Quanto è difficile rimanere concentrati e migliorare la propria produttività? Nell’era del disordine comunicativo, rimanere concentrati sui propri compiti e superare le sfide è più difficile che mai. Possiamo essere portati a cercare spunti rapidi per la produttività, ma la produttività è un’abilità che si migliora continuamente.
Ed è anche importante ricordare che noi esseri umani non possiamo essere sempre produttivi al cento per cento, a volte abbiamo bisogno di perdere tempo, di riposare il cervello e di scorrere senza pensieri su Instagram.
Detto questo, ci sono modi per migliorare la vostra produttività e in questo post li esamineremo da vicino.
Infatti, abbiamo creato Shared Contacts for Gmail per aiutare voi e il vostro team a rimanere produttivi, automatizzando le noiose attività di condivisione dei contatti. Oggi abbiamo deciso di chiedere ad altri esperti di business e marketing quali sono i loro strumenti e trucchi per aumentare la produttività. Siete curiosi di sapere cosa ci hanno detto? Date un’occhiata ai loro commenti qui sotto.
Sfruttare l’automazione
Nell’era della trasformazione digitale, le nuove tecnologie hanno cambiato il nostro modo di lavorare. Per migliorare la produttività del vostro team, dovreste automatizzare le attività ripetitive.
I motivi principali per cui è così importante sono due. Prima di tutto, è un incredibile risparmio di tempo. Non solo il lavoro viene svolto senza sforzo umano, ma non richiede nemmeno tempo.
La risposta immediata gioca un ruolo essenziale quando si tratta di servizio al cliente. Ad esempio, i chatbot possono gestire le domande di base dei clienti, ma una volta che si presenta una richiesta complessa, il sistema può passare il testimone a un agente umano.
Pertanto, non dovrete preoccuparvi della qualità dell’assistenza clienti, ma allo stesso tempo fornirete risposte immediate e pertinenti. Il secondo motivo per cui può essere vantaggioso utilizzare l’automazione è che il team può concentrarsi sul quadro generale e su responsabilità più significative.
Una volta automatizzate le attività noiose e ripetitive con gli strumenti, i vostri collaboratori potranno gestirle in modo più efficace. Ammettiamolo: i vostri collaboratori saranno molto più motivati a risolvere problemi impegnativi se non saranno sommersi da decine di compiti monotoni.
Maja Schaefer, CEO di Chatbotize
Lo strumento giusto per il lavoro
La scelta del giusto strumento di collaborazione è fondamentale per aumentare la produttività di un team. Avere tutte le discussioni, i commenti e i file all’interno di un’unica applicazione è un enorme risparmio di tempo, in quanto nessuno si distrae cercando qualcosa in molti posti diversi. Se riuscite a gestire bene la collaborazione e la gestione dei progetti, la produttività seguirà a ruota.
Non esiste una soluzione unica per tutti: consiglio vivamente di provare diversi strumenti di collaborazione per capire quale sia l’opzione perfetta per la vostra azienda.
Cristian Mudure, CEO di Stackfield
Regola del tre
La mia produttività è un mix di creatività, autodisciplina e strumenti. Uso molti strumenti per semplificare il mio lavoro, ma ce n’è uno che ha avuto un impatto sulla produttività del mio team di social media.
Questo strumento si chiama Kontentino e può essere utilizzato per la gestione dei social media, perché è anche un ottimo strumento di collaborazione in termini di contenuti dei social media. I nostri clienti possono approvare i contenuti in un batter d’occhio, il che ci ha aiutato ad aumentare la nostra produttività e a risparmiare molto tempo sulle attività operative. Kinga
Odziemek, proprietario creativo di Brainy Bees
Prima le cose importanti
Quando pensate alla produttività, pensate prima di tutto alla vostra strategia. Partite dal quadro generale e osservate più da vicino i dati, sia quantitativi che qualitativi. Quali sono i problemi più urgenti che i vostri clienti devono affrontare?
Fate di questi temi scottanti una priorità: questo approccio vi aiuterà a utilizzare le vostre risorse in modo più efficace. Il punto è che molti cercano di indovinare quali siano i campi di miglioramento più promettenti, rendendo i loro sforzi estremamente improduttivi. Invece di fare un tentativo nel buio, dovreste prima rivolgervi ai dati: le risposte sono già lì.
Kamil Drążkiewicz, CEO di LiveSession
Il tempo è fondamentale
Si è parlato molto di produttività e di come mantenerla ad alti livelli. A mio parere, l’aspetto più importante che influisce sulla produttività è il tempo, o citando la famosa canzone “So little time (so much to do)”.
Il numero di compiti da completare aumenta, mentre il tempo necessario per svolgerli diminuisce. È quindi estremamente importante padroneggiare l’arte della gestione del tempo.
Tuttavia, alcuni strumenti possono essere utili. In parole povere, questi strumenti aiutano a risparmiare molto tempo (e nervi!). A sua volta, potete portare a termine altri compiti o riposare e rilassarvi, perché anche la rigenerazione è un elemento chiave. Essere stanchi e stressati significa essere improduttivi.
Aga Cejrowska, Descra
Motivazione per mettervi in moto
Gli strumenti vanno benissimo e abbiamo tonnellate di app e altri strumenti per controllare il nostro livello di produttività. La maggior parte di essi ci permette di pianificare meglio il tempo e di eliminare le distrazioni.
Ma nessuno di questi vi renderà più produttivi se non avete alcuna motivazione a lavorare o a fare qualcosa. Per questo motivo, la mia tattica sarebbe quella di concentrarsi sui vostri trigger produttivi: abitudini e attività che vi avvicinano ai vostri obiettivi, motivandovi ad agire. Per esempio, divento più produttivo quando una scadenza mi incalza. Odio essere in ritardo, quindi le scadenze diventano il mio stimolo per lavorare e quindi diventare più produttivo.
Una persona può essere più produttiva quando lavora sotto pressione, mentre un’altra può sentirsi ispirata quando si trova in un ambiente divertente e rilassato. Il trucco è trovare i fattori che influenzano la vostra produttività e vi motivano a lavorare. Questo aiuterà a organizzare il tempo in modo appropriato.
Lesley Vos, stratega dei contenuti di Bid4Papers
Misurare il tempo
Per aumentare la mia produttività, misuro il mio tempo per la maggior parte dei miei compiti al lavoro, utilizzando uno strumento di tracciamento del tempo come Toggl. Ho scoperto che alcuni compiti assorbono molto del mio tempo (ad esempio la gestione delle e-mail), mentre il ritorno è minimo.
Ho anche scoperto che come scrittore passo circa l’80% del mio tempo a fare ricerche e solo il 20% circa a scrivere. In questo modo ho imparato che devo diventare più efficiente nella ricerca e smettere di guardare il mio feed di Instagram il più possibile durante le ore di lavoro.
Mile Zivkovic, Copywriter di Chanty
Iniziare la giornata presto
Cercate sempre di svegliarvi il più presto possibile. “Pulire” le cose più importanti all’inizio, guardare il programma di questa giornata e l’elenco delle cose da fare. Spegnere le distrazioni. Evitate l’uso frequente e le chat sulle applicazioni desktop Viber, WhatsApp e Telegram: per quanto facilitino la vita, possono creare enormi distrazioni nelle vostre abitudini di lavoro quotidiane.
Inoltre, il passaggio da una scheda all’altra del browser vi farà perdere la concentrazione. Visualizzare prima di agire. Se avete un flusso di lavoro specifico che non potete inserire nell’azione immediata, cercate di visualizzarlo, disegnarlo o scriverlo su carta, creare un diagramma di flusso, un diagramma e rendere visivo il processo completo.
Fate brillare il vostro elenco di attività. Tenete sempre sotto controllo le scadenze delle attività, segnate le attività finite come completate e, se necessario, riprogrammate le attività in ritardo. Non create solo un mucchio di compiti, ma collegateli a un obiettivo chiave e utilizzate delle tappe. Le tappe servono come guida visiva al progetto.
Gli strumenti che ho utilizzato:
– Notion – per i wiki e gli impegni personali
– Loom – per chiarimenti video rapidi (per ridurre il tempo speso in riunioni inutili)
– Calendly – per programmare gli appuntamenti
– Milanote – schizzo del flusso di lavoro, diagrammi, collaborazione sui contenuti
Jovan Miljevic, responsabile marketing di Nifty
Tre borse piene
Ho 3 consigli per essere produttivi:
– Svolgete il compito più importante come prima cosa al mattino;
– Ogni giorno, sulla vostra lista delle cose da fare ci sono solo 2-3 compiti importanti e urgenti (si tratta di compiti che dovete portare a termine, non di compiti che qualcun altro vuole che facciate);
– E lavorare meno.
L’ultimo consiglio è importantissimo, perché l’impegno non è sinonimo di produttività. Concentratevi sui risultati piuttosto che sugli input e fate tutto il necessario per ottenere i risultati. Il mio capo dice che non importa se si lavora dalle 9 alle 5 o dalle 9 alle 12, purché il lavoro venga svolto. Inoltre, per me gli strumenti contano molto.
Coloro che raggiungono i massimi livelli hanno spesso gli strumenti migliori che si adattano ai loro flussi di lavoro. Le applicazioni e gli strumenti possono darvi un vantaggio rispetto a chi, pur lavorando sodo, non sfrutta al meglio gli strumenti intelligenti a disposizione.
Noi di Venngage usiamo Trello per gli sprint settimanali di ogni progetto/dipartimento, Zapier per automatizzare le attività manuali e personalmente uso Superhuman per le e-mail. Questi tre strumenti, se usati al meglio, possono aiutarvi a rimanere nel vostro lavoro piuttosto che al di fuori di esso.
Aditya Sheth, responsabile marketing dei contenuti di Venngage
La comunicazione è la chiave
Dato che la produttività è una funzione di quanto una persona o un team possono produrre in un determinato lasso di tempo, risparmiare tempo attraverso una comunicazione efficiente è fondamentale per aumentare la produttività.
Per questo motivo ho scoperto che il modo migliore per aumentare la produttività è quello di ottimizzare la comunicazione e la collaborazione con uno strumento di comunicazione all-in-one. Ciò consente ai team di trovare in un unico luogo tutte le funzioni necessarie per collaborare in modo efficiente ed è particolarmente utile per i team che lavorano con dipendenti remoti.
Ad esempio, il processo creativo può iniziare con una sessione di brainstorming su una lavagna virtuale e proseguire in una chat room dedicata. In questa chat room, i colleghi possono facilmente tenere traccia dei progetti e i nuovi membri vengono aggiunti o rimossi automaticamente.
Funzioni come l’invio istantaneo di screenshot a molte persone, la condivisione dello schermo con il controllo del desktop remoto e l’invio di messaggi broadcast a un gruppo o a interi team possono rendere la comunicazione più efficiente e snella. Inoltre, possono farvi risparmiare tempo prezioso.
Nikola Baldikov, responsabile marketing digitale di Brosix.
Eliminare l’attrito
Ci sono due tattiche di produttività che per me sono state fondamentali. Il primo è Notion e i processi ivi descritti.
Prima di tutto, prima che il venerdì finisca, ho sempre pronto l’elenco delle cose da fare per la prossima settimana. Questo mi tiene allenato e mi permette di eseguire con tenacia e senza perdite di tempo. Tutti questi to-dos sono collegati a macro obiettivi e a file importanti di cui ho bisogno.
Credo che l’attrito sia il nostro nemico su molti fronti, compreso il modo in cui operiamo all’interno. È necessario eliminare i passaggi non necessari e mantenere i flussi semplici. È proprio per questo motivo che in Notion tutti i nostri processi sono stati trasformati in liste di controllo, dalla creazione o distribuzione di contenuti al Facebook Retargeting.
Un’altra spinta alla produttività, che si è dimostrata molto importante, si ha quando si fa lavorare insieme il proprio stack di strumenti. Come? Con integrazioni native, Zapier e API personalizzate. Anche Michael Jordan ha capito che non può vincere anelli lavorando da solo.
I nostri strumenti sono gli stessi. Per me è molto più facile fare email outreach se posso importare automaticamente i lead nelle campagne in corso o ricevere le notifiche necessarie su Slack. Ma ci sono molte cose che si possono fare qui.
Vukasin Vukosavljevic, responsabile della crescita di Lemlist.
Accordi anticipati
Riesco a lavorare al meglio se mi preparo in anticipo su ciò che sto per fare e su cosa sto cercando di ottenere. Proprio come si prepara l’abbigliamento da palestra il giorno prima, mi assicuro di avere la scrivania pronta per iniziare. Per quanto riguarda gli strumenti, utilizzo estensioni come:
– GoFuckingWork – per bloccare i siti
– Facebook Newsfeed Eradicator – che mi impedisce di andare su Facebook
E naturalmente utilizzo tutti i software che velocizzano le azioni ripetibili. Ad esempio, aText che espande il testo, flycut che mi permette di salvare più testi evidenziati negli appunti, o Alfred a cui assegno flussi di lavoro per attività di base.
Dejan Gajsek, CEO di Grow + Scale
Un altro strumento per la propria cassetta degli attrezzi
Uno dei miei strumenti di produttività preferiti si chiama IDoneThis. È come un’applicazione per la gestione dei progetti, ma di natura molto più semplice. In sostanza, si tratta di un breve elenco di compiti che voi o il vostro team dovete svolgere.
Ogni volta che vado su Trello o Asana, passo a questa app, perché è più veloce, più facile da usare e, francamente, mi fa sentire meglio. Potete aggiungere piccoli compiti quotidiani e spuntarli non appena li avete svolti per avere un senso di realizzazione. Inoltre, è facilissimo tenere traccia di ciò che i dipendenti hanno fatto durante la giornata.
Carsten Schaefer, fondatore e CEO di crowdy.ai
Una bella combinazione
I miei due centesimi: La tecnica del Pomodoro e l’applicazione Productivity Challenge Timer.
Ottima combinazione, soprattutto per gli studenti. Io imparavo in questo modo e mi aiutava a imparare molto più velocemente. È sufficiente scaricare l’applicazione, inserire il progetto e fare clic su “inizia sessione di lavoro”.
Avete 25 minuti per leggere e imparare e poi riposate per 5 minuti. Quattro volte così e si fa una pausa più lunga. Aumenta la nostra produttività e combatte la procrastinazione. Utilizziamo questa applicazione.
Nikola Komazec, responsabile marketing digitale di Balkaneum
Automatizzare le vendite
Molte persone nel mondo degli affari perdono molto tempo per elaborare proposte e documenti commerciali, soprattutto i rappresentanti delle vendite. Questo può essere automatizzato con un software per proposte di alta qualità, che dovrebbe consentirvi di creare proposte moderne in pochi minuti.
Il mio consiglio per la produttività è di mantenere il processo di vendita non più complicato di 3 fasi:
- Iniziate con l’incontro con il cliente per costruire una relazione con il potenziale cliente e ottenere le informazioni necessarie per realizzare il progetto.
- Successivamente, inviate una proposta con le specifiche del vostro prodotto/servizio e i T&C, che può essere firmata online. Una volta impostato il modello di proposta vincente in un software per le proposte come Better Proposals, questa fase richiederà solo pochi minuti, in quanto sarà necessario modificare solo alcune parti relative al cliente.
- L’ultimo passo è il famoso follow-up. Un buon software per le proposte vi dà la possibilità di ricevere una notifica quando la vostra proposta viene aperta, scaricata o firmata, in modo da sapere esattamente quando è il momento di darvi un seguito.
Inoltre, dovrebbero fornire informazioni sulle pagine più visualizzate dal cliente. Questo vi consentirà di creare un’e-mail su misura, che evidenzi i loro maggiori interessi e vi permetterà di ottenere più rapidamente il loro feedback.
Petra Odak, responsabile marketing di Better Proposals
In conclusione, l’aumento della produttività è essenziale sia per gli individui che per le organizzazioni. È possibile ottenere una produttività ottimale attraverso vari mezzi, come una gestione efficace del tempo, la definizione delle priorità, la semplificazione dei processi e l’utilizzo di sistemi di contatto condivisi. Implementando queste strategie e tecnologie, gli individui e le aziende possono massimizzare la loro efficienza, ridurre lo spreco di tempo e risorse e, in definitiva, raggiungere i loro obiettivi in modo più efficace.
Un ambiente di lavoro collaborativo favorisce anche la produttività. Quando i team possono condividere i contatti per progetti, clienti o fornitori, il flusso di lavoro diventa più semplice. In questo modo tutti i membri del team possono accedere rapidamente agli stessi contatti, semplificando gli sforzi di comunicazione e collaborazione.
Per uno strumento di collaborazione affidabile per la condivisione dei contatti, potete utilizzare Shared Contacts for Gmail®!
