Ao trabalhar em qualquer organização, um dos aspectos mais significativos da produtividade é a partilha de conhecimentos. Muito do conhecimento com que trabalhamos hoje em dia é construído em torno dos contactos com os quais fazemos negócios. Por outras palavras, o negócio é sobre pessoas e os contactos são o principal ingrediente do conhecimento que partilhamos no trabalho.
Graças à agregação de informação, a sua equipa pode alcançar melhores resultados. Ao ter acesso a mais informação, os seus empregados podem aumentar o seu desempenho. Para beneficiar plenamente da partilha de conhecimentos, é necessário fornecer ferramentas que permitam a partilha de dados e ajudem a automatizar este processo.
À primeira vista, pode parecer fácil fazer a partilha de contactos. Basta enviar uma mensagem ao seu colega com os dados de contacto e já está. Claro que é simples se se trata de um ou dois contactos, mas como partilhar vários contactos e como partilhar a riqueza de conhecimentos sobre estes contactos que recolheu ao longo dos anos?
É aqui que entram em jogo as aplicações que ajudam a sua organização a trabalhar de forma mais eficiente. Os contactos partilhados para o Gmail são apenas um dos exemplos – facilitam a partilha de contactos, criando um repositório de contactos comum entre os seus colegas e, basicamente, permitindo que a sua organização partilhe contactos da mesma forma que partilha o Google Docs ou folhas de cálculo (para os fãs de folhas de cálculo).
Neste post do blogue, vamos analisar mais de perto porque é que os seus empregados devem ter uma forma fácil de partilhar contactos uns com os outros – e porque é tão importante entregar as ferramentas que facilitam a partilha de contactos, eficientemente entre equipas e em toda a sua organização.
Poupe tempo para os membros da sua equipa
Conhece alguém que goste de desperdiçar tempo? Nós também não. Ser produtivo no trabalho é uma das chaves para o sucesso.
Pode não pensar nisso, mas partilhar contactos em qualquer organização pode custar muito tempo e causar fricção entre os seus funcionários que precisam de partilhar contactos continuamente e mantê-los sempre actualizados.
Poupar tempo é um dos aspectos mais cruciais da partilha de contactos – e a razão para a maioria das ferramentas que utilizamos no trabalho. Especialmente quando se trata de contactos, estamos a perder preciosos minutos ou mesmo horas ao criar e partilhar manualmente registos de contactos. Mas a utilização de plugins dedicados pode tornar este processo mais eficiente e ajudar a poupar tempo.
Uma vez partilhados os contactos com os seus empregados, poderá também poupar algum tempo aos seus clientes e parceiros comerciais, uma vez que a comunicação será muito mais rápida e mais ajustada às necessidades dos clientes. Em vez de gastar tempo em tarefas enfadonhas, a sua equipa de serviço ao cliente ou representantes de vendas terá mais tempo para se concentrar no que é essencial no seu negócio.
Exemplo: Produtividade da equipa de vendas através da partilha de contactos
Está encarregue de organizar um evento. Há quatro pessoas na sua equipa de vendas. O seu principal objectivo é vender algumas cabines.
Cada vendedor tem a sua própria agenda de endereços. Alguns deles têm mesmo o mesmo contacto na sua agenda de endereços (como sabemos, os representantes de vendas têm geralmente os dados de contacto dos decisores mais críticos guardados na sua agenda ou telefone). Ainda assim, precisam de o actualizar individualmente se surgir alguma informação nova. É cansativo, demorado, e, dito de outra forma, irritante.
Porquê? O Gmail não permite que os utilizadores façam a partilha de contactos. Por mais ridículo que pareça, é preciso e pode fazer do trabalho um pesadelo.
Os representantes de vendas gostariam de trabalhar no mesmo, regularmente actualizado em tempo real, livro de endereços, para poupar tempo e esforço. Com os Contactos Partilhados para Gmail, pode partilhar contactos com os seus colegas de trabalho e, portanto, selar os seus negócios mais rapidamente.
Como vendedor, pode partilhar a sua agenda de endereços com os utilizadores e grupos à sua escolha. Escolhe-se quem o pode editar ou apagar, bem como algumas opções de sincronização. Embora o tenha partilhado com outros, ainda tem algum controlo sobre ele.
Quando partilha o contacto manualmente, pode perdê-lo de vista. A lista de endereços que criou está agora disponível para todos a quem concedeu acesso. Os contactos são sincronizados, o departamento de vendas está satisfeito, os dados dos clientes são também automaticamente actualizados no grupo partilhado, e as cabines estão a vender rapidamente.
Exemplo: Trabalho na área da educação
Imagine uma escola onde 100 professores dão aulas a dez turmas, mas há apenas um professor principal em cada turma que tem contacto com todos os pais dos alunos.
Depois, imagine que um professor gostaria de contactar um casal de pais a respeito de uma viagem escolar. Outro professor adoraria entrar em contacto com os pais de um determinado aluno que é altamente talentoso e quer discutir o envio da criança para um concurso.
A luta é real. Quem quer que tenha trabalhado na escola sabe que é uma viagem dos diabos, e pedir aos colegas um único contacto pode demorar séculos.
É aqui que os Contactos Partilhados para o Gmail vêm a calhar, ajudando organizações grandes e bem estruturadas a partilhar contactos dentro de equipas. Sem complicações. E em segundos.
Permitir uma comunicação suave
Com que frequência é que um cliente requer o contacto de várias equipas? A resposta é simples: muito frequentemente.
Por vezes os clientes precisam da ajuda do serviço de atendimento ao cliente, e por vezes a sua equipa de vendas precisa de lhes enviar um e-mail por outro motivo. Dentro de uma organização, é possível simplificar cada procedimento uma vez que os dados são partilhados.
Escusado será dizer que ajuda muito se a sua equipa tiver muitas pessoas novas ou quando os membros da equipa têm dias de folga. Ninguém gostaria de ser incomodado durante as suas férias com correios e perguntas sobre um único contacto.
Assim, além de cuidar da satisfação dos seus clientes, quer cuidar da felicidade dos seus empregados, não os deixe reagir durante as férias, e ter tudo organizado antes dos seus dias de folga.
Consulte as histórias dos nossos clientes para ver como estamos a apoiar diferentes organizações na criação de um processo de comunicação interna mais fluido.
Vendas de apoio
Ferramentas como os Contactos Partilhados para o Gmail podem ser úteis para a equipa de vendas enquanto os seus membros se aproximam de novos clientes.
Os representantes de vendas da sua empresa precisam de saber se um dos seus colegas já chegou a um potencial cliente ou não. Ou talvez um novo contacto esteja interessado na sua oferta, e outra pessoa esteja a assumir o controlo? Tem de ser visível sobre o que tem sido a discussão e quais os pontos interessantes para a perspectiva.
Normalmente, as equipas de vendas são divididas em dois grupos. Tipicamente, um Representante de Desenvolvimento de Negócios procura novas perspectivas e tenta fazê-las entrar. Um representante de vendas assume então estas perspectivas para fechar o negócio. Os contactos e as informações relacionadas com os contactos devem ser partilhados de forma eficiente nesta intersecção entre o Desenvolvimento Empresarial e as Vendas. Afinal de contas, se não for eficiente, não será feito por alguém que trabalha em vendas.
Desempenha um papel ainda mais importante se a sua empresa não tiver um CRM e não estiver a planear obter um. Nem todas as empresas precisam de um CRM. Um espaço de trabalho bem personalizado no google, juntamente com os Contactos Partilhados para o Gmail, pode substituir com sucesso o CRM e acelerar o seu processo de vendas.
Leia mais: Problemas comuns nas vendas e soluções
Sustentar a Comunicação
A vida é imprevisível, e não se sabe, por exemplo, quando os seus empregados podem estar doentes.
Para evitar a situação quando uma ausência não planeada de um membro da equipa influencia a sua relação com um cliente, é necessário certificar-se de que os empregados partilham dados essenciais, incluindo contactos.
Quanto mais cedo agir, mais cedo poderá ter a certeza de que os dados sobre clientes e contactos são armazenados em segurança. Então, não terá de se preocupar com tais circunstâncias.
Proteja os seus dados
Podemos ter a certeza de que em quase todas as organizações, os empregados encontrarão formas de partilhar contactos. É por isso que é essencial fornecer um aplicativo para tornar este processo mais fácil e seguro.
Com uma ferramenta dedicada, os dados da sua empresa estarão seguros. Ao partilhar os contactos, preste atenção à gestão do acesso. Provavelmente não quer que todos tenham acesso a uma lista completa de contactos.
Pode partilhar grupos de contactos com os funcionários certos e deixá-los editar ou actualizar a lista. Partilhar contactos sensíveis num pedaço de papel ou sob a forma de uma nota pegajosa não é seguro (e também não é compatível com o GDPR), e é preciso enfrentá-lo.
Com os Contactos Partilhados para Gmail, tem controlo sobre quem pode editar, quem pode apagar, e quem pode sincronizar contactos numa agenda de endereços partilhada. Desta forma, pode garantir que ninguém não autorizado não aceda à sua preciosa lista de contactos.
Como partilhar os contactos do Google?
Se a sua empresa utiliza o espaço de trabalho do google ou mesmo contas individuais do Gmail para contactar e comunicar, você é um sortudo! Embora o próprio Google não ofereça quaisquer características nativas que permitam a partilha de contactos directamente entre diferentes contas, o Shared Contacts for Gmail torna possível a partilha de contactos entre organizações.
Os Contactos Partilhados para o Gmail podem ser uma funcionalidade de mudança de jogo para organizações que utilizam o ecossistema Google para o trabalho quotidiano. Dentro do universo do google workspace, os seus empregados podem partilhar documentos, folhas de cálculo e contactos – e agora podem fácil e rapidamente partilhar contactos.
Pode utilizar os Contactos Partilhados para Gmail de diferentes maneiras. A maneira mais fácil é inscrever-se para um teste gratuito e depois instalar o nosso add-on Gmail. Depois de ter adicionado Contactos Partilhados para o Gmail às suas organizações, poderá fazer a partilha de contactos e definir permissões para assegurar que existe controlo sobre quem pode actualizar e editar contactos.
Telemóveis/ tablets e até o Microsoft Outlook suporta Contactos Partilhados para o Gmail. Actualiza automaticamente cada alteração em todos os dispositivos para que os seus empregados possam sempre aceder a informação actualizada e não tenham de perder tempo com informação desactualizada.
Dessa forma, os seus colegas de trabalho podem partilhar os seus contactos uns com os outros e beneficiar das ligações uns dos outros, se necessário. A sua equipa de serviço ao cliente, gestores de conta, ou representantes de vendas agradecer-lhe-ão por isso. Também é seguro, por isso não precisa de ter medo da fuga de quaisquer dados sensíveis relativos a contactos da sua organização.
O acesso limitado à API protege a privacidade dos seus contactos. Há a certeza de que os contactos só são partilhados dentro da sua organização e não para além dela. Os contactos partilhados são suportados no seu próprio domínio, sub-domínios, e domínios externos. Já não precisa de se preocupar se tiver um endereço de e-mail diferente de @gmail.
Wrap-Up
Muitas empresas subestimam o poder da partilha de contactos. Há muitas razões por detrás disto – algumas delas pensam que não é seguro. Outros afirmam que não precisam dele.
Algumas empresas não a implementam de propósito. Por exemplo, a sua equipa de vendas não quer partilhar as relações e contactos dos seus clientes. Isto pode ser devido ao medo de roubar contratos dentro de uma organização.
Não importa o seu raciocínio, é mais do que tempo de abrir os olhos e apreciar a partilha suave do contacto. Pode tornar o trabalho mais acessível, mais eficaz, mais rápido, e mais satisfatório.
Em resumo, a partilha de contactos de uma forma segura entre organizações aumenta a transparência. Além disso, promove a colaboração interna e a comunicação e melhora os resultados comerciais.
Comece hoje – utilize Contactos Partilhados para o Gmail e aumente a produtividade da sua equipa. Está disponível através do Google Marketplace. Esta aplicação é fácil, intuitiva para o utilizador e muito leve. Assim, ninguém enfrentará quaisquer problemas com o embarque e a implementação das suas tarefas diárias. Boa sorte com a melhoria do desempenho da sua empresa!