Was ist Kontaktfreigabe und warum ist sie wichtig?

Bei der Arbeit in einem Unternehmen ist der Austausch von Wissen einer der wichtigsten Aspekte der Produktivität. Ein großer Teil des Wissens, mit dem wir heute arbeiten, beruht auf den Kontakten, mit denen wir Geschäfte machen. Mit anderen Worten: Im Geschäftsleben geht es um Menschen, und Kontakte sind der Hauptbestandteil des Wissens, das wir bei der Arbeit teilen.

Dank der Bündelung von Informationen kann Ihr Team bessere Ergebnisse erzielen. Wenn Ihre Mitarbeiter Zugang zu mehr Informationen haben, können sie ihre Leistung steigern. Um die Vorteile des Wissensaustauschs voll ausschöpfen zu können, müssen Sie Werkzeuge bereitstellen, die den Austausch von Daten ermöglichen und zur Automatisierung dieses Prozesses beitragen.

Auf den ersten Blick mag es einfach klingen, Kontakte auszutauschen. Sie brauchen Ihrem Kollegen nur die Kontaktdaten mitzuteilen und das war’s. Sicherlich ist das einfach, wenn es sich um einen oder zwei Kontakte handelt, aber wie teilen Sie mehrere Kontakte, und wie können Sie den Reichtum an Wissen über diese Kontakte teilen, den Sie über die Jahre gesammelt haben?

Hier kommen Anwendungen ins Spiel, die Ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten. Shared Contacts für Google Mail ist nur eines der Beispiele – es erleichtert die gemeinsame Nutzung von Kontakten, indem es einen gemeinsamen Kontaktspeicher für Ihre Kollegen schafft und es Ihrer Organisation im Grunde ermöglicht, Kontakte auf die gleiche Weise zu teilen, wie Sie Google Docs oder Tabellenkalkulationen (für die Tabellenkalkulationsfans unter Ihnen) teilen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir näher darauf ein, warum Ihre Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit haben sollten, Kontakte untereinander auszutauschen – und warum es so wichtig ist, Tools bereitzustellen, die den Austausch von Kontakten erleichtern, und zwar effizient über Teams und das gesamte Unternehmen hinweg.

Sparen Sie Zeit für Ihre Teammitglieder

Kennen Sie jemanden, der gerne Zeit vergeudet? Wir auch nicht. Bei der Arbeit produktiv zu sein, ist einer der Schlüssel zum Erfolg.

Sie denken vielleicht nicht daran, aber die gemeinsame Nutzung von Kontakten in einem Unternehmen kann viel Zeit kosten und zu Reibereien zwischen Ihren Mitarbeitern führen, die ständig Kontakte austauschen und aktualisieren müssen.

Zeitersparnis ist einer der wichtigsten Aspekte der gemeinsamen Nutzung von Kontakten – und der Grund für die meisten Tools, die wir bei der Arbeit verwenden. Vor allem bei Kontakten verlieren wir wertvolle Minuten oder sogar Stunden durch das manuelle Erstellen und Freigeben von Kontaktdatensätzen. Die Verwendung spezieller Plug-ins kann diesen Prozess jedoch effizienter gestalten und Zeit sparen helfen.

Wenn Sie Kontakte mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam nutzen, können Sie auch Ihren Kunden und Geschäftspartnern Zeit sparen, da die Kommunikation viel schneller und besser auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt ist. Anstatt Zeit mit lästigen Aufgaben zu verbringen, haben Ihr Kundendienstteam oder Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit, sich auf das Wesentliche in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren.

Beispiel: Produktivität des Verkaufsteams durch gemeinsame Nutzung von Kontakten

Sie sind für die Organisation einer Veranstaltung zuständig. Ihr Verkaufsteam besteht aus vier Personen. Ihr Hauptziel ist es, einige Stände zu verkaufen.

Jeder Vertriebsmitarbeiter hat sein eigenes Adressbuch. Einige von ihnen haben sogar denselben Kontakt in ihrem Adressbuch (wie wir wissen, haben Vertriebsmitarbeiter in der Regel die Kontaktdaten der wichtigsten Entscheidungsträger in ihrem Notizbuch oder Telefon gespeichert). Dennoch müssen sie es individuell aktualisieren, wenn neue Informationen auftauchen. Das ist anstrengend, zeitaufwendig und, um es mal so auszudrücken, lästig.

Warum ist das so? Gmail erlaubt es den Nutzern nicht, Kontakte gemeinsam zu nutzen. So lächerlich das klingt, es ist richtig und kann die Arbeit zu einem Albtraum machen.

Die Vertriebsmitarbeiter möchten mit demselben, regelmäßig in Echtzeit aktualisierten Adressbuch arbeiten, um Zeit und Mühe zu sparen. Mit Shared Contacts für Google Mail können Sie Kontakte mit Ihren Kollegen austauschen und so Ihre Geschäfte schneller abschließen.

Als Vertriebsmitarbeiter können Sie Ihr Adressbuch für die Benutzer und Gruppen Ihrer Wahl freigeben. Sie bestimmen, wer sie bearbeiten oder löschen darf, und legen einige Synchronisierungsoptionen fest. Auch wenn Sie es mit anderen geteilt haben, haben Sie immer noch eine gewisse Kontrolle darüber.

Wenn Sie den Kontakt manuell freigeben, können Sie ihn aus den Augen verlieren. Das von Ihnen erstellte Adressbuch ist nun für alle Personen verfügbar, denen Sie den Zugriff gewährt haben. Die Kontakte sind synchronisiert, die Verkaufsabteilung ist zufrieden, die Kundendaten werden auch in der gemeinsamen Gruppe automatisch aktualisiert, und die Stände verkaufen sich schnell.

Beispiel: Arbeiten im Bildungsbereich

Stellen Sie sich eine Schule vor, in der 100 Lehrer zehn Klassen unterrichten, es aber in jeder Klasse nur einen leitenden Lehrer gibt, der Kontakt zu allen Eltern der Schüler hat.

Stellen Sie sich dann vor, dass eine Lehrkraft einige Eltern wegen einer Klassenfahrt kontaktieren möchte. Eine andere Lehrkraft würde sich gerne mit den Eltern eines bestimmten hochbegabten Schülers in Verbindung setzen und über die Teilnahme des Kindes an einem Wettbewerb sprechen.

Der Kampf ist echt. Wer schon einmal in der Schule gearbeitet hat, weiß, dass es ein Höllenritt ist, und Kollegen um einen einzigen Kontakt zu bitten, kann ewig dauern.

Hier kommt Shared Contacts für Google Mail ins Spiel und hilft großen und gut strukturierten Organisationen, Kontakte innerhalb von Teams zu teilen. Problemlos. Und das in Sekunden.

Reibungslose Kommunikation ermöglichen

Wie oft muss ein Kunde von mehreren Teams kontaktiert werden? Die Antwort ist einfach: sehr oft.

Manchmal brauchen Kunden Hilfe vom Kundendienst, und manchmal muss Ihr Vertriebsteam ihnen aus einem anderen Grund eine E-Mail schicken. Innerhalb einer Organisation kann man jedes Verfahren vereinfachen, wenn die Daten gemeinsam genutzt werden.

Es ist natürlich sehr hilfreich, wenn Ihr Team viele neue Mitarbeiter hat oder wenn Teammitglieder frei haben. Niemand möchte in seinem Urlaub mit Mails und Anfragen zu einem einzigen Kontakt gestört werden.

Sie sollten sich also nicht nur um die Zufriedenheit Ihrer Kunden kümmern, sondern auch um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, damit diese während der Feiertage nicht reagieren und alles vor ihren freien Tagen geregelt ist.

Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Kundenberichte, um zu sehen, wie wir verschiedene Organisationen dabei unterstützen, einen reibungsloseren internen Kommunikationsprozess zu schaffen.

Unterstützung des Verkaufs

Tools wie Shared Contacts for Gmail können für das Vertriebsteam hilfreich sein, wenn seine Mitglieder neue Kunden ansprechen.

Die Vertriebsmitarbeiter Ihres Unternehmens müssen wissen, ob einer ihrer Kollegen bereits mit einem potenziellen Kunden Kontakt aufgenommen hat oder nicht. Oder vielleicht ist ein neuer Kontakt an Ihrem Angebot interessiert, und jemand anderes übernimmt? Es muss erkennbar sein, worum es in der Diskussion ging und welche Punkte für den Interessenten interessant sind.

In der Regel sind die Verkaufsteams in zwei Gruppen aufgeteilt. Normalerweise sucht ein Vertreter der Geschäftsentwicklung nach neuen Interessenten und versucht, sie zu gewinnen. Ein Vertriebsmitarbeiter kümmert sich dann um diese Interessenten, um das Geschäft abzuschließen. An dieser Schnittstelle zwischen Geschäftsentwicklung und Vertrieb müssen Kontakte und kontaktbezogene Informationen effizient ausgetauscht werden. Denn wenn es nicht effizient ist, wird es auch nicht von jemandem gemacht, der im Vertrieb arbeitet.

Es spielt eine noch wichtigere Rolle, wenn Ihr Unternehmen noch kein CRM hat und auch nicht plant, eines einzuführen. Nicht alle Unternehmen brauchen ein CRM. Ein gut angepasster Google-Arbeitsbereich kann zusammen mit Shared Contacts für Google Mail erfolgreich CRM ersetzen und Ihren Verkaufsprozess in die Höhe treiben.

Lesen Sie weiter: Häufige Probleme beim Verkauf und Lösungen

Die Kommunikation aufrechterhalten

Das Leben ist unberechenbar, und Sie wissen nicht, wann Ihre Mitarbeiter zum Beispiel krank werden.

Um zu vermeiden, dass sich die ungeplante Abwesenheit eines Teammitglieds auf die Beziehung zu einem Kunden auswirkt, müssen Sie dafür sorgen, dass die Mitarbeiter wichtige Daten, einschließlich der Kontakte, gemeinsam nutzen.

Je früher Sie handeln, desto eher können Sie sicher sein, dass die Daten über Kunden und Kontakte sicher gespeichert sind. Dann müssen Sie sich über solche Umstände keine Sorgen machen.

Sichern Sie Ihre Daten

Wir können sicher sein, dass in fast jedem Unternehmen die Mitarbeiter Wege finden, um Kontakte auszutauschen. Deshalb ist die Bereitstellung einer App, die diesen Prozess müheloser und sicherer macht, von entscheidender Bedeutung.

Mit einem speziellen Tool sind die Daten Ihres Unternehmens sicher. Achten Sie bei der Freigabe von Kontakten auf die Zugangsverwaltung. Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass jeder auf eine ganze Liste von Kontakten zugreifen kann.

Sie können Gruppen von Kontakten für die richtigen Mitarbeiter freigeben und sie die Liste bearbeiten oder aktualisieren lassen. Die Weitergabe sensibler Kontakte auf einem Stück Papier oder in Form eines Klebezettels ist nicht sicher (und auch nicht GDPR-konform), und Sie müssen sich dieser Tatsache stellen.

Mit Shared Contacts für Google Mail haben Sie die Kontrolle darüber, wer Kontakte in einem freigegebenen Adressbuch bearbeiten, löschen und synchronisieren kann. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass kein Unbefugter auf Ihre wertvolle Kontaktliste zugreifen kann.

Wie kann man Google-Kontakte freigeben?

Wenn Ihr Unternehmen Google Workspace oder sogar einzelne Gmail-Konten zur Kontaktaufnahme und Kommunikation nutzt, haben Sie Glück! Obwohl Google selbst keine nativen Funktionen anbietet, die eine direkte Freigabe von Kontakten über verschiedene Konten hinweg ermöglichen, bietet Shared Contacts for Gmail die Möglichkeit, Kontakte organisationsübergreifend freizugeben.

Die Funktion “Gemeinsame Kontakte für Google Mail” kann für Unternehmen, die das Google-Ökosystem für ihre tägliche Arbeit nutzen, eine entscheidende Neuerung darstellen. Innerhalb des Google Workspace-Universums können Ihre Mitarbeiter Dokumente, Tabellenkalkulationen und Kontakte gemeinsam nutzen – und jetzt können sie auch Kontakte einfach und schnell gemeinsam nutzen.

Sie können Gemeinsame Kontakte für Google Mail auf verschiedene Weise verwenden. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden und dann unser Gmail-Add-on installieren. Nachdem Sie Shared Contacts für Google Mail zu Ihren Organisationen hinzugefügt haben, können Sie die gemeinsame Nutzung von Kontakten durchführen und Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass die Kontrolle darüber besteht, wer Kontakte aktualisieren und bearbeiten kann.

Mobiltelefone/Tablets und sogar Microsoft Outlook unterstützen Gemeinsame Kontakte für Google Mail. Es aktualisiert automatisch jede einzelne Änderung auf allen Geräten, so dass Ihre Mitarbeiter immer auf aktuelle Informationen zugreifen können und keine Zeit mit veralteten Informationen verschwenden müssen.

Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter ihre Kontakte nahtlos miteinander teilen und bei Bedarf von den Verbindungen der anderen profitieren. Ihr Kundendienstteam, Ihre Kundenbetreuer oder Vertriebsmitarbeiter werden Ihnen dafür danken. Außerdem ist es sicher, so dass Sie keine Angst haben müssen, dass sensible Daten über Kontakte aus Ihrem Unternehmen nach außen dringen.

Der eingeschränkte API-Zugang schützt die Privatsphäre Ihrer Kontakte. Es besteht die Sicherheit, dass Kontakte nur innerhalb Ihres Unternehmens und nicht darüber hinaus weitergegeben werden. Gemeinsame Kontakte werden auf Ihrer eigenen Domäne, Unterdomänen und externen Domänen unterstützt. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen, wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als @gmail haben.

Nachbereitung

Viele Unternehmen unterschätzen die Macht der gemeinsamen Nutzung von Kontakten. Dafür gibt es viele Gründe – einige halten es für nicht sicher. Andere behaupten, sie bräuchten es nicht.

Einige Unternehmen setzen sie absichtlich nicht ein. Zum Beispiel möchte ihr Vertriebsteam die Beziehungen und Kontakte ihrer Kunden nicht weitergeben. Der Grund dafür könnte die Angst vor dem Diebstahl von Verträgen innerhalb einer Organisation sein.

Was auch immer Ihre Gründe sein mögen, es ist höchste Zeit, dass Sie die Augen öffnen und das reibungslose Teilen von Kontakten schätzen lernen. Sie kann die Arbeit zugänglicher, effektiver, schneller und befriedigender machen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der sichere Austausch von Kontakten zwischen Unternehmen die Transparenz erhöht. Außerdem fördert es die interne Zusammenarbeit und Kommunikation und verbessert die Geschäftsergebnisse.

Beginnen Sie noch heute – nutzen Sie Shared Contacts für Google Mail und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams. Es ist über Google Marketplace erhältlich. Diese App ist einfach, intuitiv zu bedienen und sehr leicht. So wird niemand Probleme mit dem Onboarding und der Umsetzung seiner täglichen Aufgaben haben. Viel Erfolg bei der Verbesserung der Leistung Ihres Unternehmens!

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