suppressions accidentelles, pendant que vous nettoyez votre base de données de contacts, peuvent se produire. Il est donc essentiel que vous marquiez correctement si les données sont sujettes à suppression avant de les supprimer. Faites en sorte que les personnes autorisées à supprimer des entrées de contact soient conscientes de leurs actions.
Si le marquage des données à éliminer n’est pas pratiqué au préalable, certains contacts utiles peuvent avoir été involontairement envoyés à la poubelle. Certains systèmes ne permettent qu’une période d’extraction d’un mois. Heureusement, certaines applications de gestion des contacts prévoient un délai illimité pour la récupération des données supprimées. Dans ce cas, vous pouvez facilement restaurer ce que vous pensiez avoir définitivement disparu.
À emporter sur l’hygiène des données de contact
Des données sales empêchent les professionnels de la vente et du marketing d’obtenir de bonnes informations sur l’entreprise. Comme on dit, les ordures entrent, les ordures sortent. La pratique d’une bonne hygiène des données ne profite pas seulement à la santé de l’entreprise. Il augmente également la productivité des employés.