Ter contactos partilhados dá-lhe benefícios. Aprender a gerir correctamente os seus contactos partilhados dá-lhe a vantagem total de os ter. Uma base de dados comum de contactos dentro da sua organização permite uma colaboração mais fácil. Você e a sua equipa já não precisam de confiar num ficheiro de folha de cálculo para trocar informações de contacto com clientes.
Utilizar os contactos partilhados como directório de empresas torna possível contactar qualquer pessoa na sua organização a partir de qualquer um dos seus dispositivos – portátil, estação de trabalho, ou mesmo telemóvel. Tudo sem guardar os seus números separadamente da memória de cada gadget.
No entanto, para desfrutar plenamente destas regalias, é preciso ter em conta os seguintes aspectos
Assegurar rótulos adequados
Certifique-se de que as etiquetas que classificam as suas listas de contactos são facilmente identificáveis por qualquer pessoa que tenha acesso às mesmas. Nomear a sua etiqueta de contacto AAA não a corta. Demorar alguns segundos a pensar no rótulo apropriado. Isto poupa-lhe a si e à sua equipa tempo de se perguntarem que contactos estão nessa pasta AAA no futuro.
Verificação de permissões
O Shared Contacts for Gmail® oferece cinco (5) níveis de permissão. Pode ler mais detalhes neste artigo. Esta é a visão geral:
- Ver apenas
Este é o nível de permissão mais limitado. Os contactos partilhados aparecem em autocompletados em todos os seus dispositivos. Os utilizadores com esta permissão não podem editar, adicionar, ou apagar qualquer detalhe relativo ao contrato. No entanto, podem escrever comentários privados sobre o contacto.
- Editores
Os utilizadores com este nível de permissão podem ver os contactos partilhados, bem como modificar os dados de contacto. Podem editar as informações de contacto como o nome, número, e-mail, e outros campos. Além disso, podem também acrescentar um novo contacto à lista.
Além disso, podem acrescentar comentários privados e públicos relativamente ao contacto. Os comentários públicos podem ser lidos por qualquer pessoa que tenha acesso à lista de contactos partilhada.
- Pode Eliminar
Os utilizadores que têm este nível de permissão podem fazer todas as coisas semelhantes aos que têm acesso “Pode Editar ” mais podem apagar um contacto da lista. Esta permissão deve ser dada com cuidado, uma vez que o proprietário da lista não será notificado uma vez que um único ou vários contactos tenham sido removidos.
- Pode ser repartido
Podem usufruir de todas as funcionalidades disponíveis para aqueles com acesso “Pode Apagar ” mais a capacidade de partilhar novamente a lista de contactos. Além de adicionar novos colaboradores, podem também remover utilizadores que acedam à lista.
Além disso, eles podem mudar o acesso de alguém. As pessoas com autorização “Pode partilhar” podem fazer com que alguém com autorização “Apenas ver” tenha também autorização “Pode partilhar”. Por conseguinte, é necessário ter cuidado extra antes de dar este tipo de autorização.
- Proprietário
O proprietário da lista goza de todos os privilégios acima indicados. Para além disso, são os únicos que podem apagar ou renomear todo o rótulo partilhado. Em suma, o proprietário tem a responsabilidade de gerir os seus contactos partilhados.
Também se pode transferir a propriedade da lista de contactos. Esta característica é prática para aqueles que estão a deixar a empresa ou a ser destacados para outro lugar.
Privacidade e conformidade de segurança
Assegure-se de que as suas soluções de partilha de contactos aderem às normas de privacidade e segurança. Isto dá garantias aos clientes de que os seus dados são processados e tratados em conformidade. Quando os clientes sabem que é GDPR, Google Technology Premier Partner, CCPA, ou outros regulamentos de privacidade de renome, tendem a ser mais complacentes nas transacções consigo.
Tem também vantagens adicionais do seu lado comercial. Estes incluem melhor higiene e limpeza dos dados, racionalização mais clara do processamento de dados, e maior consciência das vulnerabilidades de segurança, entre outros.
Adicionar comentários
Escrever observações relativas a um contacto contribui com dados que contribuem para pintar uma melhor percepção do cliente. Notas como “esta senhora fala baixo” ou “ele fala alto mas não zangado” podem ajudar os seus colegas de equipa a conhecer o cliente como você o conhece. Assim, ao entregar o cliente, os seus colegas já têm uma expectativa sobre as possíveis interacções. Podem interagir de forma correspondente.
Também pode escrever “para eliminação” como comentário público no caso de os dados já não serem necessários. Isto dá a autorização para o administrador de dados colocar o contacto no lixo.
Verificar periodicamente os contactos apagados
Os Contactos Partilhados para Gmail® permitem um tempo de recuperação ilimitado de contactos apagados nas contas Corporate. Desta forma, é possível auditar até os contactos eliminados. Elimina-se o risco de remover acidentalmente um cliente da lista. No entanto, os dados podem ser completamente removidos do sistema com a devida autorização e notificação ao nosso responsável pela proteção de dados (DPO).
Por outro lado, Lite, Team, e Business accounts só podem armazenar dados apagados por um período máximo de 30 dias. Este período de tempo suporta a funcionalidade de cópia de segurança da aplicação. Neste caso, é aconselhável passar rotineiramente pelos contactos apagados para ver se há apagamentos acidentais.
Takeaway sobre como gerir os seus contactos partilhados
O manuseamento de contactos pode não ser tão simples como parece, especialmente quando é às centenas ou mais. A sua partilha pode aliviar a carga ou ser desastrosa, se não for gerida adequadamente. Assim, escolha uma excelente aplicação de partilha de contactos que lhe garanta o aspecto positivo da partilha de contactos.
