Contactbeheer (CM) is een systeem dat individuen en groepen helpt hun contacten bij te houden. Tegenwoordig gebeurt dat vaak elektronisch via apps voor mobiele telefoons en computersoftware. De meeste gebruiken echter spreadsheets die worden gedeeld. Sommige onderzoeken cloud-opties om een centrale opslagplaats voor de contactinformatie van klanten en werknemers te hebben.
In dit artikel bespreken we hoe contactbeheer niet alleen gunstig is voor uw bedrijf, maar ook voor u als individu.
Georganiseerde contactgegevens
Vaak zijn de contacten alfabetisch gerangschikt. Het kan overweldigend zijn als je gewoon naar beneden wilt scrollen om iemand te vinden die je onlangs hebt toegevoegd. Je kunt je hun naam niet herinneren en je weet dat je hem zult onthouden als je hem ziet. Maar als je duizenden contacten hebt, kan dat frustrerend zijn.
Erger nog, u krijgt misschien “Rose” die van de boekhoudafdeling is, maar u wilt “Rose” van uw materiaalleverancier. Een bericht sturen naar de verkeerde persoon kan gemengde reacties opleveren. Dit kan variëren van het negeren van het bericht tot het onprofessioneel vinden van het bericht.
Met apps voor contactbeheer kunt u uw contacten groeperen in labels. Het onderverdelen van uw contacten vermindert het rommelige uiterlijk van uw telefoonboek. De persoonlijke contacten worden niet meer verward met uw interne bedrijfs- of klantenlijst.
Maak verbinding met CRM
Software voor Customer Relationship Management, of kortweg CRM, is geëvolueerd van eenvoudig contactbeheer. Tegenwoordig hebben de meeste CRM’s onder meer leadbeheer, workflowautomatisering en rapportage/analyse toegevoegd.
Die extra functies waren echter niet goedkoop. De prijs van CRM varieert van $12 per seat voor een klein bedrijf tot $800 per gebruiker voor ondernemingen. Bovendien moet u zich bewust zijn van de werkelijke kosten van CRM, zoals opleiding, integratie en implementatie.
Met stand-alone apps voor contactbeheer kunt u besparen op CRM. Teamleden hebben toegang tot de klantendatabase van het bedrijf via apps voor contactbeheer. Dit bespaart het bedrijf de maandelijkse kosten voor het CRM. Het elimineert ook de tijd en kosten die nodig zijn om die werknemers op te leiden in het gebruik van CRM.
Zorg ervoor dat u de juiste app voor contactbeheer kiest die integreert met uw CRM. Overweeg er een die waar voor uw geld biedt, gemakkelijk te gebruiken is, en
Centrale Contact Directory voor alle Messaging Apps
Er zijn nu honderden messaging-apps op de markt. Het aantal messaging apps dat je hebt geïnstalleerd staat gelijk aan het aantal contactendatabases dat je hebt. Geef de voorkeur aan een CM app waarmee je al je contactmappen kunt koppelen.
U hebt bijvoorbeeld een zakelijke prospect ontmoet en zijn contactgegevens op uw telefoon opgeslagen. U zou hem later een e-mail willen sturen vanaf uw bureaublad. Een goede CM-app verzamelt al je contacten op één plek. En dat terwijl u er vanaf verschillende apparaten en berichtenplatforms toegang toe heeft.
Verhoogde productiviteit
Het kopiëren van een enkel contact duurt slechts enkele seconden. Doe deze actie voor honderden contacten en dit kost enkele minuten op een dag. Dit komt echter neer op honderden verspilde minuten per jaar.
Een goede CM app bespaart je tijd. U doet uw eigenlijke werk in plaats van het handmatig bijwerken van verschillende contactendatabases van uw verschillende berichtenplatforms.
Efficiëntere samenwerking
Een gedeelde contactbank tussen alle teamleden bevordert een snellere informatie-uitwisseling en dus een betere samenwerking. Consolideren van alle informatie die door verschillende teamleden in interactie met de klant is verzameld. Dit zou een uitstekend inzicht geven in uw lead, die zich op zijn beurt kan vertalen in een verkoop.
Het zou voordelen hebben als iedereen contact kan opnemen met iedereen in uw bedrijf. Bijvoorbeeld, er is een lek in het plafond van uw kantoor. U hoeft niet naar de onderhoudsdienst te gaan of hun lokale nummer ergens opgehangen te vinden om hen te informeren. Je hebt de contactgegevens automatisch op je computer staan.
Gemakkelijk klantinteracties bijhouden
Met een goede CM-app kunnen uw teamleden al hun kennis over die klant invoeren. Soms volstaan contactnummers of naamtitels niet. Iedereen in uw team die met de klant te maken heeft, kent zijn voorkeuren als er notities en opmerkingen onder de contactgegevens staan.
Het is ook gemakkelijker om belangrijke informatie op deze manier te onthouden. Dit kan efficiënter zijn dan sticky notes verspreid over je monitor.
Betere klantrelaties
Een dieper inzicht in uw klanten leidt tot meer verkoop. Nog belangrijker is dat uw klanten trouwe klanten worden die uw product zelfs aan anderen kunnen aanbevelen. Dat is gratis marketing voor jou.
Zoals gezegd kun je met een goede CM-app notities schrijven onder het veld met contactgegevens. Deze toegang tot notities zal uw teamlid helpen de klant een persoonlijke ervaring te geven. Dit geeft de klant dan weer het gevoel dat hij gewaardeerd wordt en niet het zoveelste stukje gegevens dat verwerkt moet worden.
Veilige back-ups van contacten
Voertuigen hebben verzekeringen en machines hebben garanties. Anderzijds behoort de contactendatabank tot de belangrijkste bedrijfsmiddelen. Op die manier moet de contactdatabank van het bedrijf een gelijke vorm van vrijwaring hebben.
CM apps bieden snel herstel voor uw contacten. Een eenvoudige gedeelde spreadsheet geeft u geen back-up versie, tenzij het Google Sheets of iets dergelijks is.
Bovendien kan het problematisch zijn als u niet weet wanneer de gegevens per ongeluk of met opzet zijn gewist. Het kan rampzalig zijn als je het te laat ontdekt, bijvoorbeeld meer dan 30 dagen. In dit geval loont het om gebruik te maken van een CM app die onbeperkte back-up hersteltijd biedt.
In wezen brengt het ontdekken van contactbeheer waarde aan uw bedrijf. Het functioneert als een cloud-gebaseerde versie van een adresboek, een verzameling visitekaartjes, een database op spreadsheets, en meer!
