Est-il difficile de rester concentré et d’améliorer sa productivité ? À l’ère de l’encombrement des communications, il est plus difficile que jamais de rester concentré sur ses tâches et de surmonter les difficultés. Nous pouvons être enclins à chercher des astuces de productivité rapides, mais la productivité est une compétence qui s’améliore en permanence.
Et il est également important de se rappeler que nous, les humains, ne pouvons pas être productifs à cent pour cent tout le temps, nous avons parfois besoin de perdre du temps, de reposer nos cerveaux et de faire défiler Instagram sans réfléchir.
Cela dit, il existe des moyens d’améliorer votre productivité et nous allons les examiner de plus près dans cet article.
En fait, nous avons créé Contacts partagés pour Gmail pour vous aider, vous et votre équipe, à rester productifs en automatisant les tâches fastidieuses de partage des contacts. Aujourd’hui, nous avons décidé de demander à d’autres experts en affaires et en marketing de nous faire part de leurs outils et astuces pour améliorer leur productivité. Curieux de savoir ce qu’ils nous ont dit ? Jetez un coup d’œil à leurs commentaires ci-dessous.
Tirer parti de l’automatisation
À l’ère de la transformation numérique, les nouvelles technologies ont changé notre façon de travailler. Tout en améliorant la productivité de votre équipe, vous devez automatiser les tâches répétitives.
Il y a deux raisons principales pour lesquelles c’est si crucial. Tout d’abord, il permet un gain de temps incroyable. Non seulement le travail est effectué sans effort humain, mais il ne prend pas de temps.
La réponse immédiate joue un rôle essentiel lorsqu’il s’agit du service à la clientèle. Par exemple, les chatbots peuvent traiter les questions de base de vos clients, mais dès qu’une demande complexe apparaît, un système peut la transmettre à un agent humain.
Par conséquent, vous n’avez pas à vous soucier de la qualité de l’assistance clientèle, tout en fournissant des réponses instantanées et pertinentes. La deuxième raison pour laquelle il peut être bénéfique d’utiliser l’automatisation est que votre équipe peut se concentrer sur la vue d’ensemble et sur des responsabilités plus significatives.
Lorsque vous automatisez les tâches ennuyeuses et répétitives à l’aide d’outils, vos collègues peuvent les gérer plus efficacement. Soyons francs : vos coéquipiers seront beaucoup plus motivés pour résoudre des problèmes difficiles s’ils ne sont pas submergés par des dizaines de tâches monotones.
Maja Schaefer, PDG de Chatbotize
Le bon outil pour le travail
Le choix du bon outil de collaboration est crucial pour stimuler la productivité d’une équipe. Le fait d’avoir toutes les discussions, tous les commentaires et tous les fichiers dans une seule et même application permet de gagner beaucoup de temps, car personne ne se laisse distraire en cherchant quelque chose à plusieurs endroits différents. Si vous parvenez à bien gérer la collaboration et les projets, la productivité suivra.
Il n’existe pas de solution universelle. Je vous recommande vivement d’essayer différents outils de collaboration pour déterminer celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Cristian Mudure, PDG de Stackfield
La règle de trois
Ma productivité est un mélange de ma créativité, de mon autodiscipline et de ma boîte à outils. J’utilise beaucoup d’outils pour faciliter mon travail, mais il y en a un qui a eu un impact sur la productivité de mon équipe chargée des médias sociaux.
Cet outil s’appelle Kontentino et peut être utilisé pour la gestion des médias sociaux, car c’est aussi un excellent outil de collaboration en termes de contenu de médias sociaux. Nos clients peuvent approuver le contenu en un clin d’œil, ce qui nous a permis d’augmenter notre productivité et de gagner beaucoup de temps sur les tâches opérationnelles. Kinga
Odziemek, propriétaire créatif chez Brainy Bees
Chaque chose en son temps
Lorsque vous pensez à la productivité, pensez d’abord à votre stratégie. Commencez par une vue d’ensemble et examinez de plus près les données, tant quantitatives que qualitatives. Quels sont les problèmes les plus urgents auxquels vos clients sont confrontés ?
Faites de ces questions brûlantes une priorité – cette approche vous aidera à utiliser vos ressources de manière plus efficace. Le fait est que de nombreuses personnes tentent de deviner quels sont les domaines les plus prometteurs en matière d’amélioration, ce qui rend leurs efforts extrêmement improductifs. Au lieu de tirer au sort, vous devriez d’abord vous tourner vers les données – les réponses sont déjà là.
Kamil Drążkiewicz, PDG de LiveSession
Le temps est essentiel
On a beaucoup parlé de la productivité et de la manière de la maintenir à un niveau élevé. À mon avis, l’aspect le plus important qui affecte la productivité est : le temps, ou la citation de la célèbre chanson “So little time (so much to do)”.
Le nombre de tâches à accomplir augmente, tandis que le temps nécessaire à leur réalisation diminue. Il est donc extrêmement important de maîtriser l’art de la gestion du temps.
Toutefois, certains outils peuvent s’avérer utiles. En d’autres termes, ces outils permettent d’économiser beaucoup de temps (et de nerfs !). En retour, vous pouvez terminer d’autres tâches ou vous reposer et vous détendre, car la régénération est également un élément clé. Être fatigué et stressé signifie être improductif.
Aga Cejrowska, Descra
Une motivation pour vous mettre en mouvement
Les outils, c’est bien, et nous avons des tonnes d’applications et autres instruments pour contrôler notre niveau de productivité. La plupart d’entre eux nous permettent de mieux planifier notre temps et de nous débarrasser des distractions.
Mais aucun d’entre eux ne vous rendra plus productif si vous n’avez aucune motivation pour travailler ou faire quelque chose. C’est pourquoi ma tactique consisterait à vous concentrer sur vos déclencheurs productifs – les habitudes et les activités qui vous rapprochent de vos objectifs et vous motivent à agir. Par exemple, je deviens plus productif lorsqu’une échéance me saute aux yeux. Je déteste être en retard, donc les échéances deviennent mon déclencheur pour travailler et donc être plus productif.
Une personne peut être plus productive lorsqu’elle travaille sous pression, et une autre peut se sentir inspirée lorsqu’elle se trouve dans un environnement amusant et décontracté. L’astuce consiste à trouver les éléments déclencheurs qui influencent votre productivité et vous motivent à travailler. Cela vous aidera à organiser votre temps en conséquence.
Lesley Vos, stratège en matière de contenu chez Bid4Papers
Mesurer le temps
Pour augmenter ma productivité, je mesure mon temps pour la plupart de mes tâches au travail, en utilisant un outil de suivi du temps comme Toggl. Je me suis rendu compte que certaines tâches me prennent beaucoup de temps (comme le traitement des courriels) et ne me rapportent pas grand-chose.
J’ai également découvert que, en tant qu’écrivain, je passe environ 80 % de mon temps à faire des recherches et seulement 20 % environ à écrire. De cette façon, j’ai appris que je devais devenir plus efficace dans mes recherches et arrêter de regarder mon flux Instagram autant que possible pendant les heures de travail.
Mile Zivkovic, rédacteur chez Chanty
Commencez votre journée tôt
Essayez toujours de vous réveiller le plus tôt possible. “Nettoyez” les choses les plus importantes dès le début, regardez le programme de cette journée et la liste des principales tâches à accomplir. Éteignez les distractions. Évitez d’utiliser fréquemment les applications de bureau Viber, WhatsApp et Telegram, qui, bien qu’elles vous facilitent la vie, peuvent vous distraire considérablement de vos habitudes de travail quotidiennes.
De même, jongler entre les onglets de votre navigateur vous déconcentrera. Visualisez avant d’agir. Si vous avez un flux de travail spécifique que vous ne pouvez pas insérer dans une action immédiate, essayez de le visualiser, de le dessiner ou de l’écrire sur papier, de créer un organigramme, un diagramme et de rendre le processus complet visuel.
Faites briller votre liste de tâches. Suivez toujours l’échéance de vos tâches, marquez les tâches terminées comme faites et reprogrammez les tâches en retard si nécessaire. Ne créez pas seulement une série de tâches, reliez vos tâches à un objectif clé et utilisez des jalons. Les jalons servent de guide visuel du projet.
Les outils que j’ai utilisés :
– Notion – pour les wikis et les tâches personnelles.
– Loom – pour des clarifications vidéo rapides (afin de réduire le temps passé en réunions inutiles)
– Calendly – pour la prise de rendez-vous
– Milanote – esquisse de flux de travail, diagrammes, collaboration de contenu
Jovan Miljevic, responsable du marketing chez Nifty
Trois sacs pleins
J’ai 3 conseils pour être productif :
– Effectuez votre tâche la plus importante dès le matin ;
– Ne laissez que 2 ou 3 tâches importantes et urgentes sur votre liste de choses à faire chaque jour (il s’agit de tâches que vous devez accomplir et non de tâches que quelqu’un d’autre veut que vous fassiez) ;
– Et travailler moins.
Le dernier conseil est très important car l’agitation n’est pas synonyme de productivité. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les entrées et faites tout ce qu’il faut pour obtenir ces résultats. Mon patron dit que cela n’a pas d’importance si vous travaillez de 9 à 5 ou de 9 à 12, tant que le travail est fait. De plus, pour moi, les outils comptent beaucoup.
Ceux qui sont les plus performants disposent souvent des meilleurs outils adaptés à leurs flux de travail. Les applications et les outils peuvent vous donner un avantage sur quelqu’un qui est tout aussi travailleur mais qui n’utilise pas au mieux les outils intelligents disponibles.
Chez Venngage, nous utilisons Trello pour les sprints hebdomadaires de chaque projet/département, Zapier pour l’automatisation des tâches manuelles et j’utilise personnellement Superhuman pour les e-mails. Ces trois outils, lorsqu’ils sont pleinement utilisés, peuvent vous aider à rester dans votre travail plutôt qu’en dehors.
Aditya Sheth, spécialiste du marketing de contenu chez Venngage
La communication est la clé
Étant donné que la productivité est fonction de la quantité de travail qu’une personne ou une équipe peut produire dans un laps de temps donné, le gain de temps par une communication efficace est essentiel pour stimuler la productivité.
C’est pourquoi j’ai découvert que la meilleure façon de stimuler la productivité est de rationaliser la communication et la collaboration dans un outil de communication tout-en-un. Cela permet aux équipes de trouver en un seul endroit toutes les fonctionnalités dont elles ont besoin pour collaborer efficacement, ce qui est particulièrement utile pour les équipes travaillant avec des employés à distance.
Par exemple, le processus de création peut commencer par une séance de brainstorming sur un tableau blanc virtuel et se poursuivre dans un salon de discussion dédié. Dans ce salon de discussion, les collègues peuvent facilement suivre les projets, et les nouveaux membres pertinents sont automatiquement ajoutés ou supprimés.
Des fonctions telles que l’envoi de captures d’écran instantanées à de nombreuses personnes, le partage d’écran avec contrôle du bureau à distance et l’envoi de messages diffusés à un groupe ou à des équipes entières peuvent également rendre la communication plus efficace et plus rationnelle. En outre, ils peuvent également vous faire gagner un temps précieux.
Nikola Baldikov, responsable du marketing numérique chez Brosix.
Éliminer les frictions
Il y a deux tactiques de productivité qui ont été essentielles pour moi. Le premier est Notion et les processus qui y sont décrits.
Tout d’abord, avant la fin du vendredi, je prépare toujours ma liste de choses à faire pour la semaine prochaine. Cela me permet de rester affûté et d’exécuter avec ténacité et sans perte de temps. Toutes ces tâches sont liées à des macro-objectifs et à des dossiers importants dont j’ai besoin.
Je pense que la friction est notre ennemi sur de nombreux fronts, y compris dans notre mode de fonctionnement interne. Vous voulez éliminer les étapes inutiles et simplifier les flux. C’est précisément la raison pour laquelle tous nos processus sont présentés sous forme de listes de contrôle dans Notion, de la création ou la distribution de contenu au reciblage Facebook.
Un autre gain de productivité qui s’est avéré très important est celui qui consiste à faire fonctionner ensemble votre pile d’outils. Comment ? Avec des intégrations natives, Zapier et des API personnalisées. Même Michael Jordan a compris qu’il ne pouvait pas gagner des bagues en travaillant seul.
Nos outils sont les mêmes. Il est beaucoup plus facile pour moi d’envoyer des courriels de sensibilisation si je peux automatiquement importer des pistes dans des campagnes en cours ou recevoir les notifications dont j’ai besoin sur Slack. Mais il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire ici.
Vukasin Vukosavljevic, responsable de la croissance chez Lemlist.
Dispositions préalables
Je suis capable de faire le plus gros du travail si je prépare à l’avance ce sur quoi je vais travailler et ce que j’essaie d’accomplir. Tout comme vous préparez vos vêtements de sport un jour avant, je m’assure que mon bureau est prêt à commencer. En ce qui concerne les outils, j’utilise des extensions telles que :
– GoFuckingWork – pour bloquer des sites.
– Facebook Newsfeed Eradicator – qui m’empêche d’aller sur Facebook
Et bien sûr, j’utilise tous les logiciels qui accélèrent les actions répétables. Par exemple, aText qui développe le texte, flycut qui me permet d’enregistrer plusieurs textes surlignés dans le presse-papiers, ou Alfred où j’assigne des flux de travail pour des tâches de base.
Dejan Gajsek, PDG de Grow + Scale
Un autre outil pour la boîte à outils de chacun
L’un de mes outils de productivité préférés s’appelle IDoneThis. C’est une sorte d’application de gestion de projet qui est beaucoup plus simple par nature. Il s’agit essentiellement d’une courte liste de tâches que vous ou votre équipe devez accomplir.
Chaque fois que je vais sur Trello ou Asana, je saute sur cette application à la place, car elle est plus rapide, plus facile à utiliser et, franchement, elle me fait me sentir mieux. Vous pouvez ajouter de petites tâches quotidiennes et les cocher dès qu’elles sont terminées pour avoir ce sentiment d’accomplissement. Il est également très facile de suivre ce que vos employés ont fait pendant la journée.
Carsten Schaefer, fondateur et PDG de crowdy.ai
Une sacrée combinaison
Mes deux cents : La technique Pomodoro et l’application Productivity Challenge Timer.
Superbe combinaison, surtout pour les étudiants. J’avais l’habitude d’apprendre comme ça et ça m’a aidé à apprendre beaucoup plus vite. Il vous suffit de télécharger l’application, d’indiquer votre projet et de cliquer sur “commencer la session de travail”.
Vous avez 25 minutes pour lire et apprendre, puis vous vous reposez pendant 5 minutes. Quatre fois comme ça et vous prenez une pause plus longue. Cela permet de booster notre productivité mais aussi de lutter contre la procrastination. Nous utilisons cette application.
Nikola Komazec, spécialiste du marketing numérique chez Balkaneum
Automatisez vos ventes
De nombreuses personnes dans le monde des affaires perdent beaucoup de temps à rédiger des propositions et des documents commerciaux, en particulier les représentants des ventes. Cette perte de temps peut être automatisée grâce à un logiciel de proposition de haute qualité, qui devrait vous permettre de créer des propositions modernes en quelques minutes seulement.
Mon conseil en matière de productivité est que votre processus de vente ne doit pas être plus compliqué que trois étapes :
- Commencez par la réunion avec le client pour établir une relation avec le prospect et obtenir les informations nécessaires à la réalisation du projet.
- Ensuite, envoyez une proposition avec les spécifications de votre produit/service et les conditions générales de vente, qui peuvent être signées en ligne. Une fois que vous aurez configuré votre modèle de proposition gagnant dans un logiciel de proposition tel que Better Proposals, cette étape ne vous prendra que quelques minutes car vous n’aurez qu’à modifier quelques éléments relatifs au client.
- La dernière étape est le fameux suivi. Les bons outils logiciels de proposition vous permettent de recevoir une notification lorsque votre proposition est ouverte, téléchargée ou signée, afin que vous sachiez exactement quand effectuer un suivi.
Ils doivent également vous donner des informations sur la page la plus consultée par le client. Cela vous permettra de créer un courriel personnalisé qui met l’accent sur leurs principaux centres d’intérêt et vous permettra d’obtenir leurs commentaires plus rapidement.
Petra Odak, responsable marketing chez Better Proposals
En conclusion, l’amélioration de la productivité est essentielle pour les individus comme pour les organisations. Vous pouvez atteindre une productivité optimale grâce à différents moyens tels que la gestion efficace du temps, la hiérarchisation des tâches, la rationalisation des processus et l’utilisation de systèmes de contact partagés. En mettant en œuvre ces stratégies et technologies, les particuliers et les entreprises peuvent maximiser leur efficacité, réduire les pertes de temps et de ressources et, en fin de compte, atteindre leurs objectifs plus efficacement.
Un environnement de travail collaboratif favorise également la productivité. Lorsque les équipes peuvent partager des contacts pour des projets, des clients ou des fournisseurs, leur flux de travail s’en trouve facilité. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’avoir un accès rapide aux mêmes contacts, ce qui rationalise les efforts de communication et de collaboration.
Pour disposer d’un outil collaboratif de partage de contacts fiable, vous pouvez utiliser Contacts partagés pour Gmail®!
