Het hebben van gedeelde contacten biedt voordelen. Als u leert hoe u uw gedeelde contacten goed beheert, profiteert u optimaal van uw contacten. Een gemeenschappelijke contactendatabank binnen uw organisatie vergemakkelijkt de samenwerking. U en uw team hoeven niet langer te vertrouwen op een spreadsheetbestand om contactinformatie over klanten uit te wisselen.
Door de gedeelde contacten te gebruiken als een bedrijfsgids kunt u contact opnemen met iedereen in uw organisatie vanaf elk apparaat – laptop, werkstation of zelfs mobiele telefoon. Allemaal zonder hun nummers apart op te slaan in het geheugen van elke gadget.
Om ten volle van deze voordelen te genieten, moet u echter de volgende aspecten in aanmerking nemen:
Zorg voor de juiste etiketten
Zorg ervoor dat de labels waarmee u uw lijsten met contactpersonen indeelt, gemakkelijk herkenbaar zijn voor iedereen die er toegang toe heeft. Je contactlabel AAA noemen is niet voldoende. Neem even de tijd om na te denken over het juiste etiket. Dit bespaart u en uw team de tijd om zich in de toekomst af te vragen welke contacten zich in die AAA-map bevinden.
Toestemmingen controleren
Shared Contacts for Gmail® biedt vijf (5) toestemmingsniveaus. U kunt meer details lezen in dit artikel. Dit is het overzicht:
- Alleen bekijken
Dit is het meest beperkte toestemmingsniveau. De gedeelde contacten verschijnen in autocomplete op al hun apparaten. De gebruikers met deze toestemming kunnen geen enkel detail van het contract bewerken, toevoegen of verwijderen. Zij kunnen echter wel privé-commentaren over het contact schrijven.
- Redactie
De gebruikers met dit toestemmingsniveau kunnen de gedeelde contacten zien en de contactgegevens wijzigen. Zij kunnen de contactgegevens zoals naam, nummer, e-mail en andere velden bewerken. Daarnaast kunnen ze ook een nieuw contact aan de lijst toevoegen.
Bovendien kunnen zij privé en openbare opmerkingen over het contact toevoegen. Openbare opmerkingen kunnen worden gelezen door iedereen die toegang heeft tot de gedeelde contactlijst.
- Kan verwijderen
De gebruikers die dit niveau van toestemming hebben, kunnen alle dingen doen die vergelijkbaar zijn met degenen die “Kan bewerken” toegang hebben, plus ze kunnen een contact uit de lijst wissen. Deze toestemming moet met de nodige voorzichtigheid worden gegeven, omdat de eigenaar van de lijst niet op de hoogte wordt gebracht zodra één of meer contacten zijn verwijderd.
- Kan opnieuw delen
Zij kunnen genieten van alle functies die beschikbaar zijn voor degenen met “Kan verwijderen” toegang plus de mogelijkheid om de lijst met contactpersonen opnieuw te delen. Naast het toevoegen van nieuwe medewerkers kunnen zij ook gebruikers verwijderen die toegang hebben tot de lijst.
Bovendien kunnen ze de toegang van iemand veranderen. Degenen met “Can Reshare” kunnen iemand met “View Only” toestemming ook “Can Reshare” toestemming geven. Daarom moet men extra voorzichtig zijn alvorens dit soort toestemming te geven.
- Eigenaar
De eigenaar van de lijst geniet alle bovengenoemde voorrechten. Bovendien zijn zij de enigen die het hele gedeelde label kunnen verwijderen of hernoemen. Kortom, u als eigenaar bent verantwoordelijk voor het beheer van uw gedeelde contacten.
U kunt ook het eigendom van de contactenlijst overdragen. Deze functie is praktisch voor wie het bedrijf verlaat of ergens anders wordt ingezet.
Naleving van privacy en beveiliging
Zorg ervoor dat uw oplossingen voor het delen van contacten voldoen aan privacy- en veiligheidsnormen. Dit geeft de klanten de zekerheid dat hun gegevens op passende wijze worden verwerkt en behandeld. Wanneer klanten weten dat u GDPR, Google Technology Premier Partner, CCPA, of andere gerenommeerde privacyregelgeving bent, zijn ze geneigd om met u te handelen.
Het heeft ook extra voordelen voor uw bedrijf. Daartoe behoren onder meer een betere gegevenshygiëne en -opschoning, een duidelijker stroomlijning van de gegevensverwerking en een groter bewustzijn van zwakke plekken in de beveiliging.
Opmerkingen toevoegen
Het opschrijven van observaties betreffende een contact levert gegevens op die bijdragen tot een beter inzicht in de klant. Opmerkingen als “deze dame is zachtaardig” of “hij spreekt luid maar niet boos” kunnen uw teamgenoten helpen om de klant te leren kennen zoals u dat doet. Wanneer u de klant omdraait, hebben uw collega’s dus al een verwachting van de mogelijke interacties. Zij kunnen dienovereenkomstig op elkaar reageren.
U kunt ook “voor verwijdering” schrijven als openbare opmerking voor het geval de gegevens niet langer nodig zijn. Dit geeft de gegevensbeheerder toestemming om het contact in de prullenbak te gooien.
Controleer regelmatig verwijderde contacten
Shared Contacts for Gmail® maakt onbeperkt herstel mogelijk van verwijderde contacten op bedrijfsaccounts. Op deze manier kan men zelfs de verwijderde contacten controleren. U elimineert het risico dat u per ongeluk een klant van de lijst verwijdert. De gegevens kunnen echter volledig uit het systeem worden verwijderd met de juiste autorisatie en kennisgeving aan onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
Lite-, Team- en Business-accounts daarentegen kunnen verwijderde gegevens maximaal 30 dagen bewaren. Deze periode ondersteunt de back-up functie van de app. In dat geval is het raadzaam om routinematig door de verwijderde contacten te gaan om te zien of er per ongeluk verwijderde contacten zijn.
Takeaway over hoe u uw gedeelde contacten kunt beheren
Omgaan met contacten is niet zo eenvoudig als het klinkt, vooral als het er honderden of meer zijn. Delen kan de last verlichten of rampzalig zijn, als het niet goed wordt beheerd. Kies daarom een uitstekende app voor het delen van contacten die u het positieve aspect van het delen van contacten garandeert.
