Gemeinsame Kontakte zu haben, bringt Ihnen Vorteile. Wenn Sie lernen, Ihre gemeinsamen Kontakte richtig zu verwalten, können Sie die Vorteile dieser Kontakte voll ausschöpfen. Eine gemeinsame Kontaktdatenbank innerhalb Ihres Unternehmens erleichtert die Zusammenarbeit. Sie und Ihr Team müssen sich nicht mehr auf eine Tabellenkalkulationsdatei verlassen, um Kundenkontaktinformationen auszutauschen.
Die Verwendung der gemeinsamen Kontakte als Unternehmensverzeichnis ermöglicht die Kontaktaufnahme mit jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens von jedem beliebigen Gerät aus – Laptop, Workstation oder sogar Mobiltelefon. Und das alles, ohne dass die Nummern separat im Speicher des jeweiligen Geräts gespeichert werden.
Um in den vollen Genuss dieser Vorteile zu kommen, müssen Sie jedoch die folgenden Aspekte beachten:
Ordnungsgemäße Kennzeichnung sicherstellen
Achten Sie darauf, dass die Etiketten, mit denen Sie Ihre Kontaktlisten kategorisieren, für jeden, der Zugriff darauf hat, leicht zu erkennen sind. Es reicht nicht aus, Ihr Kontaktetikett AAA zu nennen. Nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit, um über die richtige Bezeichnung nachzudenken. Dies erspart Ihnen und Ihrem Team die Zeit, sich in Zukunft zu fragen, welche Kontakte sich in diesem AAA-Ordner befinden.
Überprüfung der Berechtigungen
Shared Contacts for Gmail® bietet fünf (5) Berechtigungsstufen. Weitere Einzelheiten können Sie in diesem Artikel nachlesen. Dies ist die Übersicht:
- Nur Ansicht
Dies ist die am stärksten eingeschränkte Berechtigungsstufe. Die freigegebenen Kontakte werden auf allen Geräten in der Autovervollständigung angezeigt. Die Benutzer mit dieser Berechtigung können keine Details zum Vertrag bearbeiten, hinzufügen oder löschen. Sie können jedoch private Kommentare zu dem Kontakt schreiben.
- Redakteure
Die Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe können die freigegebenen Kontakte sehen und die Kontaktdetails ändern. Sie können die Kontaktinformationen wie Name, Telefonnummer, E-Mail und andere Felder bearbeiten. Darüber hinaus können sie der Liste auch einen neuen Kontakt hinzufügen.
Außerdem können sie private und öffentliche Kommentare zu dem Kontakt hinzufügen. Öffentliche Kommentare können von jedem gelesen werden, der Zugriff auf die gemeinsame Kontaktliste hat.
- Kann löschen
Die Benutzer, die über diese Berechtigungsstufe verfügen, können all das tun, was auch die Benutzer mit der Berechtigung “Kann bearbeiten” tun können, und sie können einen Kontakt aus der Liste löschen. Diese Erlaubnis muss mit Bedacht erteilt werden, da der Listeninhaber nicht benachrichtigt wird, wenn ein einzelner oder mehrere Kontakte entfernt wurden.
- Kann weitergegeben werden
Sie können alle Funktionen nutzen, die denjenigen zur Verfügung stehen, die Zugriff auf “Löschen können” haben, sowie die Möglichkeit, die Kontaktliste weiterzugeben. Sie können nicht nur neue Mitarbeiter hinzufügen, sondern auch Benutzer entfernen, die auf die Liste zugreifen.
Darüber hinaus können sie den Zugang zu einer Person verändern. Diejenigen, die über die Berechtigung “Weitergeben können” verfügen, können dafür sorgen, dass jemand mit der Berechtigung “Nur anzeigen” ebenfalls die Berechtigung “Weitergeben können” erhält. Daher muss man besonders vorsichtig sein, bevor man diese Art von Genehmigung erteilt.
- Eigentümer
Der Eigentümer der Liste genießt alle oben genannten Privilegien. Darüber hinaus sind sie die einzigen, die das gesamte gemeinsame Label löschen oder umbenennen können. Kurz gesagt, Sie als Eigentümer tragen die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer gemeinsamen Kontakte.
Sie können auch das Eigentum an der Kontaktliste übertragen. Diese Funktion ist praktisch für Personen, die das Unternehmen verlassen oder an einen anderen Ort versetzt werden.
Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Kontakten die Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten. Dies gibt den Kunden die Sicherheit, dass ihre Daten entsprechend verarbeitet und behandelt werden. Wenn Kunden wissen, dass Sie GDPR-, Google Technology Premier Partner, CCPA- oder andere renommierte Datenschutzbestimmungen einhalten, neigen sie eher dazu, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Auch für Ihr Unternehmen ergeben sich daraus zusätzliche Vorteile. Dazu gehören unter anderem eine bessere Datenhygiene und -bereinigung, eine deutlichere Rationalisierung der Datenverarbeitung und ein stärkeres Bewusstsein für Sicherheitslücken.
Kommentare hinzufügen
Das Aufschreiben von Beobachtungen zu einem Kontakt trägt dazu bei, ein besseres Bild des Kunden zu erhalten. Notizen wie “diese Dame ist sanftmütig” oder “er spricht laut, aber nicht wütend” können Ihren Teammitgliedern helfen, den Kunden genauso gut kennen zu lernen wie Sie selbst. Wenn Sie also den Kunden übergeben, haben Ihre Kollegen bereits eine Vorstellung von den möglichen Interaktionen. Sie können entsprechend interagieren.
Sie können auch “zur Löschung” als öffentlichen Kommentar schreiben, falls die Daten nicht mehr benötigt werden. Damit erhält der Datenverwalter die Freigabe, den Kontakt in den Papierkorb zu legen.
Regelmäßige Überprüfung gelöschter Kontakte
Shared Contacts for Gmail® ermöglicht die zeitlich unbegrenzte Wiederherstellung von gelöschten Kontakten in Unternehmenskonten. Auf diese Weise kann man sogar die gelöschten Kontakte überprüfen. Sie vermeiden das Risiko, einen Kunden versehentlich von der Liste zu streichen. Die Daten können jedoch vollständig aus dem System entfernt werden, wenn eine entsprechende Genehmigung vorliegt und unser Datenschutzbeauftragter (DSB) benachrichtigt wird.
Lite-, Team- und Business-Konten hingegen können gelöschte Daten nur bis zu 30 Tage lang speichern. Diese Zeitspanne unterstützt die Backup-Funktion der App. In diesem Fall ist es ratsam, die gelöschten Kontakte routinemäßig zu überprüfen, um festzustellen, ob versehentliche Löschungen vorliegen.
Tipps für die Verwaltung Ihrer gemeinsamen Kontakte
Der Umgang mit Kontakten ist nicht so einfach, wie es klingt, vor allem, wenn es sich um Hunderte oder mehr handelt. Sie zu teilen kann entweder die Last erleichtern oder katastrophale Folgen haben, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird. Wählen Sie daher eine ausgezeichnete App für die gemeinsame Nutzung von Kontakten, die Ihnen die positiven Aspekte der gemeinsamen Nutzung von Kontakten garantiert.
