Hoe moeilijk is het om geconcentreerd te blijven en je productiviteit te verbeteren? In het tijdperk van communicatieclutter is het moeilijker dan ooit om geconcentreerd te blijven op je taken en uitdagingen te overwinnen. We zijn misschien geneigd te zoeken naar snelle productiviteitshacks, maar productiviteit is een vaardigheid die voortdurend wordt verbeterd.
En het is ook belangrijk om te onthouden dat wij mensen niet altijd honderd procent productief kunnen zijn, soms moeten we tijd verspillen, onze hersenen laten rusten en gedachteloos door Instagram scrollen.
Toch zijn er manieren waarop u uw productiviteit kunt verbeteren en in dit bericht gaan we daar nader op in.
In feite hebben we Shared Contacts for Gmail gemaakt om u en uw team te helpen productief te blijven door de vervelende taken van het delen van contacten te automatiseren. Vandaag besloten we andere bedrijfs- en marketingexperts te vragen naar hun hulpmiddelen en trucs om de productiviteit de hoogte in te jagen. Benieuwd wat ze ons verteld hebben? Bekijk hun opmerkingen hieronder.
Profiteer van automatisering
In het tijdperk van digitale transformatie hebben nieuwe technologieën onze manier van werken veranderd. Terwijl u de productiviteit van uw team verbetert, moet u repetitieve taken automatiseren.
Er zijn twee belangrijke redenen waarom het zo cruciaal is. Ten eerste is het ongelooflijk tijdbesparend. Niet alleen dat het werk wordt gedaan zonder menselijke inspanning, maar het kost ook geen tijd.
Het onmiddellijke antwoord speelt een essentiële rol bij de klantenservice. Chatbots kunnen bijvoorbeeld basisvragen van uw klanten afhandelen, maar zodra een complexe vraag verschijnt, kan een systeem deze overdragen aan een menselijke agent.
U hoeft zich dus geen zorgen te maken over de kwaliteit van de klantenondersteuning, maar u geeft wel direct relevante antwoorden. De tweede reden waarom automatisering nuttig kan zijn, is dat uw team zich kan concentreren op het grotere geheel en op zinvollere verantwoordelijkheden.
Zodra u saaie en repetitieve taken automatiseert met hulpmiddelen, kunnen uw medewerkers ze beter beheren. Laten we eerlijk zijn – uw teamgenoten zullen veel gemotiveerder zijn om uitdagende problemen op te lossen als ze niet worden bedolven onder tientallen monotone taken.
Maja Schaefer, CEO bij Chatbotize
Het juiste gereedschap voor de klus
Het kiezen van de juiste samenwerkingstool is cruciaal voor het stimuleren van de productiviteit in een team. Alle discussies, opmerkingen en bestanden in één app hebben is een enorme tijdsbesparing, omdat niemand wordt afgeleid door op veel verschillende plaatsen naar iets te zoeken. Als u erin slaagt samenwerking en projectbeheer goed te regelen, volgt de productiviteit vanzelf.
Er is geen one-size-fits-all – ik raad ten zeerste aan verschillende samenwerkingstools uit te proberen om te zien welke de perfecte optie is voor uw bedrijf.
Cristian Mudure, CEO bij Stackfield
Regel van Drie
Mijn productiviteit is een mix van mijn creativiteit, mijn zelfdiscipline en mijn gereedschapskist. Ik gebruik veel tools om mijn werk een makkie te maken, maar er is er één die de productiviteit van mijn social media team heeft beïnvloed.
Deze tool heet Kontentino en kan worden gebruikt voor het beheer van sociale media. Onze klanten kunnen inhoud in een oogwenk goedkeuren, wat ons heeft geholpen onze productiviteit te verhogen en veel tijd te besparen op operationele taken. Kinga
Odziemek, creatief eigenaar bij Brainy Bees
Eerste dingen eerst
Denk bij productiviteit eerst aan uw strategie. Ga uit van het grotere geheel en bekijk de gegevens nader, zowel kwantitatief als kwalitatief. Wat zijn de meest urgente problemen van uw klanten?
Maak van deze brandende kwesties een prioriteit – deze aanpak zal u helpen uw middelen effectiever te gebruiken. Het punt is dat veel mensen proberen te raden wat de meest veelbelovende gebieden voor verbetering zijn – en dat maakt hun inspanningen enorm onproductief. In plaats van een schot in het duister te wagen, moet u zich eerst tot de gegevens wenden – de antwoorden zijn er al.
Kamil Drążkiewicz, CEO bij LiveSession
Tijd is van essentieel belang
Er is veel gezegd over productiviteit en hoe die op een hoog niveau te houden. Naar mijn mening is het belangrijkste aspect dat de productiviteit beïnvloedt: tijd, of het beroemde liedje “So little time (so much to do)”.
Het aantal uit te voeren taken neemt toe, terwijl de daarvoor benodigde tijd afneemt. Daarom is het uiterst belangrijk om de kunst van het tijdbeheer onder de knie te krijgen.
Sommige hulpmiddelen kunnen echter nuttig zijn. Om het eenvoudiger te zeggen: deze tools helpen veel tijd (en zenuwen!) te besparen. Op je beurt kun je andere taken afwerken of rusten en ontspannen omdat regeneratie ook een belangrijk element is. Moe en gestrest zijn betekent onproductief zijn.
Aga Cejrowska, Descra
Motivatie om je in beweging te zetten
Tools zijn allemaal goed en wel, en we hebben tonnen apps en andere instrumenten om ons productiviteitsniveau te controleren. Met de meeste kunnen we de tijd beter plannen en ons ontdoen van afleidingen.
Maar geen daarvan zal je productiever maken als je geen motivatie hebt om te werken of iets te doen. Daarom zou mijn tactiek zijn om je te richten op je productieve triggers – gewoonten en activiteiten die je dichter bij je doelen brengen en je motiveren om in actie te komen. Ik word bijvoorbeeld productiever als een deadline me op de hielen zit. Ik haat te laat komen, dus deadlines worden mijn trigger om te werken en daardoor productiever te worden.
De ene persoon kan productiever zijn als hij onder druk werkt, en de andere kan zich geïnspireerd voelen als hij zich in een leuke en ontspannen omgeving bevindt. De kunst is die triggers te vinden die uw productiviteit beïnvloeden en u motiveren om te werken. Het zal helpen om de tijd dienovereenkomstig in te delen.
Lesley Vos, Content Strategist bij Bid4Papers
Tijd meten
Om mijn productiviteit te verhogen, meet ik mijn tijd voor de meeste van mijn taken op het werk, met behulp van een tijdregistratietool zoals Toggl. Ik heb ontdekt dat sommige taken veel van mijn tijd vergen (zoals het afhandelen van e-mails), terwijl ze weinig opleveren.
Ik kwam er ook achter dat ik als schrijver ongeveer 80% van mijn tijd besteed aan onderzoek en slechts 20% aan schrijven. Zo leerde ik dat ik efficiënter moet worden in onderzoek en moet stoppen met zoveel mogelijk naar mijn Instagram-feed te kijken tijdens werktijd.
Mile Zivkovic, Copywriter bij Chanty
Begin uw dag vroeg
Probeer altijd zo vroeg mogelijk op te staan. “Maak de belangrijkste dingen in het begin schoon, kijk naar het schema voor deze dag en de belangrijkste takenlijst. Schakel afleidingen uit. Vermijd veelvuldig gebruik en chatten op Viber, WhatsApp en Telegram desktop apps, zo veel als ze het leven vergemakkelijken kunnen ze enorme afleiding in uw dagelijkse werkgewoonten.
Ook het jongleren tussen tabbladen in je browser brengt je uit je concentratie. Visualiseer voordat je handelt. Als u een specifieke werkstroom hebt die u niet onmiddellijk in actie kunt brengen, probeer die dan te visualiseren, te tekenen of op papier te zetten, een stroomschema of diagram te maken en het volledige proces visueel te maken.
Laat je takenlijst schitteren. Houd altijd de deadline van uw taken bij, markeer voltooide taken als gedaan, en plan achterstallige taken zo nodig opnieuw in. Maak niet zomaar een stapel taken, maar verbind uw taken met een hoofddoelstelling en gebruik mijlpalen. Mijlpalen dienen als uw visuele projectgids.
Het gereedschap dat ik heb gebruikt:
– Notion – voor wiki’s en persoonlijke to-do’s
– Loom – voor snelle videoverduidelijkingen (om minder tijd te besteden aan onnodige vergaderingen)
– Calendly – voor het plannen van afspraken
– Milanote – workflow schetsen, diagrammen, inhoudelijke samenwerking
Jovan Miljevic, Hoofd Marketing bij Nifty
Drie zakken vol
Ik heb 3 tips om productief te zijn:
– Doe je belangrijkste taak ‘s ochtends als eerste;
– Zet elke dag slechts 2-3 belangrijke en dringende taken op je takenlijst (dit zijn taken die je gedaan moet krijgen, geen taken die iemand anders je wil laten doen);
– En werk minder.
De laatste tip is super belangrijk omdat drukte niet gelijk staat aan productiviteit. Focus op output boven input en doe wat nodig is om de output te krijgen. Mijn baas zegt dat het niet uitmaakt of je van 9 tot 5 of van 9 tot 12 werkt, zolang het werk maar gedaan wordt. En voor mij is gereedschap heel belangrijk.
Degenen die op het hoogste niveau presteren, hebben vaak de beste hulpmiddelen die bij hun werkstromen passen. Apps en tools kunnen je een voorsprong geven op iemand die net zo hard werkt maar niet optimaal gebruik maakt van slimme tools die beschikbaar zijn.
Wij bij Venngage gebruiken Trello voor elk project/afdeling wekelijkse sprints, Zapier voor het automatiseren van handmatige taken en ik persoonlijk gebruik Superhuman voor e-mail. Als je deze drie hulpmiddelen volledig gebruikt, kunnen ze je helpen om bij je werk te blijven in plaats van erbuiten.
Aditya Sheth, content marketeer bij Venngage
Communicatie is de sleutel
Aangezien productiviteit afhangt van hoeveel een persoon of een team in een bepaalde tijd kan produceren, is tijdwinst door efficiënte communicatie de sleutel tot productiviteitsverhoging.
Daarom heb ik ontdekt dat de beste manier om de productiviteit te verhogen erin bestaat de communicatie en samenwerking te stroomlijnen in een alles-in-één communicatietool. Hierdoor vinden teams alle functies die ze nodig hebben om efficiënt samen te werken op één plek en dat is vooral handig voor teams die werken met medewerkers op afstand.
Het creatieve proces kan bijvoorbeeld beginnen met een brainstormsessie op een virtueel whiteboard en worden voortgezet in een speciale chatroom. In deze chatroom kunnen collega’s gemakkelijk projecten volgen, en relevante nieuwe leden worden automatisch toegevoegd of verwijderd.
Functies zoals het onmiddellijk versturen van screenshots naar veel mensen, scherm delen met remote desktop control, en het versturen van broadcastberichten naar een groep of hele teams kunnen de communicatie ook efficiënter en gestroomlijnder maken. Bovendien kunnen ze u ook kostbare tijd besparen.
Nikola Baldikov, Digital Marketing Manager bij Brosix.
Wrijving elimineren
Er zijn twee productiviteitstactieken die voor mij essentieel zijn geweest. Nummer één is Notion en de daar beschreven processen.
Allereerst heb ik voordat vrijdag voorbij is altijd mijn to-do lijst voor volgende week klaar. Dit houdt me scherp en stelt me in staat om met vasthoudendheid en zonder tijdverlies uit te voeren. Al die to-dos zijn verbonden met macro doelen en belangrijke bestanden die ik nodig heb.
Ik denk dat wrijving onze vijand is op vele fronten, inclusief de manier waarop we intern opereren. U wilt onnodige stappen elimineren en de stromen eenvoudig houden. Juist daarom hebben we al onze processen als checklists in Notion, van het maken of verspreiden van content tot Facebook Retargeting.
Een andere productiviteitsboost die super belangrijk blijkt te zijn, is wanneer je je gereedschapstapel laat samenwerken. Hoe? Met native integraties, Zapier en aangepaste API’s. Zelfs Michael Jordan kwam erachter dat hij geen ringen kan winnen door alleen te werken.
Ons gereedschap is hetzelfde. Het is voor mij veel gemakkelijker om e-mail outreach te doen als ik automatisch leads kan importeren in lopende campagnes of de meldingen kan krijgen die ik nodig heb op Slack. Maar er zijn veel dingen die je hier kunt doen.
Vukasin Vukosavljevic, hoofd groei bij Lemlist.
Regelingen vooraf
Ik kan het meeste werk verzetten als ik me van tevoren voorbereid op waar ik aan ga werken en wat ik probeer te bereiken. Net zoals jij je gymkleren een dag van tevoren klaarmaakt, zorg ik ervoor dat ik mijn bureau klaar heb om te beginnen. Wat hulpmiddelen betreft, gebruik ik extensies zoals:
– GoFuckingWork – om sites te blokkeren
– Facebook Newsfeed Eradicator – waardoor ik niet naar Facebook ga
En natuurlijk gebruik ik alle software die herhaalbare handelingen versnelt. Bijvoorbeeld aText waarmee ik tekst kan uitklappen, flycut waarmee ik meerdere gemarkeerde teksten kan opslaan in het klembord, of Alfred waarmee ik workflows voor basistaken kan toewijzen.
Dejan Gajsek, CEO bij Grow + Scale
Een ander gereedschap voor iemands gereedschapskist
Een van mijn favoriete productiviteitstools heet IDoneThis. Het is als een project management app die veel eenvoudiger van aard is. In wezen is het een korte lijst van taken die u of uw team moet uitvoeren.
Telkens als ik naar Trello of Asana ga, spring ik naar deze app, omdat hij sneller en gemakkelijker te gebruiken is, en eerlijk gezegd voel ik me er beter door. U kunt kleine, dagelijkse taken toevoegen en ze afvinken zodra u klaar bent voor dat gevoel van voldoening. Het maakt het ook super eenvoudig om bij te houden wat uw werknemers die dag hebben gedaan.
Carsten Schaefer, oprichter en CEO bij crowdy.ai
Een hele combinatie
Mijn twee centen: Pomodoro techniek en de Productivity Challenge Timer app.
Geweldige combinatie, vooral voor studenten. Ik leerde zo en het hielp me veel sneller te leren. Je downloadt gewoon de app, plaatst je project en klikt op “begin werksessie”.
Je hebt 25 minuten om te lezen en te leren en dan rust je 5 minuten. Vier keer zo en je neemt een langere pauze. Het verhoogt onze productiviteit en bestrijdt uitstelgedrag. We gebruiken deze app.
Nikola Komazec, digitaal marketeer bij Balkaneum
Automatiseer uw verkoop
Veel mensen in het bedrijfsleven verliezen veel tijd aan zakelijke voorstellen en documenten, vooral verkopers. Dit kan worden geautomatiseerd met hoogwaardige voorstel-software, waarmee u in slechts enkele minuten moderne voorstellen kunt maken.
Mijn productiviteitstip is om uw verkoopproces niet ingewikkelder te maken dan 3 stappen:
- Begin met de klantvergadering om een relatie met de prospect op te bouwen en de nodige informatie te krijgen om het project gedaan te krijgen.
- Stuur daarna een voorstel met uw product-/dienstspecificaties en T&C’s, dat online kan worden ondertekend. Zodra u uw winnende voorstel sjabloon in voorstel software zoals Better Proposals hebt ingesteld, zal deze stap u slechts een paar minuten kosten omdat u alleen een paar klantgerelateerde stukjes hoeft te bewerken.
- De laatste stap is de beroemde follow-up. Goede Proposal Software tools geven u de mogelijkheid om een melding te ontvangen wanneer uw voorstel wordt geopend, gedownload of ondertekend, zodat u precies weet wanneer u een follow-up moet doen.
Ook moeten ze u informatie geven over welke pagina de klant het meest heeft bekeken. Zo kunt u een e-mail op maat maken die hun grootste interesse aangeeft en krijgt u sneller hun feedback.
Petra Odak, Marketing Executive bij Better Proposals
Kortom, het verhogen van de productiviteit is essentieel voor zowel individuen als organisaties. Je kunt een optimale productiviteit bereiken door verschillende middelen, zoals effectief tijdbeheer, prioritering van taken, gestroomlijnde processen en het gebruik van gedeelde contactsystemen. Door deze strategieën en technologieën te implementeren, kunnen individuen en bedrijven hun efficiëntie maximaliseren, verspilling van tijd en middelen verminderen en uiteindelijk hun doelen effectiever bereiken.
Een collaboratieve werkomgeving bevordert ook de productiviteit. Als teams contactpersonen voor projecten, klanten of leveranciers kunnen delen, wordt hun workflow eenvoudiger. Hierdoor hebben alle teamleden snel toegang tot dezelfde contactpersonen, wat de communicatie en samenwerking stroomlijnt.
Voor een vertrouwde samenwerkingstool voor het delen van contacten kunt u Shared Contacts for Gmail® gebruiken!
