Compartir contactos entre los miembros del equipo favorece un intercambio de información más rápido y, por tanto, una mejor colaboración. No es una mera comodidad tecnológica, sino la piedra angular de una comunicación eficaz y de la construcción de comunidades en nuestro mundo interconectado. Sin embargo, debe aplicar medidas de privacidad de la lista de contactos para mantener el respeto por las personas cuya información se incluye.
Para lograr este objetivo hay que poner en práctica las siguientes sugerencias:
Utilice aplicaciones que cumplan la normativa sobre privacidad
No todas las aplicaciones de gestión de contactos son iguales. Elija la plataforma de gestión de contactos que se adhiere a las directrices de privacidad promulgadas por GDPR y organismos similares. Esto le ahorra posibles problemas legales relacionados y garantiza a su cliente que sus datos están protegidos.
Revisar las autorizaciones de otras aplicaciones
Muchas aplicaciones de mensajería sin contacto pueden tener acceso a tus contactos, mientras que sólo unas pocas lo necesitan y aún menos serán transparentes sobre cómo lo utilizan. Busca en los ajustes de tu teléfono la lista de aplicaciones que tienen acceso a tus contactos y revoca aquellas que parece que no lo necesitan. Además, sería útil comprobar los permisos concedidos a la aplicación desde el principio.
Copia de seguridad segura y fiable
Los sistemas de copia de seguridad seguros y fiables garantizan la conservación de los datos de los contactos. Hacer copias de seguridad periódicas de tu lista mitiga el riesgo de pérdida de datos. También mejora la fiabilidad general de la base de datos. Este enfoque proactivo garantiza a los usuarios una conectividad protegida y sin interrupciones, incluso si se produce un incidente inesperado.
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Evaluar los permisos de acceso a la base de datos de contactos
Si la colaboración es parte integrante de sus operaciones, compartir una base de datos de contactos allana el camino hacia un sistema más eficaz. Permite a su equipo acceder sin problemas a una base de datos de contactos común.
Sin embargo, la concesión de permisos de acceso a los contactos compartidos no debe tomarse a la ligera. Se trata de una decisión seria, ya que afecta a la productividad de los miembros del equipo. Por lo tanto, asegúrese de que el nivel de autorización sobre el acceso de la base de datos de contactos se asigna en consecuencia.
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Especifique los datos de contacto compartidos
Si su empresa utiliza CRM, pero algunos miembros del equipo sólo necesitan los números de teléfono de los que figuran en la base de datos de contactos, sería más práctico y económico encontrar una aplicación para compartir contactos en lugar de comprar otro puesto.
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Prueba Contactos compartidos para Gmail con su función de campos ocultos. Esta solución permite a los usuarios ocultar selectivamente datos específicos en su base de datos de contactos. Ahora tiene el control para compartir sólo la información que se ajuste a sus preferencias, lo que garantiza una experiencia de colaboración más segura y personalizada.
Educar a los que tienen acceso a la base de datos de contactos
Los acuerdos de confidencialidad y otros protocolos de seguridad de la empresa se tratan durante la incorporación. Sin embargo, es necesario realizar periódicamente cursos de reciclaje y actualizaciones para seguir garantizando la privacidad de su lista de contactos.
Utilice ejemplos reales de violaciones de la seguridad ocurridas en el pasado o de otras empresas para señalar el valor de cumplir las normas de privacidad. Los estudios de casos pueden aportar contexto y ayudar a las personas a comprender las posibles consecuencias de las negligencias y las filtraciones de datos.
Activar el borrado remoto
Proteger la privacidad de tu lista de contactos es primordial, sobre todo si contiene información sensible. Además de los problemas de privacidad, perder tu dispositivo supone el riesgo de que actores malintencionados se hagan pasar por ti para extorsionarte utilizando los contactos almacenados en tu dispositivo.
Aún más preocupante es el escenario en el que tu dispositivo es robado intencionadamente con el único propósito de acceder a tu lista confidencial de contactos. En estos casos, es esencial actuar con rapidez. Borrar inmediatamente los datos de contacto debería ser el primer paso para mitigar los posibles daños y salvaguardar la información sensible de caer en manos equivocadas.
Considere la protección adicional como una de las medidas de privacidad de la lista de contactos
Dependiendo de la sensibilidad de la lista de contactos, puede ser necesario invertir en una aplicación antivirus, un software antiespía o incluso un cortafuegos para una protección más estricta. Sin embargo, asegúrate de suscribirte a una aplicación de seguridad de confianza para evitar riesgos.
