Migliori pratiche per l’igiene dei dati di contatto

le migliori pratiche per l'igiene dei dati

L’ordine dell’ufficio riflette la qualità della vostra attività. Un luogo di lavoro pulito e ordinato aumenta il morale dei dipendenti. Lo stesso vale per i file e i dati. La pratica di una buona igiene dei dati ha i suoi vantaggi.

Che cos’è l’igiene dei dati di contatto?

L’igiene dei dati di contatto è il processo di mantenimento di un database di contatti pulito da ridondanze, voci non classificate e informazioni irrilevanti.

I dati sporchi sono il prodotto di procedure di inserimento dati non corrette. Secondo questo articolo di Forbes, la scarsa qualità dei dati costa in media 15 milioni di dollari all’anno in perdite. Ciò può includere il tempo sprecato per contattare e-mail non aggiornate o azioni inette nei confronti di dati incompleti.

Mantenere i dati puliti può sembrare semplice. Tuttavia, avere un’ampia base di clienti con diverse persone che gestiscono il database può essere impegnativo. Una volta apprese alcune di queste best practice per l’igiene dei dati di contatto, vedrete che i risultati valgono lo sforzo.

Stabilire un sistema di qualità dei dati di contatto

La scelta dell’app di gestione dei contatti è la parte più critica dell’igiene dei dati. Questa è la base per la gestione del database dei contatti. Anche la SOP per l’inserimento dei dati di contatto ne farà parte integrante.

Definire lo standard di una buona voce di contatto. Stabilite i KPI e assicuratevi che ogni dipendente agisca in conformità con essi. Il rispetto di un piano ben congegnato eliminerà gli inserimenti di dati di contatto errati.

Centralizzare il database

Nella maggior parte dei casi, il team di vendita si affida in larga misura al CRM, mentre il gruppo di marketing si affida ad altre piattaforme di automazione del marketing. I team di vendita e marketing tendono a parlare la propria lingua e ad avere i propri standard e formati di dati.

Una buona app di gestione dei contatti può consolidare il database dei clienti provenienti da diverse piattaforme. Lavorando su un unico database si controllano meglio i dati dei contatti. Questo apre la strada a una collaborazione interdipartimentale più agevole.

Convalidare l’accuratezza dei dati

Un marketing efficace si ottiene quando si utilizzano dati di alta qualità. Più non equivale a meglio. Un grande elenco di numeri di telefono o di indirizzi e-mail è inutile se non sono validi.

Inoltre, i clienti cambiano indirizzo, ottengono promozioni e cambiano azienda. Spesso il loro indirizzo e-mail e il loro potere d’acquisto variano con esso. Bisogna stare attenti a questi sviluppi.

È disponibile un software per verificare se i dati di contatto funzionano. I sistemi di verifica delle e-mail e gli strumenti di convalida dei numeri di telefono possono eliminare i dati non utilizzabili dalla vostra lista.

Eliminare i duplicati

Le voci ridondanti sono uno spreco di tempo e di energia. Inviare due volte lo stesso materiale di marketing alla stessa persona può infastidire di meno il lead. Peggio ancora, la vostra attività verrebbe segnalata come spam.

Una buona app di gestione dei contatti consente di unire facilmente i contatti duplicati. Inoltre, aiuta il vostro team a lavorare ininterrottamente sull’elenco, senza la preoccupazione di evidenti sforzi inutili.

Controllate il “Cestino

È possibile che si verifichino cancellazioni accidentali durante la pulizia del database dei contatti. Per questo motivo, è fondamentale etichettare correttamente se i dati sono soggetti a cancellazione prima di eliminarli. Fate in modo che coloro che hanno il permesso di eliminare le voci dei contatti siano consapevoli delle loro azioni.

Se non si è provveduto a etichettare i dati da smaltire, alcuni contatti utili potrebbero essere stati involontariamente inviati alla spazzatura. Alcuni sistemi consentono un periodo di recupero di un mese. Fortunatamente, alcune app di gestione dei contatti consentono un tempo illimitato per il recupero dei dati eliminati. In questo caso, è possibile ripristinare facilmente ciò che si pensava fosse definitivamente scomparso.

Igiene dei dati di contatto

I dati sporchi impediscono ai professionisti delle vendite e del marketing di ottenere buone informazioni sull’azienda. Come si suol dire, rifiuti in entrata, rifiuti in uscita. La pratica di una buona igiene dei dati non giova solo alla salute dell’azienda. Inoltre, aumenta la produttività dei dipendenti.

Iniziare una prova gratuita
Iniziate con una prova gratuita di 15 giorni