Het delen van contacten tussen teamleden bevordert een snellere uitwisseling van informatie en dus een betere samenwerking. Het is niet alleen een technologisch gemak, maar ook een hoeksteen van effectieve communicatie en gemeenschapsvorming in onze onderling verbonden wereld. U moet echter privacymaatregelen voor contactlijsten nemen om respect te handhaven voor de personen van wie de informatie is opgenomen.
Om dit doel te bereiken, moeten de volgende suggesties worden uitgevoerd:
Gebruik apps die voldoen aan de privacyregels
Niet alle apps voor contactbeheer zijn gelijk. Kies een contactbeheerplatform dat zich houdt aan de privacyrichtlijnen die zijn uitgevaardigd door GDPR en soortgelijke instanties. Dit bespaart u mogelijke juridische problemen en verzekert uw klant dat zijn gegevens beschermd zijn.
Bekijk andere app-autorisaties
Veel apps voor contactloze berichten kunnen toegang hebben tot je contacten, terwijl er maar een paar zijn die dat nodig hebben en nog minder zullen transparant zijn over hoe ze het gebruiken. Zoek in de instellingen van je telefoon naar de lijst met apps die toegang hebben tot je contacten en verwijder de apps die dat niet nodig lijken te hebben. Het zou ook helpen om de toestemmingen die aan de app zijn gegeven vanaf het begin te controleren.
Veilige betrouwbare back-up
Veilige en betrouwbare back-upsystemen garanderen het behoud van contactgegevens. Door regelmatig back-ups van je lijst te maken, verklein je het risico op gegevensverlies. Het verbetert ook de algehele betrouwbaarheid van de database. Deze proactieve aanpak verzekert gebruikers van beschermde en naadloze connectiviteit, zelfs als er zich een ongewenst incident voordoet.
Lees meer: Voordelen van onbeperkte hersteltijd voor verwijderde contactpersonen
Toegangsrechten op de contactendatabase evalueren
Als samenwerking een integraal onderdeel is van je bedrijf, maakt het delen van een contactendatabase de weg vrij voor een efficiënter systeem. Het geeft je team naadloze toegang tot een gemeenschappelijke contactendatabase.
Het geven van rechten voor toegang tot gedeelde contacten moet echter niet te licht worden opgevat. Het is een serieuze beslissing die gevolgen heeft voor de productiviteit van de teamleden. Zorg er daarom voor dat het autorisatieniveau voor toegang tot de contactendatabase dienovereenkomstig wordt toegewezen.
Lees meer: Beheer van gedeelde contactpersonen
Wees specifiek over de gedeelde contactgegevens
Als je bedrijf CRM gebruikt, maar sommige teamleden hebben alleen de telefoonnummers nodig van degenen in de contactendatabase, dan zou het praktischer en voordeliger zijn om een app te vinden voor het delen van contactpersonen in plaats van nog een stoel te kopen.
Lees meer: Hoe geld besparen op CRM
Probeer Shared Contacts for Gmail met de functie verborgen velden. Met deze oplossing kunnen gebruikers selectief specifieke gegevens in je contactendatabase verbergen. Nu heb je de controle om alleen die informatie te delen die overeenkomt met jouw voorkeuren, wat zorgt voor een veiligere en meer op maat gemaakte samenwerkingservaring.
Personen met toegang tot de contactendatabase informeren
NDA’s en andere beveiligingsprotocollen van het bedrijf worden besproken tijdens het inwerken. Periodieke bijscholing en updates zijn echter nodig om de privacy van uw contactpersonenlijst verder te waarborgen.
Gebruik praktijkvoorbeelden van beveiligingsinbreuken die in het verleden hebben plaatsgevonden of van andere bedrijven om de waarde van het volgen van de privacyregels aan te tonen. Casestudies kunnen context bieden en mensen helpen de mogelijke gevolgen van nalatigheid en datalekken te begrijpen.
Wissen op afstand inschakelen
Het beschermen van de privacy van je contactenlijst is van het grootste belang, vooral als deze gevoelige informatie bevat. Naast privacyproblemen bestaat bij verlies van je apparaat ook het risico dat kwaadwillenden zich voordoen als jou om geld af te persen met behulp van de contacten die op je apparaat zijn opgeslagen.
Nog verontrustender is het scenario waarbij je apparaat opzettelijk wordt gestolen met als enige doel toegang te krijgen tot je vertrouwelijke contactenlijst. In zulke gevallen is snel handelen essentieel. Het onmiddellijk wissen van contactgegevens zou de eerste stap moeten zijn om mogelijke schade te beperken en te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.
Overweeg extra bescherming als een van de privacymaatregelen voor contactlijsten
Afhankelijk van de gevoeligheid van de contactenlijst kan het nodig zijn om te investeren in een antivirus-app, antispy software of zelfs een firewall voor een betere bescherming. Zorg er echter wel voor dat je je abonneert op een gerenommeerde beveiligingsapp om compromissen te voorkomen.
