La gestione dei contatti (CM) è un sistema che aiuta individui e gruppi a tenere traccia dei propri contatti. Al giorno d’oggi, spesso viene fornita elettronicamente attraverso applicazioni per telefoni cellulari e software per computer. Tuttavia, la maggior parte utilizza fogli di calcolo che vengono condivisi. Alcuni stanno esplorando le opzioni cloud per avere un archivio centralizzato delle informazioni di contatto di clienti e dipendenti.
In questo articolo affronteremo come la gestione dei contatti sia vantaggiosa non solo per la vostra azienda, ma anche per voi come individui.
Informazioni di contatto organizzate
Spesso i contatti sono elencati in ordine alfabetico. Può essere un po’ eccessivo se si vuole semplicemente scorrere verso il basso per trovare qualcuno che si è aggiunto di recente. Non riuscite a ricordare il loro nome e sapete che lo ricorderete quando lo vedrete. Tuttavia, se avete migliaia di contatti, questo può essere frustrante.
Peggio ancora, potreste ottenere “Rose” dal reparto contabilità, ma voi volete “Rose” dal vostro fornitore di materiali. Inviare un messaggio alla persona sbagliata può avere reazioni contrastanti. Questo può andare dall’ignorare il messaggio al considerarlo poco professionale.
Le app di gestione dei contatti consentono di raggruppare i contatti in etichette. La suddivisione dei contatti riduce l’aspetto disordinato della rubrica. I contatti personali non saranno più confusi con l’elenco interno dell’azienda o dei clienti.
Collegatevi al CRM
Il software di Customer Relationship Management, o semplicemente CRM, si è evoluto dalla gestione dei contatti di base. Al giorno d’oggi, la maggior parte dei CRM ha aggiunto la gestione dei lead, l’automazione dei flussi di lavoro e la reportistica/analisi, oltre a molte altre funzionalità.
Tuttavia, queste caratteristiche aggiuntive non sono costate poco. Il prezzo del CRM varia da 12 dollari per ogni sede per le piccole imprese fino a 800 dollari per utente per le aziende. Inoltre, è necessario essere consapevoli dei costi reali del CRM, che comprendono la formazione, l’integrazione e l’implementazione.
Le app di gestione dei contatti indipendenti consentono di risparmiare sul CRM. I membri del team possono accedere al database dei clienti dell’azienda attraverso le app di gestione dei contatti. In questo modo l’azienda risparmia le spese mensili per il CRM. Inoltre, elimina il tempo e le spese necessarie per la formazione dei dipendenti all’uso del CRM.
Assicuratevi di scegliere l’applicazione di gestione dei contatti giusta che si integri con il vostro CRM. Consideratene uno che offra un buon rapporto qualità/prezzo, che sia facile da usare e che
Rubrica centralizzata per tutte le applicazioni di messaggistica
Attualmente esistono centinaia di app di messaggistica sul mercato. Il numero di app di messaggistica installate equivale al numero di database di contatti. Preferite un’applicazione CM che vi permetta di collegare tutti i vostri elenchi di contatti.
Ad esempio, avete incontrato un potenziale cliente e avete salvato i suoi dati di contatto sul vostro telefono. In seguito, vorrete inviargli un’e-mail dal vostro desktop. Una buona app CM consolida tutti i contatti in un unico posto. Il tutto consentendo di accedervi da diversi dispositivi e piattaforme di messaggistica.
Aumento della produttività
Il copia-incolla di un singolo contatto può richiedere solo pochi secondi. Eseguire questa azione per centinaia di contatti richiede alcuni minuti al giorno. Tuttavia, questo si tradurrà in centinaia di minuti sprecati in un anno.
Un’applicazione CM adeguata consente di risparmiare tempo. Potrete svolgere il vostro lavoro effettivo invece di aggiornare manualmente diversi database di contatti dalle vostre diverse piattaforme di messaggistica.
Collaborazione più efficiente
Un archivio di contatti condiviso tra tutti i membri del team favorisce uno scambio di informazioni più rapido e quindi una migliore collaborazione. Consolidare tutte le informazioni raccolte dai vari membri del team che interagiscono con il cliente. In questo modo si otterrebbe un’eccellente visione del vostro lead che, a sua volta, potrebbe tradursi in una vendita.
Ci sarebbero dei vantaggi se chiunque potesse contattare chiunque nella vostra azienda. Ad esempio, c’è una perdita nel soffitto dell’ufficio. Non è necessario recarsi all’ufficio manutenzione o trovare il loro numero locale affisso da qualche parte per informarli. I dati di contatto sono automaticamente disponibili sul vostro computer.
Tracciare le interazioni con i clienti in modo pratico
Una buona app CM consente ai membri del team di inserire tutte le loro conoscenze su quel cliente. A volte i numeri di contatto o i titoli dei nomi non sono sufficienti. Tutti i membri del vostro team che interagiscono con il cliente conosceranno le sue preferenze se ci sono note e commenti sotto le informazioni di contatto.
In questo modo è anche più facile ricordare le informazioni vitali. Questo può essere più efficiente che avere note adesive sparse sul monitor.
Migliori relazioni con i clienti
Una conoscenza più approfondita dei vostri clienti porta a un aumento delle vendite. Ma soprattutto, i vostri clienti si trasformeranno in clienti fedeli che potranno anche consigliare il vostro prodotto ad altre persone. Questo è marketing gratuito per voi.
Come già detto, una buona app CM consente di scrivere note nel campo delle informazioni di contatto. L’accesso a queste note aiuterà i membri del team a fornire un’esperienza personalizzata al cliente. A sua volta, questo dà al cliente la sensazione di essere apprezzato e non solo un altro pezzo di dati da elaborare.
Backup sicuro dei contatti
I veicoli hanno un’assicurazione e le macchine hanno una garanzia. D’altra parte, il database dei contatti è uno degli asset aziendali più importanti. In questo modo, il database dei contatti dell’azienda dovrebbe avere una forma di indennizzo equivalente.
Le applicazioni CM offrono un recupero rapido dei contatti. Un semplice foglio di calcolo condiviso non fornisce una versione di backup, a meno che non si tratti di Google Sheets o qualcosa di simile.
Inoltre, può essere problematico se non si sa quando i dati sono stati cancellati accidentalmente o deliberatamente. Può essere disastroso se lo si scopre troppo tardi, ad esempio dopo 30 giorni. In questo caso, conviene avvalersi di un’applicazione CM che offra un tempo di ripristino del backup illimitato.
In sostanza, scoprire la gestione dei contatti porta valore alla vostra azienda. Funziona come una versione basata su cloud di una rubrica, una raccolta di biglietti da visita, un database impostato su fogli di calcolo e altro ancora!
