La condivisione dei contatti tra i membri del team favorisce uno scambio di informazioni più rapido e quindi una migliore collaborazione. Non si tratta solo di una comodità tecnologica, ma anche di una pietra miliare della comunicazione efficace e della costruzione di una comunità nel nostro mondo interconnesso. Tuttavia, è necessario adottare misure di privacy per gli elenchi di contatti, in modo da rispettare le persone le cui informazioni sono incluse.
Per raggiungere questo obiettivo è necessario attuare i seguenti suggerimenti:
Utilizzare app conformi alla normativa sulla privacy
Non tutte le app di gestione dei contatti sono uguali. Scegliete una piattaforma di gestione dei contatti che aderisca alle linee guida sulla privacy promulgate dal GDPR e da organismi simili. In questo modo si evita di incorrere in possibili problemi legali e si assicura ai clienti la protezione dei loro dati.
Esaminare le autorizzazioni di altre applicazioni
Molte app di messaggistica senza contatto possono avere accesso ai vostri contatti, mentre solo poche ne hanno bisogno e ancora meno sono trasparenti su come li usano. Trovate nelle impostazioni del telefono l’elenco delle app che hanno accesso ai vostri contatti e revocate quelle che sembrano non averne bisogno. Inoltre, sarebbe utile controllare le autorizzazioni concesse all’app fin dall’inizio.
Backup sicuro e affidabile
Sistemi di backup sicuri e affidabili garantiscono la conservazione dei dati dei contatti. Eseguire regolarmente il backup dell’elenco riduce il rischio di perdita dei dati. Inoltre, migliora l’affidabilità complessiva del database. Questo approccio proattivo assicura agli utenti una connettività protetta e senza interruzioni anche in caso di incidenti.
Per saperne di più: I vantaggi di avere un tempo di recupero illimitato per i contatti eliminati
Valutare le autorizzazioni di accesso al database dei contatti.
Se la collaborazione è parte integrante della vostra attività, la condivisione di un database di contatti apre la strada a un sistema più efficiente. Il team ha la possibilità di accedere senza problemi a un database di contatti comune.
Tuttavia, l’assegnazione dei permessi di accesso ai contatti condivisi non deve essere presa alla leggera. È una decisione seria da prendere perché ha un impatto sulla produttività dei membri del team. Assicuratevi quindi che il livello di autorizzazione per l’accesso al database dei contatti sia assegnato di conseguenza.
Per saperne di più: Gestione delle autorizzazioni per i contatti condivisi
Siate specifici sui dettagli di contatto condivisi
Se la vostra azienda utilizza il CRM ma alcuni membri del team hanno bisogno solo dei numeri di telefono di quelli presenti nel database dei contatti, sarebbe più pratico ed economico trovare un’applicazione per la condivisione dei contatti invece di acquistare un’altra sede.
Per saperne di più: Come risparmiare sul CRM
Provate Shared Contacts for Gmail con la sua funzione di campi nascosti. Questa soluzione consente agli utenti di nascondere selettivamente dati specifici nel database dei contatti. Ora avete il controllo di condividere solo le informazioni che corrispondono alle vostre preferenze, garantendo un’esperienza di collaborazione più sicura e personalizzata.
Istruire coloro che hanno accesso al database dei contatti
Le NDA e gli altri protocolli di sicurezza aziendali vengono discussi durante l’onboarding. Tuttavia, per garantire ulteriormente la privacy del vostro elenco di contatti, è necessario un aggiornamento e una formazione periodica.
Utilizzate esempi reali di violazioni della sicurezza avvenute in passato o di altre aziende per sottolineare il valore del rispetto delle norme sulla privacy. I casi di studio possono fornire un contesto e aiutare le persone a comprendere le potenziali conseguenze di negligenze e fughe di dati.
Abilitazione della cancellazione remota
Proteggere la privacy del vostro elenco di contatti è fondamentale, soprattutto se contiene informazioni sensibili. Oltre ai problemi di privacy, la perdita del dispositivo comporta il rischio che malintenzionati si spaccino per voi per estorcervi denaro utilizzando i contatti memorizzati sul vostro dispositivo.
Ancora più preoccupante è lo scenario in cui il dispositivo viene rubato intenzionalmente con l’unico scopo di accedere all’elenco dei contatti riservati. In questi casi, è essenziale agire rapidamente. Cancellare immediatamente i dati dei contatti dovrebbe essere il primo passo per ridurre i danni potenziali e salvaguardare le informazioni sensibili dalle mani sbagliate.
Considerate una protezione aggiuntiva come una delle misure per la privacy dell’elenco dei contatti.
A seconda della sensibilità dell’elenco dei contatti, potrebbe essere necessario investire in un’applicazione antivirus, in un software anti-spia o addirittura in un firewall per una protezione più rigorosa. Tuttavia, assicuratevi di abbonarvi a un’app di sicurezza affidabile per eliminare i compromessi.