In elke organisatie is het delen van kennis een van de belangrijkste aspecten van productiviteit. Veel kennis waarmee we tegenwoordig werken is opgebouwd rond de contacten waarmee we zaken doen. Met andere woorden, het bedrijfsleven draait om mensen en contacten zijn het hoofdingrediënt van de kennis die wij op het werk delen.
Dankzij het samenvoegen van informatie kan uw team betere resultaten behalen. Door toegang te krijgen tot meer informatie kunnen uw werknemers hun prestaties verbeteren. Om ten volle te profiteren van het delen van kennis, moet u tools aanbieden die het delen van gegevens mogelijk maken en dit proces helpen automatiseren.
Op het eerste gezicht klinkt het misschien gemakkelijk om contacten te delen. Weet je, stuur je collega gewoon de contactgegevens en dat is het. Natuurlijk is dat eenvoudig als het om één of twee contacten gaat, maar hoe deel je meerdere contacten en hoe deel je de schat aan kennis over die contacten die je in de loop der jaren hebt verzameld?
Dit is waar applicaties om de hoek komen kijken die je organisatie helpen om efficiënter te werken. Gedeelde contactpersonen voor Gmail is slechts een van de voorbeelden – het maakt het makkelijker om contactpersonen te delen door een gemeenschappelijke opslagplaats voor contactpersonen te maken voor je collega’s en het stelt je organisatie in feite in staat om contactpersonen te delen op dezelfde manier als je Google Documenten of spreadsheets (voor de spreadsheet-fans onder jullie) deelt.
In deze blogpost gaan we dieper in op de vraag waarom uw werknemers een gemakkelijke manier moeten hebben om contacten met elkaar te delen – en waarom het zo belangrijk is om de tools te leveren die het delen van contacten vergemakkelijken, efficiënt over teams en binnen uw organisatie.
Bespaar tijd voor uw teamleden
Ken je iemand die graag tijd verspilt? Wij ook niet. Productief zijn op het werk is een van de sleutels tot succes.
U staat er misschien niet bij stil, maar het delen van contacten in elke organisatie kan veel tijd kosten en wrijving veroorzaken bij uw medewerkers die voortdurend contacten moeten delen en bijhouden.
Tijdsbesparing is een van de meest cruciale aspecten van het delen van contacten – en de reden voor de meeste tools die we op het werk gebruiken. Vooral als het gaat om contacten, verliezen we kostbare minuten of zelfs uren door handmatig contactrecords aan te maken en te delen. Maar het gebruik van speciale plugins kan dit proces efficiënter maken en tijd besparen.
Zodra u contacten deelt met uw werknemers, kunt u ook tijd besparen voor uw klanten en zakenpartners, omdat de communicatie veel sneller zal verlopen en beter zal zijn afgestemd op de behoeften van de klanten. In plaats van tijd te besteden aan vervelende taken, zullen uw klantenserviceteam of verkopers meer tijd hebben om zich te concentreren op wat essentieel is in uw bedrijf.
Voorbeeld: Productiviteit van het verkoopteam door het delen van contacten
Je bent belast met het organiseren van een evenement. Er zitten vier mensen in je verkoopteam. Je belangrijkste doel is om wat stands te verkopen.
Elke verkoper heeft zijn eigen adresboek. Sommige van hen hebben zelfs hetzelfde contact in hun adresboek (zoals we weten hebben verkopers meestal de contactgegevens van de meest kritische beslissers in hun notebook of telefoon opgeslagen). Toch moeten ze het individueel bijwerken als er nieuwe informatie opduikt. Het is vermoeiend, tijdrovend en, zeg maar, vervelend.
Waarom? Met Gmail kunnen gebruikers geen contacten delen. Hoe belachelijk het ook klinkt, het is accuraat en kan het werk tot een nachtmerrie maken.
Verkopers willen graag werken met hetzelfde, regelmatig in real time bijgewerkte adresboek, om tijd en moeite te besparen. Met Gedeelde contacten voor Gmail kunt u contacten delen met uw collega’s en dus sneller deals sluiten.
Als verkoper kunt u uw adresboek delen met de gebruikers en groepen van uw keuze. U kiest wie het kan bewerken of verwijderen, evenals enkele synchronisatie-opties. Ook al heb je het met anderen gedeeld, je hebt er nog steeds enige controle over.
Als u het contact handmatig deelt, kunt u het uit het oog verliezen. Het adresboek dat u hebt gemaakt is nu beschikbaar voor iedereen aan wie u toegang hebt verleend. Contacten zijn gesynchroniseerd, de verkoopafdeling is tevreden, klantgegevens worden ook automatisch bijgewerkt in de gedeelde groep, en stands verkopen snel.
Voorbeeld: Werken in het onderwijs
Stel je een school voor waar 100 leraren les geven aan tien klassen, maar er is slechts één leidende leraar in elke klas die contact heeft met alle ouders van de leerlingen.
Stel dat een leraar contact wil opnemen met een paar ouders over een schoolreisje. Een andere leerkracht wil graag in contact komen met de ouders van een bepaalde leerling die zeer getalenteerd is en wil bespreken om het kind naar een wedstrijd te sturen.
De strijd is echt. Wie op school heeft gewerkt, weet dat het een hels karwei is, en collega’s om één enkel contact vragen kan eeuwen duren.
Dit is waar Gedeelde contacten voor Gmail van pas komen, en grote en goed gestructureerde organisaties helpen bij het delen van contacten binnen teams. Probleemloos. En in seconden.
Vlotte communicatie mogelijk maken
Hoe vaak moet een klant contact opnemen met verschillende teams? Het antwoord is eenvoudig: heel vaak.
Soms hebben klanten hulp nodig van de klantenservice, en soms moet uw verkoopteam hen om een andere reden e-mailen. Binnen één organisatie kan men elke procedure vereenvoudigen zodra gegevens worden gedeeld.
Uiteraard helpt het enorm als er veel nieuwe mensen in je team komen of als teamleden vrije dagen hebben. Niemand wil tijdens zijn vakantie gestoord worden met mails en vragen over een enkel contact.
U wilt dus niet alleen zorgen voor de tevredenheid van uw klanten, maar ook voor het geluk van uw werknemers, hen niet laten reageren tijdens de vakantie, en alles geregeld hebben vóór hun vrije dagen.
Bekijk onze klantverhalen om te zien hoe wij verschillende organisaties ondersteunen bij het creëren van een soepeler intern communicatieproces.
Ondersteuning verkoop
Tools zoals Shared Contacts for Gmail kunnen nuttig zijn voor het verkoopteam terwijl de leden ervan nieuwe klanten benaderen.
De verkopers van uw bedrijf moeten weten of een van hun collega’s een potentiële klant al heeft bereikt of niet. Of misschien is een nieuw contact geïnteresseerd in uw aanbod en neemt iemand anders het over? Het moet zichtbaar zijn waar de discussie over ging en welke punten interessant zijn voor de prospect.
Gewoonlijk worden verkoopteams in twee groepen verdeeld. Gewoonlijk zoekt een Business Development Rep naar nieuwe prospects en probeert ze binnen te halen. Een vertegenwoordiger neemt dan deze prospects over om de deal te sluiten. Op dit kruispunt tussen Business Development en Sales moeten contacten en informatie over contacten efficiënt worden gedeeld. Immers, als het niet efficiënt is, wordt het niet gedaan door iemand die in de verkoop werkt.
Het speelt een nog belangrijkere rol als uw bedrijf geen CRM heeft en niet van plan is er een te krijgen. Niet alle bedrijven hebben een CRM nodig. Een goed aangepaste google-werkruimte, samen met Shared Contacts voor Gmail, kan met succes CRM vervangen en uw verkoopproces omhoog stuwen.
Lees meer: Veelvoorkomende problemen met verkopen en oplossingen
De communicatie ondersteunen
Het leven is onvoorspelbaar en u weet niet wanneer uw werknemers bijvoorbeeld ziek zijn.
Om de situatie te voorkomen dat een ongeplande afwezigheid van een teamlid uw relatie met een klant beïnvloedt, moet u ervoor zorgen dat werknemers essentiële gegevens delen, waaronder contacten.
Hoe eerder u handelt, hoe eerder u er zeker van kunt zijn dat de gegevens over klanten en contacten veilig zijn opgeslagen. Dan hoef je je geen zorgen te maken over zulke omstandigheden.
Beveilig uw gegevens
We kunnen er zeker van zijn dat in bijna elke organisatie werknemers manieren zullen vinden om contacten te delen. Daarom is het aanbieden van een app om dit proces moeiteloos en veiliger te maken essentieel.
Met een speciale tool zijn de gegevens van uw bedrijf veilig. Let bij het delen van contacten op het beheer van de toegang. U wilt waarschijnlijk niet dat iedereen toegang heeft tot een hele lijst met contacten.
U kunt groepen contacten delen met de juiste medewerkers en hen de lijst laten bewerken of bijwerken. Het delen van gevoelige contacten op een stuk papier of in de vorm van een sticky note is niet veilig (en ook niet GDPR compliant), en dat moet je onder ogen zien.
Met Gedeelde contacten voor Gmail heb je controle over wie contacten in een gedeeld adresboek kan bewerken, wie ze kan verwijderen en wie ze kan synchroniseren. Zo kunt u ervoor zorgen dat niemand zonder toestemming toegang krijgt tot uw kostbare lijst met contacten.
Hoe Google-contacten delen?
Als uw bedrijf google workspace of zelfs individuele Gmail-accounts gebruikt voor contact en communicatie, bent u een geluksvogel! Hoewel Google zelf geen native functies biedt om contacten direct te delen tussen verschillende accounts, maakt Shared Contacts for Gmail het mogelijk om contacten te delen tussen organisaties.
Gedeelde contactpersonen voor Gmail kunnen een baanbrekende functie zijn voor organisaties die het Google-ecosysteem gebruiken voor hun dagelijkse werk. Binnen het universum van google workspace kunnen uw medewerkers documenten, spreadsheets en contacten delen – en nu kunnen ze ook gemakkelijk en snel contacten delen.
U kunt Gedeelde contacten voor Gmail op verschillende manieren gebruiken. De eenvoudigste manier is om u aan te melden voor een gratis proefperiode en vervolgens onze Gmail add-on te installeren. Nadat u Gedeelde contacten voor Gmail aan uw organisaties hebt toegevoegd, kunt u contacten delen en machtigingen instellen om ervoor te zorgen dat er controle is over wie contacten kan bijwerken en bewerken.
Mobiele telefoons/tablets en zelfs Microsoft Outlook ondersteunt Gedeelde Contacten voor Gmail. Elke wijziging wordt automatisch bijgewerkt op alle apparaten, zodat uw werknemers altijd toegang hebben tot actuele informatie en geen tijd hoeven te verliezen met verouderde informatie.
Zo kunnen uw medewerkers naadloos hun contacten met elkaar delen en zo nodig van elkaars connecties profiteren. Uw klantenservice, accountmanagers of verkopers zullen u er dankbaar voor zijn. Het is ook veilig, dus u hoeft niet bang te zijn voor het lekken van gevoelige gegevens over contacten uit uw organisatie.
Beperkte API-toegang beschermt de privacy van uw contacten. Er is een zekerheid dat contacten alleen binnen uw organisatie worden gedeeld en niet daarbuiten. Gedeelde contactpersonen worden ondersteund op uw eigen domein, subdomeinen en externe domeinen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken als u een ander e-mailadres hebt dan @gmail.
Wrap-Up
Veel bedrijven onderschatten de kracht van het delen van contacten. Er zitten veel redenen achter – sommigen denken dat het niet veilig is. Anderen beweren dat ze het niet nodig hebben.
Sommige bedrijven voeren het bewust niet uit. Hun verkoopteam wil bijvoorbeeld de relaties en contacten van hun klanten niet delen. Dit kan te maken hebben met de angst voor het stelen van contracten binnen een organisatie.
Wat uw reden ook is, het is hoog tijd dat u uw ogen opent en het soepele delen van contacten waardeert. Het kan het werk toegankelijker, effectiever, sneller en bevredigender maken.
Kortom, het op een veilige manier delen van contacten tussen organisaties verhoogt de transparantie. Bovendien bevordert het de interne samenwerking en communicatie en verbetert het de bedrijfsresultaten.
Begin vandaag nog – gebruik Shared Contacts for Gmail en verhoog de productiviteit van uw team. Het is beschikbaar via Google Marketplace. Deze app is eenvoudig, gebruiksvriendelijk en zeer licht. Niemand zal dus problemen ondervinden bij het inwerken en uitvoeren van zijn dagelijkse taken. Veel succes met het verbeteren van de prestaties van uw bedrijf!
