Beheer van gedeelde contactpersonen

Blog - Permissiebeheer 101

Shared Contacts for Gmail® biedt vijf (5) niveaus van toegangscontrole. Permissiebeheer is belangrijk omdat contacten waardevolle bedrijfsmiddelen zijn. Het mag niet in verkeerde handen vallen. Maar als het verstandig wordt gedeeld, kan het een sleutel zijn tot het succes van het bedrijf.

Daarom moet degene die het klantenbestand of de interne bedrijfsgids beheert, volledig op de hoogte zijn van de functies die elke instelling biedt. Hieronder staan de verschillende toestemmingsniveaus:

  1. Alleen bekijken
  2. Redacteur
  3. Kan verwijderen
  4. Manager
  5. Eigenaar

1. Alleen bekijken

Dit is het meest elementaire toestemmingsniveau. ‘Alleen bekijken’ is voor gebruikers die alleen toegang mogen hebben tot de gedeelde contacten vanaf een van hun apparaten, maar niet gemachtigd zijn om de lijst te wijzigen.

Dit is de aanbevolen instelling voor degenen die Shared Contacts for Gmail® gebruiken als uitbreiding van hun CRM. Het zorgt ervoor dat die gebruikers de cliëntendatabase niet kunnen wijzigen, wat van invloed zou kunnen zijn op andere parameters die uit het CRM komen.

2. Redacteur

Gebruikers met dit toestemmingsniveau kunnen de gedeelde contacten zien en de contactgegevens wijzigen. Zij kunnen de gegevens zoals naam, nummer, e-mail en andere velden wijzigen. Ze kunnen ook een nieuw contact aan de lijst toevoegen.

Bovendien kunnen zij privé en openbare opmerkingen over het contact toevoegen. Openbare opmerkingen kunnen worden gelezen door iedereen die toegang heeft tot de gedeelde contactlijst. Om er zeker van te zijn dat het commentaar openbaar is, controleert u of het vakje voor privé commentaar niet is aangevinkt.

Ook het taggen van collega’s kan met deze toestemming. De getagde persoon ontvangt hierover een notificatie op zijn e-mail. Maar als de getagde persoon geen toegang heeft tot de gedeelde contactenlijst, zal hij deze niet kunnen zien. Na het klikken op de link “Commentaar bekijken” uit zijn notificatie, opent de app met de melding “Toegang vereist”.

3. Kan verwijderen

De gebruikers die dit niveau van toestemming kunnen doen alle dingen vergelijkbaar met degenen die “Kan bewerken” plus ze kunnen een contact uit de lijst te wissen.

Deze toestemming moet voorzichtig worden gegeven, want de eigenaar van de lijst wordt niet op de hoogte gebracht zodra één of meerdere contacten zijn verwijderd.

4. Manager

De gebruikers die dit controleniveau hebben kunnen:

  • toegang tot de gedeelde contacten vanaf elk van hun apparaten
  • privé- en openbare opmerkingen schrijven
  • contactgegevens van de gedeelde contacten bewerken
  • contacten verwijderen/toevoegen aan de lijst
  • de contactenlijst opnieuw delen met andere gebruikers
  • toegangsrechten van bestaande medewerkers wijzigen
  • instellen dat de contactpersonenvelden worden weergegeven/verbergt voor andere medewerkers

Zij kunnen die met “Alleen bekijken”-rechten veranderen in een “Kan verwijderen”-status. Omgekeerd kunnen zij andere “Kan opnieuw delen”-machtigingen op die contactpersonenlijst intrekken.

Blijkbaar geniet degene die je deze status hebt gegeven veel privileges. Daarom moet u voorzichtiger zijn voordat u deze toestemming verleent.

5. Eigenaar

De eigenaar heeft volledige toestemming op de contactlijst. Zij zijn degenen die verantwoordelijk moeten zijn voor het beheer van toestemming. Bovendien zijn zij de enigen die het gedeelde label kunnen verwijderen of hernoemen.

Zij kunnen ook het eigendom van het contactlabel overdragen. Dit is raadzaam als de oorspronkelijke eigenaar het bedrijf verlaat. Op die manier zal de overgang soepeler verlopen. Veel gedoe is niet nodig, vooral als de vorige eigenaar de lijst ijverig bijwerkt.

Conclusie over het beheer van vergunningen

Het verlenen van machtigingen voor toegang tot gedeelde contacten moet niet lichtvaardig worden opgevat. Het is een serieuze beslissing. De productiviteit van het teamlid hangt er ook van af. Mocht u nog vragen of suggesties hebben, neem dan gerust contact op met onze klantenservice.

Gerelateerde berichten

Introductie van directe synchronisatie voor gedeelde contacten voor Gmail®

In deze tijd van informatie gaat bijna alles snel. Technologie speelde een grote rol in deze omgeving. Gegevensuitwisseling staat bovenaan de ranglijst op het gebied van snelheid. Om dit bij te houden, heeft Shared Contacts for Gmail® de app geüpgraded om onmiddellijke synchronisatie van de gedeelde contacten te hebben. Bij andere apps voor contactbeheer duurt […]

Meer lezen

Hoe u overal toegang krijgt tot uw Google Workspace LDAP-contacten

De problemen waarmee werknemers worden geconfronteerd wanneer zij geen toegang hebben tot de directory-contacten van hun organisatie en hoe LDAP-servers onderweg kunnen worden geopend en bijgewerkt.

Meer lezen

Werknemers zeggenschap geven: De voordelen van door de gebruiker beheerde contactgegevens in LDAP

Laat uw medewerkers hun LDAP-directoryprofielen bijwerken.

Meer lezen

Gedeelde contactpersonen bij BetterCloud: Ga door met soepel beheer van contacten na afschrijving

Voor het geval je het nog niet wist, het SaaS-beheerplatform BetterCloud heeft aangekondigd te stoppen met het delen van contactpersonen. De reden is dat Google vanaf 1 januari 2022 de ondersteuning van hun oude API voor het delen van contacten stopzet, en BetterCloud niet upgradet naar hun nieuwe API. Deze dingen gebeuren – maar het […]

Meer lezen