O Shared Contacts for Gmail® oferece cinco (5) níveis de controlo de acesso. A gestão de permissões é importante, uma vez que os contactos são bens valiosos da empresa. Não deve cair em mãos erradas. No entanto, se partilhado sabiamente, pode ser uma chave para o sucesso do negócio.
Assim, aquele que gere a base de dados de clientes ou o directório interno da empresa deve estar plenamente consciente das características que cada configuração oferece. Abaixo estão os diferentes níveis de permissão:
1. Ver apenas
Este é o nível de permissão mais básico. O ‘View Only’ é para utilizadores que só devem aceder aos contactos partilhados a partir de qualquer um dos seus dispositivos, mas não estão autorizados a modificar a lista.
Esta é a configuração recomendada para aqueles que estão a utilizar Contactos Partilhados para o Gmail® como uma extensão do seu CRM. Assegura que esses utilizadores não podem alterar a base de dados do cliente que possa afectar outros parâmetros provenientes do CRM.
2. Editor
Os utilizadores com este nível de permissão podem ver os contactos partilhados, bem como modificar os dados de contacto. Podem alterar os detalhes como o nome, número, e-mail e outros campos. Podem também acrescentar um novo contacto à lista.
Além disso, podem acrescentar comentários privados e públicos relativamente ao contacto. Os comentários públicos podem ser lidos por qualquer pessoa que tenha acesso à lista de contactos partilhada. Para ter a certeza de que o comentário é público, ver que a caixa de verificação para comentários privados não está assinalada.
A marcação de colegas também pode ser feita com esta permissão. A pessoa etiquetada receberá uma notificação no seu e-mail sobre o assunto. No entanto, se a pessoa marcada não tiver acesso à lista de contactos partilhada, não a poderá ver. Após clicar no link “Ver comentário” da sua notificação, a aplicação será aberta com uma mensagem a dizer “Acesso requerido”.
3. Pode apagar
Os utilizadores que têm este nível de permissão podem fazer todas as coisas semelhantes aos que têm “Pode Editar ” mais podem apagar um contacto da lista.
Esta permissão deve ser dada com cuidado, uma vez que o proprietário da lista não será notificado uma vez que um único ou vários contactos tenham sido removidos.
4. Gestor
Os utilizadores que têm este nível de controlo podem:
- aceder aos contactos partilhados a partir de qualquer um dos seus dispositivos
- escrever comentários privados e públicos
- editar os dados de contacto dos contactos partilhados
- remover/acrescentar contactos à lista
- partilhar com outros utilizadores a lista de contactos
- alterar as permissões de acesso dos colaboradores existentes
- definir os campos de contacto para mostrar/ocultar de outros colaboradores
Podem alterar aqueles com permissões de “Ver apenas” para terem um estatuto de “Pode Apagar”. Inversamente, podem revogar outras permissões de “Pode Repartir” nessa lista de contactos.
Evidentemente, aquele que lhe foi atribuído este estatuto goza de muitos privilégios. Por conseguinte, deve ter mais cautela antes de conceder esta permissão.
5. Proprietário
O proprietário tem permissão total na lista de contactos. São eles que devem ser responsáveis pela gestão das autorizações. Além disso, são os únicos que podem apagar ou renomear o rótulo partilhado.
Podem também transferir a propriedade da etiqueta de contacto. Isto é aconselhável se o proprietário original estiver a deixar a empresa. A transição será mais suave desta forma. Não há necessidade de muito alarido, especialmente se o proprietário anterior for diligente na actualização da lista.
Conclusão sobre a Gestão de Permissões
A concessão de permissões relativas ao acesso a contactos partilhados não deve ser tomada de ânimo leve. É uma decisão séria a tomar. A produtividade do membro da equipa também depende disso. Se tiver mais perguntas ou sugestões, não hesite em contactar o nosso serviço ao cliente.
