Kontaktmanagement (CM) ist ein System, das Einzelpersonen und Gruppen hilft, den Überblick über ihre Kontakte zu behalten. Heutzutage erfolgt dies oft elektronisch über Handy-Apps und Computersoftware. Die meisten verwenden jedoch Tabellenkalkulationen, die gemeinsam genutzt werden. Einige erkunden Cloud-Optionen, um einen zentralen Speicher für die Kontaktinformationen von Kunden und Mitarbeitern zu haben.
In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie die Kontaktverwaltung nicht nur für Ihr Unternehmen, sondern auch für Sie als Privatperson von Vorteil ist.
Organisierte Kontaktinformationen
Oft sind die Kontakte alphabetisch geordnet. Es kann überwältigend sein, wenn Sie einfach nur nach unten scrollen wollen, um jemanden zu finden, den Sie kürzlich hinzugefügt haben. Man kann sich einfach nicht an den Namen erinnern und weiß, dass man ihn sich merken wird, wenn man ihn sieht. Wenn Sie jedoch Tausende von Kontakten haben, kann das frustrierend sein.
Schlimmer noch, Sie könnten “Rose” aus der Buchhaltung bekommen, aber Sie wollen “Rose” von Ihrem Materiallieferanten. Eine Nachricht an die falsche Person zu senden, kann unterschiedliche Reaktionen hervorrufen. Das kann so weit gehen, dass die Nachricht ignoriert wird oder als unprofessionell gilt.
Mit Kontaktmanagement-Apps können Sie Ihre Kontakte in Labels gruppieren. Durch die Unterteilung Ihrer Kontakte wird Ihr Telefonbuch weniger unübersichtlich. Die persönlichen Kontakte werden nicht mehr mit Ihrer internen Firmen- oder Kundenliste vermischt.
Verbinden Sie sich mit CRM
Software für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, kurz CRM) hat sich aus der einfachen Kontaktverwaltung entwickelt. Heutzutage haben die meisten CRMs neben vielen anderen Funktionen auch Lead Management, Workflow-Automatisierung und Reporting/Analytik hinzugefügt.
Diese zusätzlichen Funktionen waren jedoch nicht billig. Der Preis für CRM reicht von 12 Dollar pro Arbeitsplatz für kleine Unternehmen bis zu 800 Dollar pro Benutzer für Großunternehmen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch über die tatsächlichen Kosten von CRM im Klaren sein, die Schulungen, Integration und Implementierung umfassen.
Eigenständige Kontaktmanagement-Apps helfen Ihnen, CRM zu sparen. Teammitglieder können über Kontaktmanagement-Apps auf die Kundendatenbank des Unternehmens zugreifen. Dadurch spart das Unternehmen die monatlichen Gebühren für das CRM. Außerdem entfallen der Zeitaufwand und die Kosten für die Schulung dieser Mitarbeiter für die Nutzung von CRM.
Achten Sie nur darauf, dass Sie die richtige Kontaktmanagement-App wählen, die sich in Ihr CRM integrieren lässt. Überlegen Sie sich ein Modell, das einen guten Gegenwert für Ihr Geld bietet, einfach zu bedienen ist und
Zentrales Kontaktverzeichnis für alle Messaging-Anwendungen
Derzeit gibt es Hunderte von Messaging-Apps auf dem Markt. Die Anzahl der installierten Messaging-Apps entspricht der Anzahl der Kontaktdatenbanken, die Sie haben. Bevorzugen Sie eine CM-App, mit der Sie alle Ihre Kontaktverzeichnisse verknüpfen können.
Sie haben zum Beispiel einen potenziellen Geschäftspartner getroffen und seine Kontaktdaten auf Ihrem Telefon gespeichert. Später möchten Sie ihm eine E-Mail von Ihrem Desktop aus schicken. Eine gute CM-App fasst alle Ihre Kontakte an einem Ort zusammen. Dabei können Sie von verschiedenen Geräten und Messaging-Plattformen aus darauf zugreifen.
Gesteigerte Produktivität
Das Kopieren und Einfügen eines einzelnen Kontakts kann nur wenige Sekunden dauern. Führen Sie diese Aktion für Hunderte von Kontakten durch, und das dauert mehrere Minuten am Tag. Dies bedeutet jedoch Hunderte von vergeudeten Minuten im Jahr.
Eine gute CM-App spart Ihnen Zeit. Sie erledigen Ihre eigentliche Arbeit, anstatt mehrere Kontaktdatenbanken von Ihren verschiedenen Messaging-Plattformen manuell zu aktualisieren.
Effizientere Zusammenarbeit
Ein gemeinsamer Kontaktspeicher für alle Teammitglieder ermöglicht einen schnelleren Informationsaustausch und damit eine bessere Zusammenarbeit. Konsolidieren Sie alle Informationen, die von verschiedenen Teammitgliedern im Kontakt mit dem Kunden gesammelt wurden. Dies würde einen ausgezeichneten Einblick in Ihren Lead geben, der wiederum in einen Verkauf münden kann.
Es hätte einige Vorteile, wenn jeder jeden in Ihrem Unternehmen kontaktieren könnte. Zum Beispiel gibt es ein Leck in der Decke Ihres Büros. Es ist nicht nötig, zum Wartungsbüro zu gehen oder die örtliche Telefonnummer zu finden, die irgendwo angeschlagen ist, um sie zu informieren. Sie haben die Kontaktdaten automatisch direkt auf Ihrem Computer.
Bequemes Verfolgen von Kundeninteraktionen
Eine gute CM-App ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, ihr gesamtes Wissen über diesen Kunden einzugeben. Manchmal sind Kontaktnummern oder Namenstitel nicht ausreichend. Jeder in Ihrem Team, der mit dem Kunden zu tun hat, kennt seine Vorlieben, wenn unter den Kontaktinformationen Notizen und Kommentare stehen.
Außerdem lassen sich auf diese Weise wichtige Informationen leichter merken. Dies kann effizienter sein als Haftnotizen, die auf dem Monitor verstreut sind.
Bessere Kundenbeziehungen
Tieferer Einblick in Ihre Kunden führt zu mehr Umsatz. Noch wichtiger ist, dass Ihre Kunden zu treuen Stammkunden werden, die Ihr Produkt vielleicht sogar weiterempfehlen. Das ist kostenloses Marketing für Sie.
Wie bereits erwähnt, können Sie mit einer guten CM-App Notizen unter das Feld mit den Kontaktinformationen schreiben. Diese Notizen helfen Ihrem Teammitglied, dem Kunden ein persönliches Erlebnis zu bieten. Dies wiederum gibt dem Kunden das Gefühl, dass er wertgeschätzt wird und nicht nur eine weitere Datenmenge ist, die verarbeitet werden muss.
Sichere Kontakt-Backups
Fahrzeuge sind versichert und Maschinen haben eine Garantie. Andererseits gehört die Kontaktdatenbank zu den wichtigsten Unternehmensressourcen. Auf diese Weise sollte die Kontaktdatenbank des Unternehmens eine gleichwertige Form der Entschädigung haben.
CM-Apps bieten eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Kontakte. Ein einfaches gemeinsam genutztes Arbeitsblatt bietet Ihnen keine Backup-Version, es sei denn, es handelt sich um Google Sheets oder etwas Ähnliches.
Außerdem kann es problematisch sein, wenn Sie nicht wissen, wann die Daten versehentlich oder absichtlich gelöscht wurden. Es kann verheerend sein, wenn Sie es zu spät entdecken, z. B. nach mehr als 30 Tagen. In diesem Fall lohnt es sich, eine CM-App zu nutzen, die eine unbegrenzte Wiederherstellungszeit für Backups bietet.
Die Entdeckung des Kontaktmanagements bringt Ihrem Unternehmen im Grunde genommen einen Mehrwert. Es fungiert als Cloud-basierte Version eines Adressbuchs, einer Visitenkartensammlung, einer Datenbank, die auf Tabellenkalkulationen basiert, und vieles mehr!
