Contactos compartidos para Gmail® ofrece cinco (5) niveles de control de acceso. La gestión de los permisos es importante, ya que los contactos son activos valiosos de la empresa. No debe caer en manos equivocadas. Sin embargo, si se comparte sabiamente, puede ser una clave para el éxito del negocio.
Por ello, quien maneja la base de datos de clientes o el directorio interno de la empresa debe conocer perfectamente las características que ofrece cada configuración. A continuación se muestran los diferentes niveles de permiso:
1. Ver sólo
Este es el nivel de permiso más básico. “Sólo ver” es para los usuarios que sólo deben acceder a los contactos compartidos desde cualquiera de sus dispositivos, pero no están autorizados a modificar la lista.
Esta es la configuración recomendada para aquellos que utilizan Contactos compartidos para Gmail® como una extensión de su CRM. Garantiza que esos usuarios no puedan alterar la base de datos del cliente, lo que podría afectar a otros parámetros procedentes del CRM.
2. Editor
Los usuarios con este nivel de permiso pueden ver los contactos compartidos, así como modificar los detalles del contacto. Pueden cambiar los detalles como el nombre, el número, el correo electrónico y otros campos. También pueden añadir un nuevo contacto a la lista.
Además, pueden añadir comentarios privados y públicos sobre el contacto. Los comentarios públicos pueden ser leídos por cualquiera que tenga acceso a la lista de contactos compartida. Para asegurarse de que el comentario es público, compruebe que la casilla de comentario privado no está marcada.
También se puede etiquetar a los compañeros con este permiso. La persona etiquetada recibirá una notificación en su correo electrónico al respecto. Sin embargo, si la persona etiquetada no tiene acceso a la lista de contactos compartida, no podrá verla. Tras hacer clic en el enlace “Ver comentario” de su notificación, la aplicación se abrirá con un mensaje que dice “Se requiere acceso”.
3. Puede eliminar
Los usuarios que tienen este nivel de permiso pueden hacer todas las cosas similares a los que tienen “Puede editar” además de poder borrar un contacto de la lista.
Este permiso debe darse con cautela, ya que el propietario de la lista no será notificado una vez que se hayan eliminado uno o varios contactos.
4. Director
Los usuarios que tienen este nivel de control pueden:
- acceder a los contactos compartidos desde cualquiera de sus dispositivos
- escribir comentarios privados y públicos
- editar los datos de los contactos compartidos
- eliminar/añadir contactos a la lista
- compartir con otros usuarios la lista de contactos
- cambiar los permisos de acceso de los colaboradores existentes
- establecer que los campos de contacto se muestren/oculten a otros colaboradores
Pueden cambiar los que tienen permisos de “Sólo ver” para que tengan un estado de “Puede eliminar”. A la inversa, pueden revocar otros permisos de “Puede volver a compartir” en esa lista de contactos.
Evidentemente, el que ha dado este estatus goza de muchos privilegios. Por lo tanto, debe tener más precaución antes de conceder este permiso.
5. Propietario
El propietario tiene pleno permiso en la lista de contactos. Ellos son los que deben encargarse de la gestión de los permisos. Además, son los únicos que pueden eliminar o cambiar el nombre de la etiqueta compartida.
También pueden transferir la propiedad de la etiqueta de contacto. Esto es aconsejable si el propietario original deja la empresa. La transición será más suave de esta manera. No hace falta mucho alboroto, especialmente si el anterior propietario es diligente en la actualización de la lista.
Conclusión sobre la gestión de permisos
La concesión de permisos de acceso a los contactos compartidos no debe tomarse a la ligera. Es una decisión muy seria. La productividad de los miembros del equipo también depende de ello. Si tiene más preguntas o sugerencias, no dude en ponerse en contacto con nuestro servicio de atención al cliente.
