Een sms sturen of bellen is nu handiger dan vroeger. De dagen dat je een telefoonnummer moest onthouden om te bellen zijn voorbij. Dikke gouden gids en gedrukte telefoonboeken zijn bijna, zo niet helemaal, overbodig.
Vaak gaan mensen meteen naar het berichtenplatform, of het nu e-mail, sms of een andere messengerapplicatie is, en typen dan gewoon de teksten in en voeren de eerste paar letters van de geadresseerde in op het veld van de ontvanger…
Er wordt weinig aandacht besteed aan de app die dit gemak mogelijk maakt. Als je echter meer te weten komt over hoe het digitale telefoonboek werkt, kun je het optimaal gebruiken.
Google Contacten is tegenwoordig een van de populairste digitale telefoonboeken. Als kerntoepassing van Google services wordt het veel gebruikt op het platform en daarbuiten. Het dient als database voor contactgegevens en andere persoonlijke gegevens zoals geboortedatum, bedrijfsrelatie, enz.
Naast de eerder genoemde categorieën heeft Google Contacten ook een functie voor notities. Hiermee kunnen gebruikers teksten toevoegen die niet bij een van de velden met primaire contactgegevens horen. Je kunt in de notitie bijvoorbeeld het personeelsnummer, de rustdagen of de lockeraanduiding zetten.
Google Contacten is echter geen compleet contactbeheerprogramma. Er zijn bepaalde functies die het niet biedt, zoals het delen van contacten.
Gedeelde contactpersonen voor Gmail® pakt dit probleem aan. Met deze app voor contactbeheer kun je je contactpersonen delen zoals je Google Docs deelt. Jij en je teamleden kunnen nu gecentraliseerde contacten overal vandaan delen, openen, becommentariëren en bijwerken, inclusief je desktop, mobiele apparaat en via andere geïntegreerde toepassingen van derden zoals WhatsApp, Outlook of zelfs CRM.
Lees meer over Gedeelde contactpersonen voor Gmail®-integraties
Voordelen van gedeelde contactpersonen voor Gmail®-commentaren ten opzichte van de functie Notities van Google Contacten
Naast het delen van contacten of labels biedt Shared Contacts for Gmail® meer functies dan Google Contacten. Kijk maar eens naar Google Contacts Notes in vergelijking met de functie Shared Contacts for Gmail® Comments. Als je de twee vergelijkt, zie je de voordelen van de laatste als het gaat om deze functies:
Een gebruiker taggen
Google Contacten Opmerkingen: Niet mogelijk.
Gedeelde contactpersonen voor Gmail® Opmerking: Ja. Je kunt het ‘@’-symbool typen gevolgd door de naam van de persoon die je wilt taggen in het commentaargedeelte. Daarna kun je de rest van je opmerkingen toevoegen.
Lees: Een collega taggen in een contact
Tijdstempel
Google-contactopmerkingen: Geen.
Gedeelde contactpersonen voor Gmail® Opmerking: Ja. De datum en tijd worden geregistreerd om aan te geven wanneer de opmerking is geschreven. Deze informatie kan nuttig zijn als de notities tijdgevoelig zijn. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen wanneer de werknemer is aangenomen en aan het team is voorgesteld.
Privacy van opmerkingen
Google Contacten Opmerkingen: Geen.
Gedeelde contactpersonen voor Gmail® Commentaar: Kies een privé of openbaar commentaar. Privécommentaren kunnen alleen worden gelezen door de persoon die ze heeft geschreven. Aan de andere kant kunnen openbare opmerkingen worden gelezen door iedereen die toegang heeft tot de gedeelde contacten. Maar alleen mensen met een hoger toestemmingsniveau dan “Alleen bekijken” kunnen een opmerking achterlaten.
Meer informatie over verschillende machtigingsniveaus voor delen op Gedeelde contactpersonen voor Gmail®
- Hoe u overal toegang krijgt tot uw Google Workspace LDAP-contacten
- Is het veilig om mijn contacten te delen?
- Beheer van gedeelde contactpersonen
